Kernpunten
- Overstappen op e-facturatie betekent vooral aansluiten op het Peppol-netwerk via een tool dat het gestructureerde Peppol BIS-formaat verstuurt en ontvangt.
- Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde facturatie verplicht voor B2B tussen Belgische btw-plichtigen (wet van 6 februari 2024).
- De overstap komt neer op enkele stappen: uw gegevens controleren, een conform tool kiezen, uw klanten opschonen, testen en dan overschakelen.
Waarom nu overstappen op e-facturatie
Overstappen op e-facturatie is voor de meeste Belgische ondernemingen geen optie meer. Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturatie verplicht voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen gevestigd in België, op grond van de wet van 6 februari 2024 (Belgisch Staatsblad). De uitwisseling verloopt via het Peppol-netwerk, in het Peppol BIS-formaat (conform de Europese norm EN 16931).
Het gaat niet alleen om regelgeving. Een gestructureerde factuur reist van software naar software zonder overtypen, wat fouten vermindert en de verwerking versnelt. Deze gids splitst de overstap op in concrete stappen, voor een kmo of zelfstandige die vertrekt vanuit facturatie op pdf of papier.
Stap voor stap: het overstapplan
De overstap is geen groot IT-project. Voor een kleine onderneming volgt ze een eenvoudige volgorde, van het controleren van uw gegevens tot uw eerste echte factuur.
- 1
Uw ondernemingsgegevens controleren
Stap 1Correct ondernemingsnummer (KBO) en btw-nummer: ze dienen als identificatie op het Peppol-netwerk.
- 2
Een tool kiezen dat is aangesloten op Peppol
Stap 2Software die het Peppol BIS-formaat verstuurt en ontvangt, rechtstreeks of via een dienstverlener met een toegangspunt.
- 3
Uw klantgegevens opschonen
Stap 3Controleer of uw B2B-klanten bereikbaar zijn op Peppol en of hun identificatiegegevens correct zijn.
- 4
Een testfactuur sturen
Stap 4Stuur een eerste gestructureerde factuur en bevestig de goede ontvangst.
- 5
Uw dagelijkse facturatie overschakelen
Stap 5Breng al uw B2B-facturen over naar de Peppol-stroom.
Wat u klaar moet hebben voor u begint
Voor de eerste gestructureerde factuur voorkomen enkele voorwaarden blokkeringen. De meeste gaan over de kwaliteit van uw gegevens, niet over de techniek.
Voorwaarden voor het overstappen op e-facturatie
Ondernemingsnummer (KBO) gecontroleerd
Correct geregistreerde identificatie, de basis van uw Peppol-adressering.
Btw-nummer up-to-date
Consistent met de gegevens van de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Tool aangesloten op het Peppol-netwerk
Rechtstreeks of via een dienstverlener met een toegangspunt.
Klantgegevens opgeschoond
Peppol-identificatie van B2B-klanten gecontroleerd om de levering te garanderen.
Een conform tool kiezen
De kern van de overstap is de keuze van het tool. De doorslaggevende test: verstuurt en ontvangt het facturen in het Peppol BIS-formaat, en regelt het de aansluiting op het netwerk voor u? Een rekenblad of een eenvoudige pdf-generator volstaat niet, want die produceert geen gestructureerd bestand dat conform EN 16931 is.
| Pdf / rekenblad | Tool aangesloten op Peppol | |
|---|---|---|
| Produceert een gestructureerd bestand (UBL 2.1) | ||
| Verstuurt in het Peppol BIS-formaat | ||
| Aansluiting op het netwerk geregeld | ||
| Conform de Belgische B2B-verplichting sinds 2026 | ||
| Handmatig overtypen aan ontvangerszijde | Vaak nodig | Geen |
Uw eerste gestructureerde factuur sturen
Zodra het tool klaarstaat en de gegevens gecontroleerd zijn, gaat het versturen zelf snel. U stelt de factuur op zoals gewoonlijk; het tool zet ze om in het Peppol BIS-formaat en stuurt ze via het netwerk naar het toegangspunt van de ontvanger. Het UBL-bestand wordt op de achtergrond aangemaakt: u hoeft het niet te bewerken.
Begin met een testfactuur, of met één klant, voor u uw volledige B2B-stroom overschakelt. Zo bevestigt u dat de levering werkt en dat uw klantgegevens correct zijn.
Klaar om over te stappen op e-facturatie?
YouInv maakt en verstuurt uw Peppol BIS-facturen in enkele klikken, zonder het UBL-bestand te bewerken.
Ook interessant
- Het Peppol-netwerk begrijpen in 5 minuten
- Peppol in België: de verplichting vanaf 2026
- E-factuur versus pdf: wat is het verschil?
Voor het Europese kader, zie Richtlijn 2014/55/EU op EUR-Lex, die gaat over e-facturatie bij overheidsopdrachten (B2G); de Belgische B2B-verplichting zelf steunt op de wet van 6 februari 2024.
Waarmee begin ik bij het overstappen op e-facturatie?
Begin met het controleren van uw ondernemingsnummer (KBO) en kies een tool die is aangesloten op het Peppol-netwerk. Dat tool zet uw facturen om in het gestructureerde formaat (Peppol BIS, op basis van UBL 2.1) en verstuurt ze. U hoeft het technische bestand zelf nooit te bewerken.
Moet ik aangesloten zijn op Peppol om B2B te factureren in België?
Ja voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen gevestigd in België: sinds 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturatie er verplicht (wet van 6 februari 2024, Belgisch Staatsblad), en de uitwisseling verloopt via het Peppol-netwerk in het Peppol BIS-formaat.
Hoe lang duurt het overstappen op e-facturatie?
Voor een kleine onderneming duurt aansluiten via een kant-en-klaar tool meestal enkele dagen: een account aanmaken, uw ondernemingsgegevens controleren, uw klantgegevens opschonen en een eerste testfactuur sturen. De doorlooptijd hangt vooral af van de kwaliteit van uw klantgegevens.
Blijft een pdf geldig na de overstap op e-facturatie?
Buiten het toepassingsgebied van de B2B-verplichting (bijvoorbeeld naar particulieren) blijft een pdf bruikbaar. Maar tussen Belgische btw-plichtigen voldoet een pdf die per e-mail wordt verstuurd niet aan de definitie van een gestructureerde e-factuur en volstaat die sinds 2026 niet meer.
