Kernpunten
- De vereenvoudigde boekhouding is een optie onder artikel III.85 van het Wetboek van economisch recht, geen afwezigheid van boekhouding.
- Ze is voorbehouden aan zelfstandige natuurlijke personen, organisaties zonder rechtspersoonlijkheid, vennootschappen onder firma (VOF) en commanditaire vennootschappen.
- De omzet van het laatste boekjaar, exclusief btw, mag niet meer dan 500.000 euro bedragen (620.000 euro voor de kleinhandel in brandstoffen).
- Ze berust op ten minste drie dagboeken: financieel, aankopen en verkopen.
De vereenvoudigde boekhouding, een optie voor de kleinste ondernemingen
Niet elke Belgische onderneming voert hetzelfde niveau van boekhouding. De wet voorziet een lichtere regeling, de vereenvoudigde boekhouding, voor de kleinste onder hen. Het gaat niet om een gedoogbeleid of een achterpoortje: het is een optie die wordt omkaderd door artikel III.85 van het Wetboek van economisch recht, mogelijk onder voorwaarden van rechtsvorm en omvang.
Het belang is concreet. De juiste regeling kiezen betekent een zware dubbele boekhouding vermijden wanneer die niet vereist is, maar ook weten wanneer uw activiteit u in de volledige regeling doet belanden. De cijfermatige toets is eenvoudig: een omzet van het laatste boekjaar, exclusief btw, die niet meer dan 500.000 euro bedraagt.
Dit artikel legt uit wie voor een vereenvoudigde boekhouding kan kiezen, wat de regeling werkelijk oplegt en waarin ze verschilt van de dubbele boekhouding. Voor de werking van de volledige regeling, zie Het grootboek en de balans uitgelegd.
Wie een vereenvoudigde boekhouding mag voeren
De toegang tot de regeling hangt eerst af van de rechtsvorm. Volgens de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) is de mogelijkheid om een vereenvoudigde boekhouding te voeren voorbehouden aan natuurlijke personen die een zelfstandige activiteit uitoefenen, organisaties zonder rechtspersoonlijkheid (zoals de maatschap), vennootschappen onder firma (VOF) en commanditaire vennootschappen (CommV).
Een besloten vennootschap (bv), een coöperatieve vennootschap (cv), een naamloze vennootschap (nv) en de Europese vormen (SE, SCE) zijn uitgesloten: zij voeren een volledige dubbele boekhouding, ongeacht hun omzet. Voor die vennootschappen heeft de rechtsvorm voorrang op de omvang.
| Vereenvoudigde boekhouding mogelijk | Dubbele boekhouding verplicht | |
|---|---|---|
| Zelfstandige natuurlijke persoon | ||
| Maatschap (zonder rechtspersoonlijkheid) | ||
| Vennootschap onder firma (VOF) | ||
| Commanditaire vennootschap (CommV) | ||
| bv, cv, nv, SE, SCE |
Voor de in aanmerking komende vormen geldt een tweede voorwaarde: de omzet van het laatste boekjaar, exclusief btw, mag niet meer dan 500.000 euro bedragen. Dit plafond wordt opgetrokken tot 620.000 euro voor ondernemingen waarvan de hoofdactiviteit bestaat uit de kleinhandel in brandstoffen voor motorvoertuigen die op de openbare weg rijden. Deze bedragen zijn vastgelegd in het koninklijk besluit van 21 oktober 2018. Een startende onderneming kan de regeling al in haar eerste boekjaar kiezen als haar ramingen te goeder trouw onder de drempel blijven.
omzetdrempel
exclusief btw, voor het laatste boekjaar
kleinhandel brandstoffen
opgetrokken plafond voor die activiteit
dagboeken minimum
financieel, aankopen en verkopen
De drie dagboeken van de vereenvoudigde boekhouding
Artikel III.85 laat de vorm niet vrij. Het verplicht ten minste drie dagboeken, zo ingericht dat de verrichtingen in detail te volgen zijn, zonder uitstel, getrouw en volledig en in volgorde van de datums bijgehouden. Elk dagboek heeft een welomschreven doel.
De drie dagboeken die artikel III.85 oplegt
Het financieel dagboek
De bewegingen van de beschikbare gelden in kas en op rekening, het doel van elke verrichting, de opnames die niet voor de activiteit dienen en de dagelijkse kassaldi.
Het aankoopdagboek
De aankopen, invoer en ontvangen diensten, met het bedrag, de wijze en de datum van de bijbehorende betalingen.
Het verkoopdagboek
De verkopen, uitvoer en geleverde diensten, met het bedrag, de wijze en de datum van de ontvangsten, en de opnames in natura vreemd aan de activiteit.
In de praktijk stemmen het aankoopdagboek en het verkoopdagboek overeen met het inkomend en uitgaand facturenboek dat elke btw-plichtige onderneming al bijhoudt. Betalingen en ontvangsten hoeven niet in die twee dagboeken te worden herhaald wanneer ze al op de facturen of op rekeninguittreksels van leveranciers of klanten staan. Voor het detail van deze registers, zie Het inkomend en uitgaand facturenboek.
Vereenvoudigde of dubbele boekhouding: wat echt verandert
Het verschil tussen beide regelingen zit niet in de ernst waarmee de boeken worden gevoerd, maar in de structuur. De dubbele boekhouding boekt elke verrichting als een debet en een credit op rekeningen, levert een grootboek en een balans op en leidt vervolgens tot volledige jaarrekeningen. De vereenvoudigde boekhouding volgt de stromen in haar drie dagboeken, zonder dat stelsel van sluitende rekeningen.
| Vereenvoudigde boekhouding | Dubbele boekhouding | |
|---|---|---|
| Gevoerd via dagboeken (financieel, aankopen, verkopen) | ||
| Sluitend stelsel van debet- en creditrekeningen | ||
| Grootboek en proef- en saldibalans | ||
| Conforme facturatie en btw-verplichtingen | ||
| Bewijsstukken en bewaring verplicht |
De keuze is niet definitief. Een in aanmerking komende onderneming die de omzetdrempel overschrijdt, of die van rechtsvorm verandert en een kapitaalvennootschap wordt, schakelt over naar de dubbele boekhouding. Omgekeerd blijft de dubbele boekhouding altijd toegelaten, ook onder de drempel: de mate van detail die u nodig hebt om de activiteit te sturen, geeft vaak de doorslag, los van de wettelijke verplichting alleen.
Uw verplichtingen verdwijnen niet met de vereenvoudigde regeling
Een lichtere boekhouding ontslaat u niet van de overige verplichtingen van de onderneming. U moet nog steeds conforme facturen uitreiken, de verplichte vermeldingen opnemen, btw aangeven en betalen, en uw bewijsstukken bewaren gedurende de termijn die de wet oplegt. Over dat laatste punt leest u Hoelang moet u uw facturen bewaren in België.
Eén evolutie komt bij dat fundament. Gestructureerde elektronische facturatie wordt verplicht tussen in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen vanaf 1 januari 2026, ongeacht de boekhoudregeling: een natuurlijke persoon met een vereenvoudigde boekhouding valt er evenzeer onder als een vennootschap met een dubbele boekhouding. Het verwachte formaat is dat van het Peppol-netwerk (Peppol BIS Billing 3.0, conform EN 16931).
Conforme facturatie, wat uw boekhoudregeling ook is
YouInv maakt uw conforme facturen aan, verstuurt ze via Peppol en centraliseert uw aankopen en verkopen, of u nu een vereenvoudigde of een volledige boekhouding voert.
In de praktijk houdt facturatiesoftware uw aankoop- en verkoopdagboeken bij op basis van de documenten die u invoert of ontvangt, en houdt ze elk stuk aan zijn verrichting gekoppeld. Dat maakt een vereenvoudigde boekhouding ook echt eenvoudig: propere gegevens als invoer, een actueel zicht op uw stromen en stukken die klaar zijn voor uw boekhouder of een controle.
Ook interessant
- Het grootboek en de balans uitgelegd: de werking van de dubbele boekhouding.
- Het inkomend en uitgaand facturenboek: de aankoop- en verkoopdagboeken in België.
- Hoelang moet u uw facturen bewaren in België: de bewaartermijnen die u moet naleven.
De referentiebron is doorslaggevend: de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) publiceert de adviezen die de boekhouding van ondernemingen in België omkaderen.
Wat is een vereenvoudigde boekhouding in België?
De vereenvoudigde boekhouding is een regeling onder artikel III.85 van het Wetboek van economisch recht waarmee bepaalde zeer kleine ondernemingen hun boekhouding kunnen voeren met ten minste drie dagboeken (financieel, aankopen, verkopen) in plaats van een volledige dubbele boekhouding. Ze verlicht de vorm, niet de plicht om elke verrichting te verantwoorden en te bewaren.
Wie mag een vereenvoudigde boekhouding voeren?
De regeling staat open voor natuurlijke personen die een zelfstandige activiteit uitoefenen, organisaties zonder rechtspersoonlijkheid (zoals de maatschap), vennootschappen onder firma (VOF) en commanditaire vennootschappen (CommV), zolang zij onder de omzetdrempel blijven. Een bv, cv, nv, SE en SCE voeren altijd een dubbele boekhouding, ongeacht hun omzet.
Wat is de omzetdrempel voor de vereenvoudigde boekhouding?
De omzet van het laatste boekjaar, exclusief btw, mag niet meer dan 500.000 euro bedragen. Die drempel wordt opgetrokken tot 620.000 euro voor ondernemingen waarvan de hoofdactiviteit de kleinhandel in motorbrandstoffen is. De bedragen zijn vastgelegd in het koninklijk besluit van 21 oktober 2018.
Welke dagboeken moet u bijhouden bij een vereenvoudigde boekhouding?
Artikel III.85 vereist ten minste drie dagboeken, zonder uitstel, getrouw en volledig en in volgorde van de datums bijgehouden: een financieel dagboek (kas- en bankverrichtingen), een aankoopdagboek (aankopen, invoer en ontvangen diensten) en een verkoopdagboek (verkopen, uitvoer en geleverde diensten).
Wat is het verschil tussen een vereenvoudigde en een dubbele boekhouding?
De dubbele boekhouding boekt elke verrichting als een debet en een credit op rekeningen, levert een grootboek en een proef- en saldibalans op en leidt tot volledige jaarrekeningen. De vereenvoudigde boekhouding volgt de stromen in drie dagboeken zonder dat stelsel van sluitende rekeningen. De verplichtingen inzake facturatie, btw en bewaring blijven in beide regelingen gelijk.
