Kernpunten
- Het inkomende dagboek registreert de ontvangen facturen (aankopen); het uitgaande dagboek de uitgereikte facturen (verkopen).
- Deze twee registers zijn de basis van de btw-boekhouding: ze voeden rechtstreeks de periodieke btw-aangifte.
- Het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 verplicht elke btw-plichtige om deze boeken te voeren.
- Conforme facturatiesoftware vult het uitgaande dagboek automatisch, en steeds vaker ook het inkomende dagboek via gestructureerde e-facturen.
Het aankoop- en verkoopdagboek, het btw-geheugen van de onderneming
Achter elke btw-aangifte schuilt een stuk methodisch registratiewerk. Het aankoop- en verkoopdagboek vormt daarvan de basis: de twee registers die, in volgorde en zonder gaten, alle facturen bijhouden die de onderneming binnenkomen en verlaten. Het inkomende dagboek ontvangt de facturen van leveranciers; het uitgaande dagboek registreert die welke u aan uw klanten richt.
Men spreekt ook van het aankoopjournaal en het verkoopjournaal. Het zijn geen decoratieve formaliteiten: zonder deze boeken kunt u geen enkele euro afgetrokken btw verantwoorden en uw omzet niet reconstrueren. Het is hier dat de fiscus bij een controle als eerste kijkt, en het is hieruit dat het bedrag komt dat u elk kwartaal betaalt of terugvordert.
Inkomend en uitgaand: twee dagboeken, twee rollen
Beide dagboeken volgen dezelfde logica, maar kijken in tegengestelde richtingen. Het ene volgt het geld dat uitgaat om aan te kopen, het andere het geld dat binnenkomt door te verkopen. Die symmetrie is niet onbelangrijk: het is het verschil tussen beide dat op het einde van de periode de netto te betalen btw oplevert.
| Inkomend dagboek | Uitgaand dagboek | |
|---|---|---|
| Registreert ontvangen facturen (aankopen) | ||
| Registreert uitgereikte facturen (verkopen) | ||
| Betreft de btw in de aankoopfase (aftrekbaar) | ||
| Betreft de btw in de verkoopfase (verschuldigd) | ||
| Voedt uw btw-aftrek | ||
| Voedt uw geïnde btw |
Het inkomende dagboek dient om de btw terug te vorderen die uw leveranciers u hebben aangerekend, voor zover ze aftrekbaar is. Het uitgaande dagboek dient om de btw aan te geven die u aan uw klanten hebt aangerekend. De periodieke aangifte is in wezen niets meer dan het ene afgetrokken van het andere.
Wat elk dagboek moet bevatten
Een dagboek is pas nuttig als het volledig en geordend is. Elke regel moet toelaten de oorspronkelijke factuur terug te vinden en de btw per tarief uit te splitsen. De essentiële kolommen overlappen grotendeels tussen de inkomende en de uitgaande zijde.
De onmisbare kolommen van een dagboek
Datum en volgnummer
Opeenvolgende registratie zonder onderbreking; voor het uitgaande dagboek volgt de nummering die van de uitgereikte facturen.
Identiteit van de tegenpartij
Naam en btw-nummer van de leverancier (inkomend) of de klant (uitgaand), onmisbaar voor intracommunautaire handelingen.
Maatstaf van heffing per tarief
Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst volgens de toepasselijke tarieven (21%, 12%, 6%, vrijgesteld).
Btw-bedrag per tarief
De overeenstemmende btw, gescheiden van het bedrag exclusief belasting.
Eventueel bijzonder stelsel
Verlegging, intracommunautair, buiten de Unie: de vermelding die verklaart waarom de btw al dan niet wordt aangerekend.
De uitsplitsing per tarief is het punt waar een slordige invoer duur uitvalt: zij vult de roosters van de aangifte correct in. Voor een herinnering aan de gegevens die op de factuur zelf moeten staan, zie de verplichte factuurvermeldingen in België.
Een verplichting verankerd in het Btw-Wetboek
Een dagboek voeren is geen vrijblijvende goede praktijk: het is een wettelijke verplichting. Elke btw-plichtige moet een boekhouding hebben die gedetailleerd genoeg is om de btw toe te passen en te controleren. Het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992, dat de btw-boekhouding organiseert, verplicht daartoe een inkomend dagboek voor de ontvangen facturen en een uitgaand dagboek voor de uitgereikte facturen.
Deze btw-specifieke verplichting komt bovenop de algemene boekhoudkundige verplichting. Voor de meeste vennootschappen vloeit die voort uit Boek III van het Wetboek van economisch recht, dat een boekhouding oplegt die past bij de aard en de omvang van de activiteit. In een dubbele boekhouding fungeren de dagboeken als hulpdagboeken: ze centraliseren de verrichtingen voordat die, rekening per rekening, in het grootboek en de proef- en saldibalans terechtkomen.
btw-dagboeken
één inkomend, één uitgaand
bewaring
wettelijke termijn voor boekhoudboeken
B2B-facturatie
de e-factuur wordt de norm
Deze boeken moeten, net als de facturen die ze samenvatten, worden bewaard: de wettelijke bewaartermijn voor boekhoudkundige boeken en documenten bedraagt zeven jaar. Hij loopt vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting van het boekjaar.
Van het dagboek naar de btw-aangifte
De band tussen het dagboek en de aangifte is rechtstreeks, en daarin ligt het hele nut van een nauwgezette registratie. Bij de afsluiting van elke periode, maandelijks of per kwartaal, telt u elk dagboek op. De verschuldigde btw, uit het uitgaande dagboek, voedt de roosters van de door te storten btw; de aftrekbare btw, uit het inkomende dagboek, voedt het rooster van de aftrek. Het verschil geeft het te betalen of terug te vorderen saldo.
Met andere woorden: de periodieke btw-aangifte beschrijft geen enkele verrichting: ze neemt enkel de in uw dagboeken voorbereide totalen over. Een goed bijgehouden dagboek maakt van de aangifte een eenvoudige overdracht van cijfers; een verwaarloosd dagboek maakt van elke vervaldag een jacht op verantwoordingsstukken.
Een uitgaand dagboek dat zichzelf bijhoudt
YouInv registreert elke uitgereikte factuur, splitst de btw per tarief uit en bereidt de totalen van uw aangifte voor, zonder dubbele invoer.
Met de e-factuur een dagboek dat zichzelf vult
Het met de hand in een rekenblad bijgehouden dagboek behoort tot het verleden. Facturatiesoftware registreert elke uitgereikte factuur op het ogenblik dat ze wordt aangemaakt: het uitgaande dagboek vult zichzelf zonder herinvoer. Het inkomende dagboek hangt daarentegen af van de facturen die u ontvangt, lange tijd handmatig ingevoerd of gereconstrueerd op basis van pdf's.
Dat is precies wat de gestructureerde e-factuur verandert. Onder de verplichting tot elektronische B2B-facturatie, die geldt voor handelingen tussen in België gevestigde btw-plichtigen vanaf 1 januari 2026, reizen de facturen in een gestructureerd formaat over het Peppol-netwerk. Een op die manier ontvangen factuur kan automatisch worden gelezen en geboekt: het inkomende dagboek vult zich op zijn beurt, met de btw-uitsplitsing die al in het bestand aanwezig is. Om deze verschuiving te begrijpen, zie de Peppol-verplichting in België op 1 januari 2026.
Ook lezen
- Het grootboek en de proef- en saldibalans: waar de boekingen uit de dagboeken worden gecentraliseerd.
- De periodieke btw-aangifte in België: hoe de dagboektotalen roosters worden.
- De verplichte factuurvermeldingen: de gegevens die elke dagboekregel voeden.
De referentiebron is doorslaggevend: de btw-verplichtingen van belastingplichtigen gepubliceerd door de FOD Financiën.
Wat is het aankoop- en verkoopdagboek?
Het zijn de twee registers die de facturen van een onderneming in volgorde opnemen. Het inkomende dagboek (aankoopdagboek) somt de van leveranciers ontvangen facturen op (aankopen); het uitgaande dagboek (verkoopdagboek) somt de aan klanten uitgereikte facturen op (verkopen). Samen vormen ze de basis van de btw-boekhouding en van de periodieke btw-aangifte.
Is het aankoop- en verkoopdagboek verplicht in België?
Ja. Elke btw-plichtige moet een boekhouding voeren die gedetailleerd genoeg is om de belasting toe te passen en te controleren. Het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992, dat de btw-boekhouding organiseert, verplicht daartoe een inkomend dagboek voor de ontvangen facturen en een uitgaand dagboek voor de uitgereikte facturen.
Wat is het verschil tussen het inkomende en het uitgaande dagboek?
Het inkomende dagboek registreert de ontvangen facturen en de betaalde btw in de aankoopfase, die mogelijk aftrekbaar is. Het uitgaande dagboek registreert de uitgereikte facturen en de verschuldigde btw in de verkoopfase, die aan de Staat moet worden doorgestort. Het ene voedt uw aftrek, het andere uw geïnde btw.
Vervangt het dagboek de btw-aangifte?
Nee. Het dagboek is het detail, verrichting per verrichting; de periodieke aangifte is er slechts de becijferde samenvatting van. De totalen van beide dagboeken voeden de roosters van de aangifte: de aftrekbare btw uit het inkomende dagboek en de verschuldigde btw uit het uitgaande dagboek.
Hoelang moeten de dagboeken worden bewaard?
De wettelijke bewaartermijn voor boekhoudkundige boeken en documenten bedraagt zeven jaar in België. Hij loopt vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting ervan. Een dagboek van het boekjaar 2026 moet dus tot eind 2033 worden bewaard.
