Kernpunten
- De lijst van verplichte factuurvermeldingen in België staat in artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1, dat de Europese btw-richtlijn omzet.
- De basisset omvat de datum, een uniek volgnummer, de identiteit en het btw-nummer van de partijen, de omschrijving van de goederen of diensten, en de btw-opsplitsing per tarief.
- Sommige handelingen vereisen een specifieke vermelding, zoals "Btw verlegd" wanneer de btw verschuldigd is door de klant.
- Met de Peppol-e-factuur verdwijnen deze vermeldingen niet: ze verhuizen naar gestructureerde velden die conforme software controleert vóór het versturen.
Waarom verplichte factuurvermeldingen ertoe doen
Een factuur is niet zomaar een ontvangstbewijs: het is het document dat een handeling rechtvaardigt en dat uw klant het recht geeft om de btw af te trekken. Daarom is de inhoud ervan wettelijk omkaderd en niet vrij in te vullen. In België staat de lijst van verplichte factuurvermeldingen in artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992, dat de Europese btw-richtlijn omzet (richtlijn 2006/112/EG).
De inzet is concreet. Een onvolledige factuur kan door de administratie worden geweigerd, de klant zijn aftrek ontnemen en boetes uitlokken. Een conforme factuur daarentegen wordt zonder wrijving verwerkt, of ze nu als pdf wordt verstuurd of, steeds vaker, in een gestructureerd elektronisch formaat. Dit artikel beschrijft wat op een Belgische factuur moet staan, hoe u de partijen correct identificeert, en wat de overstap naar Peppol verandert.
koninklijk besluit nr. 1
somt de verplichte factuurvermeldingen in België op
richtlijn 2006/112/EG
de geharmoniseerde basis op EU-niveau
uiterste uitgiftedag
ten laatste de 15e dag van de maand na het belastbare feit
De verplichte factuurvermeldingen in België
De minimuminhoud van een factuur is nauwkeurig bepaald. De meeste handelingen vallen onder dezelfde basisset, hieronder opgesomd. Een factuur die een van deze elementen weglaat, is onvolledig in de zin van de btw-reglementering.
Wat een conforme factuur moet bevatten
De uitgiftedatum
De dag waarop de factuur wordt opgesteld.
Een uniek volgnummer
Een doorlopende nummering die de factuur identificeert zonder dubbels of onverklaarde onderbreking.
De identiteit en het btw-nummer van de leverancier
Naam of benaming, adres en btw-identificatienummer van de uitgever.
De identiteit van de klant
Naam en adres; het btw-nummer van de klant is vereist wanneer die zelf belastingplichtig is.
De datum van de handeling of het voorschot
De datum van levering of dienst, of van ontvangst van een voorschot, als die verschilt van de uitgiftedatum.
De omschrijving van de goederen of diensten
Gebruikelijke benaming en hoeveelheid, voldoende nauwkeurig om de handeling te identificeren.
De maatstaf van heffing per tarief
Het bedrag exclusief btw, opgesplitst per toepasselijk tarief, plus eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen.
Het btw-tarief en het btw-bedrag
Het toegepaste tarief en het totale verschuldigde btw-bedrag, uitgedrukt in euro.
Eventuele bijzondere vermeldingen
Elke vermelding die een vrijstelling, de verlegging van heffing of een bijzondere regeling rechtvaardigt.
Deze vermeldingen gelden ongeacht de drager. Een factuur die als pdf, op papier of via het Peppol-netwerk wordt verstuurd, moet exact dezelfde informatie bevatten: het is de inhoud die de conformiteit bepaalt, niet het formaat.
Het btw-nummer en de identificatie van de partijen
Van al deze vermeldingen roept de correcte identificatie van de partijen de meeste vragen op. Het btw-nummer van de leverancier is altijd verplicht. Dat van de klant is verplicht zodra die als belastingplichtige optreedt: dat omvat nagenoeg alle relaties tussen ondernemingen (B2B) en, zonder uitzondering, intracommunautaire leveringen, waar het geldige btw-nummer van de klant het toepasselijke stelsel bepaalt.
In België stemt het btw-nummer overeen met het ondernemingsnummer dat is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen, voorafgegaan door "BE". Een fout in dit nummer is niet onschuldig: ze kan volstaan om de aftrek bij de klant te laten weigeren. Het btw-nummer van een partner nakijken vóór het factureren is dan ook een goede gewoonte, te meer omdat er openbare validatietools bestaan.
Wettelijke vermelding of goed gebruik: niet verwarren
Veel nuttige informatie staat op een factuur zonder door de btw-reglementering te zijn opgelegd. Ze verwarren met de wettelijke vermeldingen leidt ertoe ofwel te denken dat men conform is terwijl het essentiële ontbreekt, ofwel commercieel beslissende elementen te verwaarlozen. De tabel hieronder maakt het onderscheid.
| Vermelding | Verplicht door btw | Sterk aanbevolen | |
|---|---|---|---|
| Btw-nummer van de partijen | |||
| Volgnummer en uitgiftedatum | |||
| Btw-tarief en btw-bedrag | |||
| Vervaldatum en betalingsvoorwaarden | |||
| IBAN en gestructureerde mededeling | |||
| Referentie van de bestelbon van de klant |
De vervaldatum illustreert de nuance goed: het is geen btw-vermelding, maar ze is bepalend voor de invordering en voor de verwijlintresten tussen ondernemingen. Ze als optioneel behandelen is een veelgemaakte fout.
Bijzondere gevallen: verlegging, vrijstelling en voorschotten
Sommige handelingen wijzigen wat de factuur moet vermelden. De meest voorkomende is de verlegging van heffing: wanneer de btw verschuldigd is door de klant en niet door de leverancier, vermeldt de factuur geen btw-bedrag maar draagt ze de vermelding "Btw verlegd". Dit mechanisme geldt met name voor bepaalde werken in onroerende staat tussen belastingplichtigen en voor intracommunautaire leveringen van goederen.
Vrijgestelde handelingen volgen dezelfde logica: de factuur moet de bepaling vermelden die de afwezigheid van btw rechtvaardigt. Tot slot wordt, wanneer een voorschot vóór de levering wordt gefactureerd, de datum van ontvangst van dat voorschot een volwaardige vermelding zodra die verschilt van de uitgiftedatum. Bij twijfel over een specifiek geval blijft artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1 en de door de FOD Financiën gepubliceerde toelichting de referentie.
Conforme facturen, zonder de vermeldingen met de hand na te kijken
YouInv vult de verplichte vermeldingen vooraf in, controleert het btw-nummer en maakt een conforme factuur aan, als pdf of in het Peppol-formaat.
Verplichte vermeldingen en de Peppol-e-factuur
De overstap naar gestructureerde e-facturatie schrapt geen van deze vermeldingen: ze verplaatst ze. Waar een pdf het btw-nummer of het tarief in een vrije lay-out toont, plaatst een e-factuur in het Peppol BIS Billing 3.0-formaat elk gegeven in een gelabeld veld, rechtstreeks leesbaar door de software van de ontvanger.
Het voordeel is dubbel. Ten eerste worden de verplichte vermeldingen automatisch controleerbaar: conforme software weigert een factuur te versturen waaraan een vereist veld ontbreekt. Ten tweede steunt de identificatie van de partijen op hetzelfde ondernemingsnummer, gebruikt als routeringsadres op het netwerk. Om dit formaat te begrijpen, zie Het UBL 2.1-formaat uitgelegd; voor de Belgische kalender, Peppol in België: de B2B-verplichting op 1 januari 2026.
Ook lezen
- Facturatie in België: regels en verplichtingen: het algemene kader voorbij de vermeldingen alleen.
- E-factuur of pdf: wat is het verschil: waarom de inhoud belangrijker is dan de drager.
- Peppol in België: de B2B-verplichting op 1 januari 2026: wie onder de verplichting valt en vanaf wanneer.
De referentiebronnen zijn gezaghebbend: artikel 226 van richtlijn 2006/112/EG en de toelichting van de FOD Financiën.
Wat zijn de verplichte factuurvermeldingen in België?
Een factuur moet de uitgiftedatum bevatten, een uniek volgnummer, de identiteit en het btw-nummer van de leverancier, de identiteit van de klant (en zijn btw-nummer bij B2B), de omschrijving en de hoeveelheid van de goederen of diensten, de maatstaf van heffing per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag, plus elke vermelding die een vrijstelling of de verlegging van heffing rechtvaardigt. De lijst staat in artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1.
Is het btw-nummer verplicht op een factuur?
Ja. Het btw-nummer van de leverancier is altijd vereist. Dat van de klant is verplicht wanneer de klant zelf btw-plichtig is, met name bij B2B en bij intracommunautaire leveringen.
Wanneer moet de vermelding "Btw verlegd" verschijnen?
Wanneer de btw verschuldigd is door de klant en niet door de leverancier, vermeldt de factuur geen btw-bedrag maar draagt ze de vermelding "Btw verlegd". Dat is bijvoorbeeld het geval bij bepaalde werken in onroerende staat tussen belastingplichtigen en bij intracommunautaire leveringen van goederen.
Is een factuur zonder alle verplichte vermeldingen geldig?
Een onvolledige factuur stelt de klant bloot aan een weigering van de btw-aftrek en de leverancier aan administratieve boetes. Ze blijft corrigeerbaar: de leverancier kan een verbeterende factuur of een aanvullend document uitreiken met de ontbrekende vermeldingen.
Veranderen de verplichte vermeldingen met de Peppol-e-factuur?
Nee, de wettelijke vermeldingen blijven dezelfde. De gestructureerde e-factuur in het Peppol BIS Billing 3.0-formaat bevat dezelfde informatie in gelabelde velden, en conforme software controleert automatisch of elke vermelding aanwezig is vóór het versturen.
