Kernpunten
- Een conforme factuur steunt op precieze verplichte vermeldingen, vastgelegd door het Btw-Wetboek en het koninklijk besluit nr. 1.
- De uitreikingstermijn is de 15e dag van de maand na het belastbaar feit voor de btw.
- De nummering moet uniek en doorlopend zijn, zonder hiaat of dubbel nummer.
- Facturen moeten tien jaar worden bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na hun datum.
- Sinds 2026 verandert de gestructureerde Peppol BIS-factuur de vorm, niet deze inhoudelijke regels.
De factureringsregels in België, in één kader
De factureringsregels in België zijn geen kwestie van vormgeving. Zij bepalen de fiscale geldigheid van een factuur, het recht op btw-aftrek van uw klant en uw blootstelling bij een controle. Het kader steunt op het Btw-Wetboek en op het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992, dat de formele verplichtingen van een factuur vastlegt, regels die de FOD Financiën toelicht op het e-facturatieportaal.
Dit artikel bundelt, als systematische referentie, wat een conforme factuur moet bevatten, wanneer zij moet worden uitgereikt, hoe zij moet worden genummerd en hoe lang zij moet worden bewaard. Het plaatst ook de gestructureerde factuur, verplicht sinds 1 januari 2026, tegenover de verplichtingen die niet veranderen. Voor de concrete valkuilen van het dagelijkse werk leest u ook ons overzicht van de meest voorkomende factureringsfouten van Belgische kmo's.
De verplichte vermeldingen van een factuur
De kern van een conforme factuur ligt in haar verplichte factuurvermeldingen. Volgens de FOD Financiën moet een factuur die door een belastingplichtige wordt uitgereikt een precieze reeks gegevens bevatten, zonder welke het document niet regelmatig is. Deze vermeldingen vloeien voort uit het Btw-Wetboek en hebben hun Europese tegenhanger in artikel 226 van de richtlijn 2006/112/EG, dat de gemeenschappelijke inhoud van een factuur in de Unie omschrijft.
Het ontbreken van één enkele van deze vermeldingen kan volstaan om de btw-aftrek bij uw klant te verzwakken en om de uitreiker bloot te stellen aan een boete. De onderstaande lijst geeft de vermeldingen weer die door de FOD Financiën zijn bevestigd.
Verplichte vermeldingen bevestigd door de FOD Financiën
Uitreikingsdatum
De dag waarop de factuur wordt opgesteld; zij koppelt de handeling aan een btw-tijdvak.
Uniek doorlopend nummer
Een nummer dat de factuur identificeert binnen een doorlopende reeks.
Identiteit van leverancier en klant
Volledige namen of benamingen en adressen van beide partijen.
Btw-nummers
Het btw-identificatienummer van de leverancier en, in voorkomend geval, van de klant.
Omschrijving van de handeling
Aard en hoeveelheid van de geleverde goederen, of omvang en aard van de diensten.
Datum van de handeling
De datum van de levering of de dienst indien zij verschilt van de uitreikingsdatum.
Maatstaf van heffing per tarief
De eenheidsprijs exclusief btw en de maatstaf van heffing, uitgesplitst per toepasselijk tarief.
Btw-tarief en -bedrag
Het toepasselijke btw-tarief en het verschuldigde belastingbedrag.
De uitreikingstermijn: de 15e van de volgende maand
Een factuur die qua inhoud conform is, kan toch onregelmatig blijven als zij te laat wordt uitgereikt. De algemene regel is duidelijk: de factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand na die waarin de btw opeisbaar werd, namelijk het belastbaar feit, worden opgesteld.
Concreet: voor een levering van goederen op 10 februari moet de factuur uiterlijk op 15 maart worden uitgereikt. Deze regel geldt zowel voor leveringen van goederen als voor diensten. Na deze termijn bevindt u zich in overtreding tegenover de FOD Financiën, ook al is de inhoud van de factuur voor het overige volledig.
Deze termijn heeft een praktisch gevolg dat vaak wordt onderschat: hij bepaalt het ritme van uw facturatie. Een handeling op het einde van de maand laat u maar enkele dagen voor de vervaldag van de volgende maand. Die kalender aanhouden vraagt een proces dat niet afhangt van de beschikbaarheid van één persoon. Net daar beveiligt een tool die de factuur opstelt zodra de handeling wordt bevestigd, de naleving van de termijn.
Doorlopende nummering, zonder hiaat of dubbel nummer
Het factuurnummer is niet zomaar een interne identificator. Het moet uniek zijn en passen in een doorlopende, ononderbroken reeks. Het is deze continuïteit waardoor de administratie kan nagaan dat geen factuur achteraf is weggelaten of toegevoegd.
Twee afwijkingen zijn uit den boze: het dubbel nummer, dat hetzelfde nummer aan twee facturen toekent, en het hiaat, dat een ongebruikt nummer in de reeks laat. Beide zijn een onregelmatigheid die bij een controle aan het licht komt. In de praktijk neemt een nummering die door software wordt aangestuurd, in plaats van handmatig toegekend, dit risico structureel weg.
Niets belet u de reeks te structureren, bijvoorbeeld per jaar of per verkoopdagboek, zolang elke factuur uniek identificeerbaar blijft en de reeks doorlopend blijft binnen de gekozen logica. Het gevoelige punt is niet het formaat van het nummer, maar de traceerbaarheid: een geannuleerde factuur wordt niet geschrapt met achterlating van een leemte, maar geneutraliseerd door een creditnota die het spoor van de oorspronkelijke handeling bewaart.
Bewaring: tien jaar, te rekenen vanaf het volgende jaar
Een conforme factuur uitreiken volstaat niet: u moet haar ook jaren later kunnen voorleggen. De wettelijke bewaartermijn bedraagt tien jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de datum van de factuur. Deze termijn is vastgelegd in artikel 60 van het Btw-Wetboek; hij ging van zeven naar tien jaar voor de belastingen die opeisbaar zijn geworden vanaf 1 januari 2023.
De bewaring betreft zowel de inhoud als de vorm. U moet de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur waarborgen gedurende deze volledige termijn, of de factuur nu op papier of elektronisch is. Een goed gearchiveerde gestructureerde factuur beantwoordt op natuurlijke wijze aan deze drie vereisten, op voorwaarde dat u het oorspronkelijke bestand bewaart.
Conforme facturen, zonder elke vermelding te bewaken
YouInv past de verplichte vermeldingen, de doorlopende nummering en het Peppol BIS-formaat toe op uw Belgische facturen.
Waar de gestructureerde factuur sinds 2026 past
Sinds 1 januari 2026 verlopen de nationale B2B-handelingen tussen belastingplichtigen die in België zijn gevestigd via een gestructureerde elektronische factuur in het Peppol BIS-formaat, ter uitvoering van de wet van 6 februari 2024. Deze verplichting verandert de drager van de factuur: een gestructureerd bestand (UBL) dat door software leesbaar is, vervangt de pdf of het papier.
Zij verandert de hierboven besproken regels niet. De verplichte vermeldingen, de uitreikingstermijn, de doorlopende nummering en de bewaartermijn blijven die van het Btw-Wetboek. De gestructureerde factuur draagt dezelfde gegevens eenvoudigweg over in genormaliseerde velden, conform het semantische model van de norm EN 16931. Met andere woorden: overschakelen naar het gestructureerde formaat ontslaat u van geen van deze verplichtingen: het maakt ze van begin tot eind makkelijker na te leven.
| Blijft beheerst door het Btw-Wetboek | Verandert met de hervorming van 2026 | |
|---|---|---|
| Verplichte vermeldingen | ||
| Uitreikingstermijn (15e van de volgende maand) | ||
| Doorlopende nummering | ||
| Bewaring gedurende tien jaar | ||
| Formaat van de factuur (pdf of gestructureerd) | ||
| Transmissiekanaal (Peppol) |
Lees ook
- De meest voorkomende factureringsfouten van Belgische kmo's
- Btw en e-facturatie in België: wat verandert er
- Peppol in België: de e-facturatieverplichting in 2026
Wat zijn de verplichte vermeldingen op een factuur in België?
Volgens de FOD Financiën moet een factuur de uitreikingsdatum bevatten, een uniek doorlopend nummer, de namen en adressen van leverancier en klant, hun btw-nummers, de omschrijving en hoeveelheid van de goederen of diensten, de datum van de handeling indien verschillend, de maatstaf van heffing per tarief, en het toepasselijke btw-tarief en het verschuldigde btw-bedrag. Deze vermeldingen vloeien voort uit het Btw-Wetboek en uit artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1.
Wat is de termijn om een factuur uit te reiken in België?
De factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand na die waarin de btw opeisbaar werd (het belastbaar feit) worden uitgereikt. Voor een levering op 10 februari moet de factuur bijvoorbeeld uiterlijk op 15 maart worden uitgereikt.
Moet de nummering van facturen doorlopend zijn?
Ja. Elke factuur moet een uniek nummer dragen dat past in een doorlopende, ononderbroken reeks. Een hiaat in de nummering of een dubbel nummer is een onregelmatigheid die de administratie bij een controle kan vaststellen.
Hoe lang moet u uw facturen in België bewaren?
De wettelijke bewaartermijn bedraagt tien jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de datum van de factuur. Deze termijn, vastgelegd in artikel 60 van het Btw-Wetboek, ging van zeven naar tien jaar voor de belastingen die opeisbaar zijn vanaf 1 januari 2023.
Verandert de gestructureerde factuur de verplichte vermeldingen?
Neen. Sinds 1 januari 2026 verlopen de nationale B2B-handelingen tussen belastingplichtigen die in België zijn gevestigd via een gestructureerde Peppol BIS-factuur. Het formaat verandert, maar de verplichte vermeldingen, de uitreikingstermijn, de nummering en de bewaring blijven die van het Btw-Wetboek.
