Kernpunten
- In België bedraagt de bewaartermijn van facturen tien jaar.
- Die termijn van tien jaar geldt sinds 1 januari 2023; voordien was hij zeven jaar.
- De termijn begint op 1 januari van het jaar dat volgt op de datum van de factuur.
- E-facturen worden even lang bewaard als papieren facturen, met drie waarborgen: authenticiteit, integriteit, leesbaarheid.
Tien jaar: de bewaartermijn van facturen in België
In België bedraagt de bewaartermijn van facturen tien jaar. Dat is de termijn die een onderneming moet aanhouden voor zowel de facturen die ze uitreikt als die ze ontvangt, en hij geldt ongeacht de drager, papier of elektronisch. De vraag duikt vaak op wanneer u het archief opruimt: het antwoord is eenvoudig, maar het is onlangs veranderd.
Tot 31 december 2022 bedroeg die termijn zeven jaar. Hij werd verhoogd tot tien jaar door de wet van 20 november 2022 houdende diverse fiscale en financiële bepalingen, voor de belastingen die opeisbaar zijn geworden vanaf 1 januari 2023.
Dit artikel licht toe wat de verplichting inhoudt: de wettelijke grondslag, het beginpunt van de termijn, de gevallen waarin u langer moet bewaren, en wat het archiveren van e-facturen in de praktijk vereist.
Wat artikel 60 van het Btw-Wetboek zegt
De verplichting steunt op artikel 60 van het Btw-Wetboek. Het verplicht u de kopieën van de uitgereikte facturen en de ontvangen facturen te bewaren, samen met de boeken en andere documenten waarvan het houden, het opstellen of het uitreiken is voorgeschreven. Sinds 1 januari 2023 bedraagt die termijn tien jaar.
Ook andere bewaarverplichtingen omkaderen uw boekhoudkundige stukken, met name inzake de inkomstenbelasting, elk met hun eigen termijn. Voor een factuur houdt u de btw-regel aan: die geldt in de praktijk, namelijk tien jaar te tellen vanaf 1 januari van het volgende jaar.
algemene termijn
facturen, boeken en documenten (art. 60 Btw-Wetboek)
sinds 1 januari
de termijn was voordien 7 jaar
onroerende goederen
documenten over onroerende bedrijfsmiddelen
Vanaf wanneer loopt de bewaartermijn
De bewaartermijn wordt niet geteld vanaf de exacte factuurdatum, maar vanaf 1 januari van het volgende jaar. Voor een factuur met datum 2026 begint de telling dus op 1 januari 2027, en moet de factuur bewaard worden tot eind 2036. Voor boekhoudkundige boeken loopt de termijn vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op hun afsluiting.
Deze regel heeft een praktisch gevolg: op het niveau van een onderneming bewaart u permanent een glijdend venster van ongeveer elf kalenderjaren aan stukken. Het is beter om de archivering van bij het begin per boekjaar te ordenen dan hele jaren te moeten reconstrueren op het moment van een controle.
De bijzondere gevallen: bedrijfsmiddelen en gebouwen
De termijn van tien jaar is de algemene regel, maar sommige documenten worden langer bewaard. De stukken betreffende onroerende bedrijfsmiddelen (een gebouw bijvoorbeeld) volgen de btw-herzieningsperiode die eigen is aan die goederen, en die loopt over vijftien jaar. Zolang die periode loopt, kan de administratie de toegepaste aftrek controleren: de facturen en documenten die ze verantwoorden, moeten beschikbaar blijven.
E-facturen archiveren: authenticiteit, integriteit, leesbaarheid
De overstap naar de e-factuur verkort de termijn niet: een e-factuur wordt tien jaar bewaard, net als een papieren factuur. Wat verandert, zijn de waarborgen die u moet verzekeren. Artikel 60 van het Btw-Wetboek vereist voor elke factuur drie cumulatieve voorwaarden, van de uitreiking tot het einde van de bewaartermijn.
De drie vereiste waarborgen voor de archivering
Authenticiteit van de herkomst
De identiteit van de uitreiker van de factuur is gewaarborgd en kan niet in twijfel worden getrokken.
Integriteit van de inhoud
De inhoud van de factuur is niet gewijzigd sinds de uitreiking.
Leesbaarheid
De factuur blijft de hele termijn leesbaar voor de mens, in een formaat dat niet verouderd raakt.
Deze drie waarborgen gelden ongeacht waar u de bestanden opslaat: op uw eigen servers, bij een dienstverlener of in de cloud. De opslagplaats is vrij zolang een volledige online toegang tot de facturen mogelijk blijft voor de administratie. Een gestructureerde e-factuur zoals een factuur in het UBL 2.1-formaat leent zich goed voor die archivering: de inhoud ligt vast en is verifieerbaar.
Een papieren factuur inscannen en daarna het origineel vernietigen is toegelaten, onder dezelfde voorwaarde: de elektronische kopie moet een getrouwe en volledige weergave zijn en de drie waarborgen respecteren gedurende de hele termijn. Daar wordt de bewijswaarde van uw archief beslist op de dag van een controle.
Conforme facturen, correct gearchiveerd
YouInv maakt uw e-facturen aan in het juiste formaat en bewaart uw documenten gestructureerd en toegankelijk, klaar voor een controle.
Wat het verandert voor uw onderneming
De regel om te onthouden is kort: tien jaar, te tellen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de factuur, met een langere termijn voor vastgoedstukken. De rest is een kwestie van organisatie. Een archivering geordend per boekjaar, online toegankelijk en in een duurzaam formaat, maakt van een verplichting een formaliteit: een factuur uit 2024 terugvinden moet enkele seconden duren, geen halve dag.
Het is ook een keuzecriterium voor uw tool. Naast het uitreiken van conforme facturen moet uw software ze gestructureerd kunnen bewaren en hun authenticiteit, integriteit en leesbaarheid in de tijd kunnen waarborgen. Dat is wat een gewone uitreiking onderscheidt van een archivering met bewijswaarde.
Ook lezen
- Verplichte vermeldingen van een factuur in België: wat elke factuur moet bevatten voordat ze wordt gearchiveerd.
- Facturatie in België: regels en verplichtingen: het algemene facturatiekader.
- Het UBL 2.1-formaat uitgelegd: de structuur van een bewaarbare e-factuur.
De referentiebron is gezaghebbend: de bewaarpagina van de belastingadministratie (SPF Finances / FOD Financiën).
Hoelang moet u facturen bewaren in België?
De wettelijke bewaartermijn bedraagt tien jaar. Sinds 1 januari 2023 verplicht artikel 60 van het Btw-Wetboek om facturen, kopieën van facturen, boeken en andere documenten tien jaar te bewaren, tegenover zeven jaar voordien. Hij geldt voor uitgereikte en ontvangen facturen, zowel op papier als in elektronische vorm.
Vanaf wanneer loopt de bewaartermijn van facturen?
De termijn van tien jaar begint op 1 januari van het jaar dat volgt op de datum van de factuur. Voor boekhoudkundige boeken loopt hij vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op hun afsluiting. Een factuur uit 2026 moet dus bewaard worden tot eind 2036.
Worden e-facturen minder lang bewaard?
Nee. De bewaartermijn is dezelfde, of een factuur nu op papier of elektronisch is. Voor een e-factuur moet u bovendien de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid waarborgen, van de uitreiking tot het einde van de bewaartermijn.
Bestaan er termijnen langer dan tien jaar?
Ja. Voor documenten betreffende onroerende bedrijfsmiddelen volgt de bewaartermijn de btw-herzieningsperiode en kan hij oplopen tot vijftien jaar. Bewaar stukken die met een gebouw verband houden dus langer dan de standaardtermijn van tien jaar.
Mag u de papieren factuur weggooien na het inscannen?
Ja, op voorwaarde dat de bewaarde elektronische versie de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid waarborgt gedurende de volledige wettelijke termijn. De gescande kopie moet een getrouwe en volledige weergave van het origineel blijven.
