Gestructureerde elektronische facturatie wordt geleidelijk de norm voor uitwisselingen tussen bedrijven in Europa. Voor Belgische kmo's voorkomt u door de grote lijnen nu al te begrijpen een overhaaste conformiteitsoefening.
Kernpunten
- Een gestructureerde elektronische factuur is geen pdf: het is een machineleesbaar bestand.
- Het Peppol-netwerk steunt op het formaat UBL 2.1 (Peppol BIS) voor interoperabiliteit.
- De overgang bereidt u best op voorhand voor: keuze van de tool, aansluiting, verzendtests.
Waarom elektronische facturatie zich veralgemeent
De doelstelling is tweeledig: de administratieve last verlagen en btw-fraude bestrijden. Een gestructureerde factuur stroomt van software naar software, zonder herinvoer, wat fouten beperkt en betalingen versnelt.
De rol van het Peppol-netwerk
Peppol is een internationaal netwerk waarmee bedrijven handelsdocumenten in een gemeenschappelijk formaat kunnen uitwisselen. U verstuurt een factuur één keer; het netwerk stuurt ze door naar het toegangspunt van de bestemmeling.
gemeenschappelijk formaat
Peppol BIS (UBL 2.1)
uitwisselingsmodel
verzender, toegangspunt, toegangspunt, bestemmeling
herinvoer
automatische verwerking van begin tot eind
De stappen om in orde te zijn
- 1
De stand van zaken opmaken
Week 1Breng uw huidige facturatiestromen en uw software in kaart.
- 2
Een op Peppol aangesloten oplossing kiezen
Week 2Ga na of de tool Peppol BIS-facturen verstuurt en ontvangt.
- 3
Verzending en ontvangst testen
Week 3Stuur een eerste testfactuur naar een partner.
- 4
Geleidelijk uitrollen
Week 4+Schakel uw klanten in batches over en volg de ontvangstbevestigingen op.
Voorbereidingschecklist
Voor uw eerste Peppol-factuur
Ondernemingsnummer geverifieerd
Uw identificatie moet correct geregistreerd zijn.
Tool aangesloten op een toegangspunt
Rechtstreeks of via een gecertificeerde dienstverlener.
Klantgegevens up-to-date
Peppol-identificaties van de bestemmelingen ingevuld.
Verzendtest geslaagd
Een ontvangstbevestiging bevestigt de levering.
Pdf per e-mail of Peppol-factuur?
| Pdf per e-mail | Peppol-factuur | |
|---|---|---|
| Leesbaar door software | ||
| Manuele herinvoer | Vaak | Geen |
| Ontvangstbevestiging | ||
| Internationaal interoperabel |
| Voordelen | Nadelen | |
|---|---|---|
| Minder invoerfouten | ||
| Snellere betalingen | ||
| Traceerbaarheid van verzendingen | ||
| Initiële opzet nodig | ||
| Klantgegevens te betrouwbaar maken |
Het beste moment om over te stappen op elektronische facturatie is voordat u er in alle haast toe verplicht wordt.
Veelgestelde vragen
Wat is het Peppol BIS-formaat?
Peppol BIS is een gestructureerd e-factuurformaat, gebaseerd op de norm UBL 2.1, dat via het Peppol-netwerk wordt uitgewisseld. Software kan facturen zo automatisch verwerken zonder manuele invoer.
Is een pdf-factuur een elektronische factuur?
Nee. Een pdf is een afbeelding die voor het menselijke oog leesbaar is, maar niet gestructureerd. Een elektronische factuur in de reglementaire zin is een gestructureerd bestand (zoals UBL) dat software automatisch kan lezen en verwerken.
Moet ik van boekhoudsoftware veranderen?
Niet noodzakelijk. Heel wat softwarepakketten, waaronder YouInv, genereren en versturen rechtstreeks Peppol-facturen. Wat telt, is dat uw tool via een gecertificeerd toegangspunt op het Peppol-netwerk is aangesloten.
Klaar om over te stappen op elektronische facturatie?
YouInv genereert en verstuurt uw Peppol BIS-facturen in enkele klikken, zonder dat u uw gewoontes hoeft te veranderen.
