Kernpunten
- De Belgische verplichting tot gestructureerde e-facturatie in B2B geldt voor btw-plichtigen gevestigd in België, zelfstandigen inbegrepen.
- Een e-factuur is geen pdf: het is een gestructureerd bestand (UBL 2.1) dat over het Peppol-netwerk wordt uitgewisseld.
- Voor een kleine onderneming bestaat het meeste werk uit het kiezen van conforme software, niet uit technische installatie.
- Een zelfstandige onder de btw-vrijstellingsregeling moet minstens gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen.
E-facturatie geldt ook voor de zelfstandige
E-facturatie is niet langer een onderwerp voorbehouden aan grote bedrijven. In België treedt de verplichting om gestructureerde e-facturen tussen btw-plichtigen (B2B) uit te reiken en te ontvangen in werking op 1 januari 2026, en ze geldt voor btw-plichtigen gevestigd in België, ongeacht hun omvang. Een zelfstandige die andere ondernemingen factureert, valt dus in principe binnen het toepassingsgebied van deze verplichting.
Dit artikel richt zich tot iedereen die een kleine onderneming runt: een zelfstandige als natuurlijke persoon, een eenpersoonsvennootschap, een heel kleine kmo. Het doel is eenvoudig: verduidelijken wie onder de verplichting valt, wat de verandering in de praktijk betekent en hoe u zich voorbereidt zonder uw organisatie om te gooien. Voor het algemene kader en de kalender, zie Peppol in België: de B2B-verplichting op 1 januari 2026.
Valt u onder de verplichting? Het geval van kleine ondernemingen
Het belangrijkste criterium is uw btw-statuut, niet uw omzet. De verplichting viseert btw-plichtigen gevestigd in België voor hun binnenlandse B2B-transacties. Een zelfstandige die btw-plichtig is en een andere Belgische onderneming factureert, valt dus binnen deze perimeter.
De vraag komt vaak terug voor zelfstandigen onder de btw-vrijstellingsregeling, open voor kleine ondernemingen onder een jaarlijkse omzetdrempel. Deze ondernemingen blijven btw-plichtigen: ook al rekenen zij geen btw aan, ze moeten minstens gestructureerde e-facturen van hun leveranciers kunnen ontvangen. De regels eigen aan deze situatie worden uiteengezet door de administratie: de gezaghebbende bron is het federale e-facturatieportaal van de FOD Financiën.
| Pdf-factuur per e-mail | Peppol-e-factuur | |
|---|---|---|
| Automatisch leesbaar door software | ||
| Manuele herinvoer van gegevens | Vaak | Geen |
| Voldoet aan de B2B-verplichting | ||
| Reist over het Peppol-netwerk |
Wat er concreet verandert voor een zelfstandige
In de praktijk is de verandering meer organisatorisch dan technisch. U stelt uw facturen nog steeds op vanuit dezelfde gegevens: klant, prestaties, bedragen, btw. Wat verandert, is het uitvoerformaat en het verzendkanaal. In plaats van een pdf als bijlage bij een e-mail maakt uw software een bestand aan in het Peppol BIS Billing 3.0-profiel en stuurt het via een toegangspunt naar de software van uw klant.
Het voordeel is niet alleen reglementair. Een gestructureerde factuur komt rechtstreeks in de boekhoudtool van de ontvanger terecht, zonder herinvoer, wat fouten vermindert en de verwerkingstijd vaak verkort. Ontvangen werkt in beide richtingen: u krijgt ook de facturen van uw leveranciers in een vorm die automatisch verwerkt kan worden.
inwerkingtreding
B2B-verplichting op 1 januari
bestandsformaat
Peppol BIS Billing 3.0-profiel
Belgisch schema
een onderneming via haar KBO-nummer
Eén ding stelt de meeste zelfstandigen gerust: u hoeft het XML-bestand niet te hanteren en de structuur van het formaat niet te begrijpen. Dat is het werk van de software. Om te begrijpen wat de twee formaten echt onderscheidt, leest u E-factuur of pdf: wat is het verschil.
Voorbereiden zonder complexiteit: de stappen voor een kleine onderneming
Voor een kleine onderneming komt de voorbereiding neer op enkele eenvoudige stappen, zonder IT-project. Het belangrijkste is vooruit te plannen in plaats van te wachten tot de laatste week.
- 1
Uw btw-situatie nakijken
Stap 1Bevestig uw statuut als btw-plichtige en, indien van toepassing, uw regeling (vrijstelling of normale regeling).
- 2
Conforme software kiezen
Stap 2Kies een tool die het formaat Peppol BIS Billing 3.0 uitreikt en ontvangt via een toegangspunt.
- 3
Uw klantgegevens nakijken
Stap 3Zorg dat u het ondernemingsnummer (KBO) van uw professionele klanten hebt.
- 4
Een eerste testfactuur uitreiken
Stap 4Verstuur een echte factuur via Peppol om het traject van begin tot eind te valideren.
Geen van deze stappen vereist bijzondere technische kennis. De aansluiting op het Peppol-netwerk zelf wordt door de software afgehandeld: u hoeft geen toegangspunt zelf te beheren. Voor de gedetailleerde werkwijze, zie Overschakelen op e-facturatie: stap voor stap.
Klaar om elektronisch te factureren, ook in uw eentje?
YouInv maakt uw Peppol BIS Billing 3.0-facturen aan en verstuurt ze in enkele klikken, zonder technisch bestand te hanteren.
Een tool kiezen die past bij een kleine onderneming
Het belangrijkste keuzecriterium is Peppol-conformiteit: de tool moet facturen in het Peppol BIS Billing 3.0-profiel kunnen aanmaken, valideren, versturen en ontvangen. Dat is de niet-onderhandelbare basis. Daarnaast is een kleine onderneming beter af met eenvoud: een snelle leercurve, duidelijke tarieven en geen technische handelingen.
Wees op uw hoede voor een tool die enkel een "elektronische" pdf exporteert: dat is niet wat de verplichting vraagt. Om oplossingen op de juiste criteria te vergelijken, steunt u op Een e-facturatiesoftware kiezen.
Ook lezen
- Peppol in België: de B2B-verplichting op 1 januari 2026: wie onder de verplichting valt en vanaf wanneer.
- Overschakelen op e-facturatie: stap voor stap: de concrete werkwijze.
- Een e-facturatiesoftware kiezen: de criteria die tellen voor een kleine onderneming.
Valt een zelfstandige onder de verplichte e-facturatie?
Ja, in principe. De Belgische verplichting tot gestructureerde e-facturatie in B2B geldt voor btw-plichtigen gevestigd in België voor hun transacties tussen ondernemingen. Een zelfstandige die btw-plichtig is, valt dus binnen het toepassingsgebied. Sommige categorieën blijven buiten het toepassingsgebied; de FOD Financiën publiceert de exacte perimeter.
Moet een zelfstandige onder de btw-vrijstellingsregeling ook overschakelen op e-facturatie?
Een zelfstandige onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen blijft een btw-plichtige en moet daarom minstens gestructureerde e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen. Voor de precieze regels die op deze situatie van toepassing zijn, raadpleegt u de communicatie van de FOD Financiën.
Wat is het verschil tussen een pdf-factuur en een gestructureerde e-factuur?
Een pdf is een beeld bestemd voor het menselijke oog. Een gestructureerde e-factuur is een bestand (UBL 2.1) dat software automatisch leest en verwerkt, zonder herinvoer. Enkel die tweede vorm voldoet aan de B2B-verplichting.
Welke tool heeft een zelfstandige nodig om e-facturen te versturen?
Facturatiesoftware die het formaat Peppol BIS Billing 3.0 kan aanmaken en via een Peppol-toegangspunt kan versturen. U voert uw gegevens in zoals gewoonlijk; de software maakt het conforme bestand aan en verstuurt het.
Moet een kleine onderneming zich zelf aansluiten op het Peppol-netwerk?
Nee. U hoeft geen technische aansluiting te beheren: conforme facturatiesoftware bevat of steunt op een Peppol-toegangspunt dat het versturen en ontvangen voor u afhandelt.
