Kernpunten
- Een Peppol-factuur kan bijlagen dragen, maar de factuur in juridische zin blijft het gestructureerde UBL-bestand, niet de bijgevoegde pdf.
- De bijlage zit in het UBL-element cac:AdditionalDocumentReference, dat de EN 16931-groep aanvullende ondersteunende documenten (BG-24) draagt.
- U kunt het bestand insluiten in de factuur (BT-125) of verwijzen naar een externe URL (BT-124); insluiten garandeert dat het aankomt.
- Peppol BIS Billing 3.0 laat slechts zes ingesloten formaten toe: pdf, PNG, JPEG, CSV, Excel (xlsx) en OpenDocument (ods).
Een bijlage, geen vervanging van de factuur
Veel ondernemingen die naar Peppol overstappen, stellen dezelfde vraag: "En mijn pdf, waar komt die?" De gewoonte zit diep, want jarenlang was de factuur de pdf. Met de gestructureerde e-factuur verandert de volgorde der dingen. Een bijlage bij een e-factuur bestaat wel degelijk, maar ze komt als aanvulling bij een document dat zelf een machineleesbaar bestand is geworden.
Op het Peppol-netwerk is de factuur die telt het UBL-bestand dat conform is met het profiel Peppol BIS Billing 3.0. Dat bestand bevat de lijnen, de btw-opsplitsing en de totalen, en het is wat de software van de ontvanger leest en inboekt. Een bijgevoegde pdf is slechts een kopie voor het menselijke oog: nuttig, soms geruststellend, maar zonder waarde als factuur op zichzelf. Die hiërarchie begrijpen voorkomt de grootste fout, namelijk de pdf verzorgen en de gestructureerde gegevens verwaarlozen.
Waar een bijlage in een Peppol-factuur zit
Het Europese semantische model EN 16931 voorziet een vaste plaats voor documenten die u met de factuur wilt meesturen: de groep BG-24, "Aanvullende ondersteunende documenten". In de door Peppol gekozen UBL 2.1-syntax wordt die groep uitgedrukt door het element cac:AdditionalDocumentReference. Het is facultatief en herhaalbaar: een factuur kan geen enkele bijlage dragen, of meerdere.
Elk ondersteunend document brengt een referentie, een beschrijving en, vooral, de inhoud zelf of een link naar die inhoud samen. Dat zijn de vier bedrijfstermen die conforme software voor u invult op basis van het bestand dat u toevoegt.
De velden van een ondersteunend document (BG-24)
De documentreferentie (BT-122)
Een identificatie, in cbc:ID: nummer van een bestelbon, een contract of een stuk.
De beschrijving (BT-123)
Een leesbaar label, in cbc:DocumentDescription, dat zegt wat het document is.
Het ingesloten bestand (BT-125)
De inhoud base64-gecodeerd in cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject, met het mediatype en de bestandsnaam.
Of de externe locatie (BT-124)
Een URL in cac:ExternalReference/cbc:URI, wanneer het document elders gehost blijft.
Het bestand insluiten of naar een link verwijzen
EN 16931 laat twee manieren om het document toe te voegen, en de keuze heeft concrete gevolgen. Ofwel wordt het bestand ingesloten in de factuur, base64-gecodeerd: het reist dan mee en komt gegarandeerd bij de ontvanger aan. Ofwel draagt de factuur enkel een externe link naar een URL: het bestand blijft aan uw kant gehost, en de ontvanger opent het als hij wil, wanneer hij wil, als het nog online staat.
| Ingesloten bestand (BT-125) | Externe link (BT-124) | |
|---|---|---|
| Reist mee met de factuur | ||
| Komt gegarandeerd bij de ontvanger aan | ||
| Blijft beschikbaar als uw server uitvalt | ||
| Verzwaart het verzonden bericht | ||
| Onderworpen aan de lijst van toegelaten formaten |
De Peppol-regel is op dit punt duidelijk: bijlagen moeten samen met de factuur worden verzonden. Met andere woorden, zodra een document echt nodig is voor de verwerking, sluit u het beter in dan te rekenen op een link. De externe link behoudt zijn nut voor een omvangrijk of publiek document dat u liever niet in elke factuur laat circuleren.
De toegelaten bijlageformaten
Dat is de beperking die het meest verrast: voor een ingesloten bijlage kunt u niet zomaar elk bestand toevoegen. Peppol BIS Billing 3.0 beperkt het mediatype tot een gesloten lijst van zes waarden, en de validatieregel BR-CL-24 weigert al de rest. Een Word-document, een ZIP-archief of een TIFF-afbeelding laat de factuur zakken op de validatie.
toegelaten ingesloten formaten
daarbuiten wordt de factuur geweigerd
manieren om toe te voegen
ingesloten bestand of externe link
EN 16931-groep
de aanvullende ondersteunende documenten
De zes mediatypes die voor een ingesloten bestand worden aanvaard, zijn de volgende:
De ingesloten formaten aanvaard door Peppol BIS Billing 3.0
Pdf
application/pdf, het meest courante formaat voor een leesbare kopie van de factuur.
PNG en JPEG
image/png en image/jpeg, voor een foto of een gescande afbeelding.
CSV
text/csv, voor tabeldetail dat automatisch verwerkt kan worden.
Excel-werkmap (xlsx)
application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet.
OpenDocument-werkmap (ods)
application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet.
Twee attributen begeleiden altijd het ingesloten bestand en zijn verplicht: het mediatype (BT-125-1), dat het formaat aankondigt, en de bestandsnaam (BT-125-2), die het benoemt. Een mediatype dat strookt met de echte extensie van het bestand voorkomt weigeringen: het heeft geen zin een rekenblad als application/pdf te etiketteren.
Uw Peppol-facturen, bijlagen inbegrepen, zonder de XML aan te raken
YouInv maakt uw facturen aan in het Peppol BIS Billing 3.0-profiel, voegt uw documenten in het juiste formaat toe en verstuurt ze via het Peppol-netwerk.
Wat het verandert voor uw facturen
In de praktijk hanteert u nooit de base64 of de UBL-tags. U voegt een bestand toe, en conforme software codeert het, vult het mediatype en de naam in, en controleert of het formaat een van de zes toegelaten is. Uw werk beperkt zich tot het toevoegen van de juiste documenten en, vooral, tot het verzorgen van de gestructureerde gegevens van de factuur.
Eén nuttige reflex blijft: voeg alleen toe wat de factuur verduidelijkt. Een bestelbon, een meetstaat, een onkostenbewijs of een interventieverslag horen als bijlage thuis. Een logo, een commerciële brochure of een document zonder verband verzwaren het bericht voor niets, en een te zwaar bericht kan botsen op de groottelimieten van een toegangspunt of een ontvanger. De bijlage is een gerichte aanvulling, geen versiering.
Ook lezen
- Het UBL 2.1-formaat uitgelegd: de structuur van het bestand dat de bijlage draagt.
- Peppol BIS Billing 3.0: wat het formaat bevat: het profiel dat de validatieregels vastlegt.
- De norm EN 16931: het semantische model waar de groep BG-24 vandaan komt.
- E-factuur of pdf: waarom het gestructureerde bestand voorrang heeft op de pdf.
De referentiebron is gezaghebbend: de Peppol BIS Billing 3.0-documentatie gepubliceerd door OpenPeppol.
Kunt u een pdf toevoegen aan een Peppol-e-factuur?
Ja. Het EN 16931-model voorziet een groep aanvullende ondersteunende documenten (BG-24) waarmee u een pdf of een ander bestand aan de factuur kunt toevoegen. Het bijgevoegde document reist mee met de gestructureerde factuur, maar vervangt ze niet: de factuur in juridische zin blijft het UBL-bestand.
Welke bijlageformaten aanvaardt Peppol?
Voor een ingesloten bijlage laat Peppol BIS Billing 3.0 slechts zes mediatypes toe: pdf (application/pdf), PNG (image/png), JPEG (image/jpeg), CSV (text/csv), een Excel-werkmap (xlsx) en een OpenDocument-werkmap (ods). Een ander bestandstype wordt geweigerd door de validatieregel BR-CL-24.
Waar zit de bijlage in het UBL-bestand?
Ze zit in het element cac:AdditionalDocumentReference, dat de groep BG-24 van de norm EN 16931 draagt. Het bestand zelf wordt base64-gecodeerd in cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject (BT-125), met een verplicht mediatype (BT-125-1) en een verplichte bestandsnaam (BT-125-2).
Moet u het bestand insluiten of een link gebruiken?
Beide bestaan. Het bestand insluiten (BT-125) laat het meereizen met de factuur, die volledig bij de ontvanger aankomt. Een externe link (BT-124) verwijst naar een URL, maar niets garandeert dat de ontvanger die opent. Voor een onmisbaar document is insluiten de betrouwbare keuze.
Is een bijlage verplicht op een Peppol-factuur?
Nee. De groep aanvullende ondersteunende documenten is facultatief en herhaalbaar. Een geldige Peppol-factuur werkt perfect zonder bijlage: u voegt er pas een toe wanneer een bestelbon, een meetstaat of een bewijsstuk de factuur verduidelijkt.
