Kernpunten
- Een VATEX-code geeft in machineleesbare vorm aan waarom een handeling is vrijgesteld van btw of waarom er geen btw wordt aangerekend.
- Hij voedt het veld "code reden btw-vrijstelling" (BT-121) van de norm EN 16931, naast de btw-categorie (BT-118).
- Zodra een factuur een categorie zonder positief tarief draagt (vrijgesteld, verlegging, intracommunautair, uitvoer, buiten toepassingsgebied), is een reden van vrijstelling vereist.
- De VATEX-lijst wordt gepubliceerd door de Europese Commissie en verwijst vaak naar een artikel van Richtlijn 2006/112/EG.
VATEX-codes: de reden van een vrijstelling in machineleesbare vorm
Op een papieren factuur of een PDF voegt de verkoper, wanneer er geen btw verschuldigd is, een zin toe: "Btw verlegd", "Vrijgesteld, artikel 44 van het Btw-Wetboek", "Vrijgestelde intracommunautaire levering". Een mens begrijpt dat. Software leest vrije tekst niet betrouwbaar. Dat is het probleem dat VATEX-codes oplossen: ze drukken die reden van vrijstelling uit in een genormaliseerde vorm die een programma zonder dubbelzinnigheid interpreteert.
VATEX is de naam van de codelijst voor de reden van btw-vrijstelling die in de Europese e-factuur wordt gebruikt. Elke code zegt op een standaardmanier waarom de lijn geen tarief draagt: omdat ze vrijgesteld is, onder verlegging valt, intracommunautair is, buiten de Unie wordt uitgevoerd, of buiten het toepassingsgebied van de btw valt.
De inzet is in België concreet. Met gestructureerde B2B-e-facturatie is uw factuur niet langer een document dat met het oog wordt nagelezen: het is een bestand dat de software van de klant automatisch verwerkt. Voor de grondslagen van de gestructureerde factuur leest u De norm EN 16931 en Peppol BIS Billing 3.0.
Btw-categorie en VATEX-code: twee verschillende velden
EN 16931 scheidt duidelijk twee gegevens, beide gekoppeld aan de btw-uitsplitsing van de factuur. Het eerste is de btw-categorie (bedrijfsterm BT-118): ze klasseert de handeling. Het tweede is de reden van vrijstelling, die in twee complementaire vormen bestaat: vrije tekst (BT-120) en vooral een VATEX-code (BT-121) die dezelfde betekenis in gestructureerde vorm draagt.
De btw-categorieën van de Europese e-factuur vormen een genormaliseerde deelverzameling (de lijst UNCL5305). De meest voorkomende staan hieronder.
| Categoriecode | Betekenis | Reden van vrijstelling verwacht | |
|---|---|---|---|
| S | Standaardtarief | Nee | |
| Z | Nultarief | Nee | |
| E | Vrijgesteld van btw | Ja | |
| AE | Verlegging | Ja | |
| K | Intracommunautaire levering | Ja | |
| G | Uitvoer buiten de EU | Ja | |
| O | Niet aan btw onderworpen | Ja |
Het onderscheid is van belang omdat de twee velden moeten samenhangen. Een geautomatiseerde controle weigert een factuur waarvan de categorie een verlegging aankondigt maar waarvan de reden op een uitvoer wijst. De VATEX-code is dus niet decoratief: hij vergrendelt de betekenis van de handeling.
Wanneer een VATEX-code verplicht wordt
De regel is makkelijk te onthouden: zodra een lijn onder een categorie zonder positief btw-tarief valt, vereist EN 16931 een reden van vrijstelling. De norm laat de vorm open: een VATEX-code (BT-121) of een vrijstellingstekst (BT-120) volstaat. In de praktijk verdient de code de voorkeur, want enkel hij is machineleesbaar voor de ontvanger en voor de administratie.
De situaties die een reden van vrijstelling vereisen
Vrijstelling (categorie E)
Handeling vrijgesteld op grond van het Btw-Wetboek of de richtlijn, bijvoorbeeld bepaalde medische of onderwijsdiensten.
Verlegging (categorie AE)
De btw is verschuldigd door de klant, niet door de verkoper: met name werken in onroerende staat tussen belastingplichtigen.
Intracommunautaire levering (categorie K)
Verkoop van goederen aan een belastingplichtige in een andere lidstaat, vrijgesteld in het land van vertrek.
Uitvoer buiten de EU (categorie G)
Goederen verzonden buiten de Europese Unie.
Buiten toepassingsgebied (categorie O)
Handeling die buiten het toepassingsgebied van de btw valt.
Voor twee van deze gevallen, in België veelvoorkomend, zie De verlegging van de btw in België en Intracommunautaire btw.
Welke VATEX-code voor welke btw-categorie
Op het Peppol-netwerk is de samenhang tussen de categorie en de VATEX-code geen aanbeveling: het is een validatieregel. Bepaalde categorieën vereisen een precieze familie van codes. De tabel hieronder geeft de meest structurerende overeenstemmingen weer.
| Btw-categorie | Verwachte VATEX-code(s) | |
|---|---|---|
| G — Uitvoer buiten de EU | VATEX-EU-G | |
| O — Niet aan btw onderworpen | VATEX-EU-O | |
| K — Intracommunautaire levering | VATEX-EU-IC | |
| AE — Verlegging | VATEX-EU-AE | |
| E — Vrijgesteld van btw | VATEX-EU-132 (art. 132), VATEX-EU-D, en andere |
Voor categorie E (vrijgesteld) is de keuze ruimer, omdat vrijstellingen uiteenlopende situaties dekken. Daar komen de codes die rechtstreeks naar de richtlijn verwijzen tot hun recht.
VATEX-codes en de artikelen van Richtlijn 2006/112/EG
De VATEX-lijst wordt gepubliceerd en beheerd door de Europese Commissie, in het kader van het programma "Digital Europe" dat de codelijsten van de Europese e-facturatie beheert. Ze wordt herzien volgens een cyclus van zes maanden. De lijst combineert twee families van codes: codes die een artikel van Richtlijn 2006/112/EG aanduiden (de Europese referentietekst voor de btw) en codes die naar wetgeving van een lidstaat verwijzen.
De "richtlijn"-codes volgen een leesbare logica: VATEX-EU-132 viseert de vrijstellingen van artikel 132 van de richtlijn (activiteiten van algemeen belang), en er bestaan fijnere varianten, zoals VATEX-EU-132-1A voor openbare postdiensten. Deze structuur laat de uitgever toe de exacte juridische grondslag van de vrijstelling aan te wijzen, en laat de ontvanger en de administratie toe die zonder interpretatie te herkennen.
veld code reden
het EN 16931-veld dat VATEX voedt
betrokken categorieën
E, AE, K, G en O
beoogde richtlijn
de btw-grondslag van de "richtlijn"-codes
Conforme vrijgestelde facturen, zonder VATEX-codes te hanteren
YouInv kiest de juiste btw-categorie en een samenhangende VATEX-code op basis van uw situatie, en valideert de factuur voor de verzending via Peppol.
Wat dit verandert voor uw facturatie
Het goede nieuws sluit aan bij de andere bouwstenen van de gestructureerde factuur: u hoeft de codes niet te onthouden. Conforme software leidt de btw-categorie en de VATEX-code af uit de situatie die u beschrijft, en controleert hun samenhang voor de verzending. Een uitvoerfactuur zonder reden, of een verkeerd gecodeerde verlegging, wordt geweigerd nog voor ze vertrekt.
Wat verandert, is het keuzecriterium voor de software. In B2B volstaat een voluit geschreven vrijstellingsvermelding in een PDF niet meer: uw software moet die vermelding kunnen vertalen naar een geldige btw-categorie en VATEX-code. Dat is een punt om nu te controleren, net als de mogelijkheid om documenten in het juiste formaat te verzenden en te ontvangen.
Meer lezen
- De norm EN 16931: het semantische model waar de velden BT-118, BT-120 en BT-121 leven.
- De verlegging van de btw in België: het meest voorkomende gebruik van categorie AE.
- Verplichte vermeldingen op een factuur in België: waar de vrijstellingsvermelding thuishoort.
De referentiebron is doorslaggevend: de Peppol BIS Billing 3.0-documentatie over de reden van vrijstelling en de codelijsten voor elektronische facturatie gepubliceerd door de Europese Commissie.
Wat is een VATEX-code?
Een VATEX-code is een genormaliseerde code die op een e-factuur aangeeft waarom een handeling is vrijgesteld van btw of waarom er geen btw wordt aangerekend. Hij voedt het veld "code reden btw-vrijstelling" (BT-121) van de norm EN 16931, zodat de software van de ontvanger de reden automatisch kan lezen.
Wanneer moet er een VATEX-code op een factuur staan?
Zodra een lijn onder een btw-categorie zonder positief tarief valt: vrijgesteld (E), verlegging (AE), intracommunautaire levering (K), uitvoer buiten de EU (G) of niet aan btw onderworpen (O). Voor die categorieën vereist EN 16931 een reden van vrijstelling, als VATEX-code (BT-121) of als vrije tekst (BT-120).
Wat is het verschil tussen de btw-categorie en de VATEX-code?
De btw-categorie (BT-118) klasseert de handeling: standaard, vrijgesteld, verlegging, intracommunautair, uitvoer, buiten toepassingsgebied. De VATEX-code (BT-121) geeft de juridische reden voor het ontbrekende tarief, vaak door te verwijzen naar een artikel van Richtlijn 2006/112/EG. De twee velden zijn verschillend en moeten samenhangen.
Wie publiceert de lijst van VATEX-codes?
De VATEX-lijst wordt gepubliceerd en beheerd door de Europese Commissie, in het kader van het programma "Digital Europe" dat de codelijsten van de Europese e-facturatie (EN 16931) beheert. Ze wordt bijgewerkt volgens een publicatiecyclus van zes maanden.
Moet u de VATEX-codes uit het hoofd kennen om te factureren?
Nee. Conforme facturatiesoftware kiest de juiste VATEX-code op basis van de btw-categorie die u selecteert en controleert of beide samenhangen. U redeneert in bedrijfssituaties (intracommunautaire verkoop, verlegging), niet in codes.
