Kernpunten
- Peppol BIS-validatie controleert of een factuur voldoet aan de norm EN 16931 en aan de eigen regels van het profiel voordat ze over het netwerk reist.
- De controles zijn geschreven in Schematron, een ISO-taal, en worden door OpenPeppol gepubliceerd als regelbestanden.
- Elke regel draagt een ernst: een fatale fout maakt de factuur ongeldig, een waarschuwing signaleert ze alleen.
- Het validatierapport noemt de gezakte regel, de ernst ervan en de plaats in het document die moet worden verbeterd.
Peppol BIS-validatie, de controle die aan het versturen voorafgaat
Voordat een factuur over het Peppol-netwerk reist, doorstaat ze een automatisch examen: de Peppol BIS-validatie. Die controle gaat regel na regel na of het document goed gevormd, volledig en coherent is. Een factuur die zakt, wordt niet verstuurd: ze wordt afgekeurd en teruggestuurd ter correctie. Deze stap begrijpen betekent begrijpen waarom een factuur vlot vertrekt of geblokkeerd blijft.
De validatie beoordeelt de commerciële inhoud van de factuur niet: ze zegt niet of de prijs juist is. Ze controleert de conformiteit met het formaat. Haar rol is te garanderen dat een document dat door één softwarepakket wordt aanvaard, zonder dubbelzinnigheid door elk ander wordt gelezen, overal op het netwerk.
Dit artikel beschrijft hoe die controle werkt. Voor het profiel zelf leest u Peppol BIS Billing 3.0: wat het formaat bevat; voor de norm die het toepast, De norm EN 16931.
Twee gestapelde regelsets: EN 16931 en Peppol
De validatie steunt niet op één enkele regelset, maar op twee complementaire lagen. De eerste komt van de Europese norm EN 16931: dit zijn de bedrijfsregels van het factuurmodel, gemeenschappelijk voor heel Europa. De tweede wordt toegevoegd door OpenPeppol: dit zijn de regels die eigen zijn aan het profiel, die de norm verfijnen en aanscherpen voor echt gebruik op het netwerk.
Die twee regelsets worden afzonderlijk gepubliceerd. De regels van de norm zitten in één bestand, de Peppol-regels in een ander. Een document moet beide doorstaan om aanvaard te worden: voldoen aan EN 16931 volstaat niet als het zakt voor een Peppol-regel, en het omgekeerde geldt evenzeer.
De regelfamilies die een factuur doorloopt
EN 16931-bedrijfsregels
Dragen een voorvoegsel 'BR-' (business rule): verplichte velden, coherentie van de totalen, regels voor de btw-uitsplitsing.
Regels voor codelijsten
Dragen een voorvoegsel 'BR-CL-': een code voor munt, land of btw-categorie moet tot de verwachte genormaliseerde lijst behoren.
UBL-bindingsregels
Dragen voorvoegsels 'UBL-CR-', 'UBL-DT-', 'UBL-SR-': ze controleren hoe het model in de UBL 2.1-syntax wordt uitgedrukt.
Regels eigen aan Peppol
Dragen een voorvoegsel 'PEPPOL-EN16931-R' of 'PEPPOL-COMMON-R': eisen toegevoegd door OpenPeppol, plus eventuele nationale regels.
Schematron: de taal die de regels uitdrukt
Al die regels zijn in één taal geschreven: Schematron, een ISO-norm ontworpen om XML-documenten te controleren. Waar een XML-grammatica beschrijft welke tags bestaan, drukt Schematron beweringen uit: "dit totaal moet gelijk zijn aan de som van de lijnen", "deze referentie moet aanwezig zijn". Dat is precies wat een factuur nodig heeft.
OpenPeppol publiceert die regels als Schematron-bestanden (de extensie .sch), vrij te downloaden: één bestand voor de EN 16931-regels, één bestand voor de Peppol-regels. Een validator laadt die bestanden, past ze toe op het UBL-bestand van de factuur en maakt een rapport aan, regel per regel. Het is datzelfde mechanisme dat draait in conforme software en in het officiële testhulpmiddel.
regelsets
EN 16931 en Peppol-regels
controletaal
een ISO-norm voor XML
ernstniveaus
fatale fout of waarschuwing
Fatale fout of waarschuwing: wat blokkeert en wat signaleert
Elke regel draagt een ernst, en het is die ernst die het lot van de factuur bepaalt. Een fatale regel maakt het document ongeldig: zolang ze niet gecorrigeerd is, kan de factuur niet worden verstuurd. Een waarschuwingsregel wijst op een gebrek dat aanbevolen is om te verbeteren, maar verhindert het versturen niet.
De ernst valt niet af te leiden uit de tekst van de boodschap: ze wordt gedragen door een kenmerk van de regel in het Schematron-bestand (fatal of warning). In de praktijk leiden alleen fatale fouten tot een afkeuring; waarschuwingen stapelen zich op in het rapport zonder het document te blokkeren.
| Fatale fout | Waarschuwing | |
|---|---|---|
| Maakt de factuur ongeldig | ||
| Verhindert het versturen | ||
| Moet worden gecorrigeerd voor het versturen | ||
| Verschijnt in het validatierapport |
Enkele klassieke fatale regels geven een idee van wat gecontroleerd wordt: een Peppol-factuur moet de identificatie van het bedrijfsproces dragen, ze moet ofwel een kopersreferentie ofwel een referentie van een bestelbon bevatten, en haar bedragen mogen niet meer dan twee decimalen tellen. Elk komt overeen met een precieze regel, geïdentificeerd met haar code in het rapport.
Facturen die de validatie in één keer doorstaan
YouInv valideert uw facturen tegen het profiel Peppol BIS Billing 3.0 voor het versturen: fatale fouten worden gesignaleerd en gecorrigeerd voordat het document op het netwerk vertrekt.
Een afkeurrapport lezen en corrigeren
Wanneer een factuur zakt, weigert de validator ze niet zomaar: hij maakt een gedetailleerd rapport aan. Voor elke gezakte regel geeft het rapport drie dingen: de code van de regel (bijvoorbeeld PEPPOL-EN16931-R003), de ernst ervan en een leesbare boodschap die het probleem beschrijft. Het wijst ook de precieze plaats in het document aan, waardoor u rechtstreeks naar het te corrigeren veld kunt teruggaan.
Een afkeuring lezen gebeurt dus altijd in dezelfde volgorde: de fatal-lijnen opsporen, hun boodschap lezen, het veld lokaliseren, het brongegeven corrigeren en opnieuw valideren. De waarschuwingen worden daarna behandeld, zonder spoed. Op het netwerk neemt een formele afkeuring die door de ontvanger wordt uitgereikt de vorm aan van een Message Level Response, beschreven in De Message Level Response (MLR) van Peppol.
Wat dit verandert voor uw onderneming
Het goede nieuws is dat u de regels niet uit het hoofd moet kennen en geen Schematron hoeft te lezen. Conforme software bevat de officiële regelbestanden, valideert elke factuur voor het versturen en toont u de fouten in klare taal. Uw rol beperkt zich tot het corrigeren van de gesignaleerde gegevens.
Wat verandert, is het keuzecriterium voor het hulpmiddel: het moet vooraf valideren, op de juiste versie van de regels, en u een begrijpelijk rapport teruggeven in plaats van een stille afkeuring. Dat is wat een factuur die in één keer vertrekt onderscheidt van een heen-en-weer van correcties.
Lees ook
- Peppol BIS Billing 3.0: wat het formaat bevat: het profiel dat de validatie afdwingt.
- De norm EN 16931: het semantische model waar de 'BR-'-regels vandaan komen.
- De Message Level Response (MLR) van Peppol: hoe een afkeuring aan de afzender wordt teruggestuurd.
De referentiebron is gezaghebbend: de documentatie Peppol BIS Billing 3.0 gepubliceerd door OpenPeppol.
Wat is Peppol BIS-validatie?
Peppol BIS-validatie is de automatische controle die een e-factuur moet doorstaan voordat ze over het Peppol-netwerk kan reizen. Met Schematron-regels gaat ze na of het document voldoet aan de norm EN 16931 en aan de regels die eigen zijn aan het profiel Peppol BIS Billing 3.0. Een factuur die zakt voor een fatale regel is ongeldig en wordt afgekeurd.
Wat is Schematron in de validatie van een e-factuur?
Schematron is een genormaliseerde taal (ISO) die controleregels uitdrukt over een XML-document. De Peppol-validatieregels worden door OpenPeppol gepubliceerd als Schematron-bestanden (.sch): het ene bevat de EN 16931-regels, het andere de regels die eigen zijn aan Peppol. Een validator past die regels toe op het UBL-bestand en maakt een rapport aan.
Wat is het verschil tussen een fatale fout en een waarschuwing?
Een fatale fout maakt de factuur ongeldig: ze kan niet worden verstuurd zolang ze niet gecorrigeerd is. Een waarschuwing wijst op iets dat beter wordt verbeterd, maar maakt het document niet ongeldig. Alleen fatale fouten leiden tot een afkeuring.
Waarom wordt mijn e-factuur afgekeurd?
Een factuur wordt afgekeurd wanneer ze zakt voor ten minste één fatale validatieregel: een ontbrekend verplicht veld, een totaal dat niet klopt, een code buiten de toegelaten lijst of een vereiste referentie die ontbreekt. Het validatierapport vermeldt de regel in kwestie, de ernst ervan en de plaats in het document.
Wie valideert de factuur op het Peppol-netwerk?
Een conform toegangspunt valideert het document voordat het wordt verstuurd, zodat een niet-conforme factuur niet op het netwerk vertrekt. De ontvanger kan op zijn beurt controleren wat hij ontvangt. Conforme facturatiesoftware bouwt die validatie vooraf in.
