5 étapes pour automatiser votre facturation belge avant la réforme Peppol 2026

À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique devient obligatoire en Belgique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA . Cette réforme majeure va transformer la manière dont environ 1 milliard de factures circulent chaque année dans notre pays .

Cependant, attention : l'envoi d'un simple PDF par email ne sera plus suffisant . En effet, les factures devront désormais être structurées et transmises via le réseau sécurisé Peppol . Les sanctions en cas de non-conformité sont dissuasives : 1.500€ pour la première infraction, puis 3.000€, et jusqu'à 5.000€ pour les infractions suivantes .

Plutôt que de subir cette réforme, nous vous proposons de l'anticiper. Dans cet article, nous détaillons les 5 étapes essentielles pour automatiser votre facturation belge avant 2026. Non seulement vous serez en conformité avec la nouvelle législation, mais vous gagnerez également en efficacité et en tranquillité d'esprit. Pour faciliter cette transition, l'État a d'ailleurs prévu des mesures fiscales de soutien, comme une déduction pour investissement numérique portée à 20% et une déduction de frais majorée de 120% pour les programmes de facturation .

Étape 1 : Comprendre ce que change Peppol 2026

La réforme belge de la facturation électronique représente bien plus qu'un simple changement administratif. Elle constitue une transformation profonde du mode d'échange commercial entre entreprises. Avant d'entamer votre transition, prenons le temps de comprendre précisément ce que change Peppol 2026.

Pourquoi la facturation électronique devient obligatoire

Le gouvernement belge a décidé d'imposer la facturation électronique structurée pour plusieurs raisons fondamentales. Tout d'abord, cette réforme vise à moderniser l'économie en digitalisant complètement les échanges commerciaux entre entreprises [1]. Chaque année, environ 1 milliard de factures s'échangent en Belgique [2]. L'automatisation du traitement de ces documents pourrait générer des gains d'efficacité considérables, estimés à 1,6 milliard d'euros d'économies annuelles déjà réalisées, avec un potentiel supplémentaire de 1,8 milliard d'euros [2].

De plus, cette mesure jouera un rôle crucial dans la lutte contre la fraude à la TVA. En 2018, cette fraude a représenté 10,8% de recettes en moins par rapport aux estimations, soit environ 3,6 milliards d'euros [3]. Grâce au contrôle automatique des transactions, les autorités pourront mieux détecter les irrégularités.

La transition vers la facturation électronique s'inscrit également dans un cadre européen plus large, avec la directive ViDA, visant à moderniser la collecte de la TVA [1]. Elle constitue en fait la première étape vers l'e-reporting en temps quasi réel que la Belgique prévoit de mettre en place en 2028 [3].

Enfin, cette réforme répond à des objectifs environnementaux en réduisant significativement la consommation de papier [4].

Différence entre PDF et facture structurée

Une confusion fréquente persiste concernant ce qu'est réellement une facture électronique. Pour de nombreux entrepreneurs, l'envoi d'un PDF par email constitue déjà une forme de facturation électronique. Or, ce n'est pas suffisant pour répondre aux nouvelles exigences légales.

La législation belge reconnaît actuellement deux types de factures électroniques :

1. La facture électronique "ordinaire" (comme un PDF) dont la structure et la mise en page sont libres

2. La facture électronique structurée qui sera obligatoire à partir du 1er janvier 2026 [5]

La différence fondamentale réside dans le traitement automatisé. Un fichier PDF est simplement un document lisible par l'humain, avec du texte formaté et des logos. Bien que des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) permettent d'en extraire des données, ce processus reste sujet aux erreurs [5].

En revanche, une facture électronique structurée est un fichier numérique (généralement au format XML) conçu pour être traité automatiquement par les logiciels comptables, sans aucune intervention manuelle [6]. Elle utilise un langage standardisé appelé UBL (Universal Business Language) qui définit des "balises" spécifiques pour chaque élément d'information [5].

Par exemple, pour indiquer la date d'émission, une balise standardisée comme <cbc:IssueDate>2026-01-01</cbc:IssueDate> sera utilisée, permettant aux systèmes informatiques d'identifier et de traiter correctement cette information [5].

Le rôle du réseau Peppol dans la réforme

Le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement Online) constitue la pierre angulaire de cette réforme. Il s'agit d'un réseau sécurisé international qui propose un cadre clair, un format standardisé et une série d'applications pratiques pour faciliter la facturation électronique [5].

On peut comparer Peppol à un réseau postal numérique ou de télécommunications pour les factures [1][7]. Chaque entreprise possède un identifiant unique Peppol (en Belgique, basé sur le numéro d'entreprise BCE) [1]. Lorsqu'une facture est émise, elle est d'abord envoyée au point d'accès auquel est connecté l'émetteur. Si le destinataire est affilié au même point d'accès, la facture lui sera directement transférée. Dans le cas contraire, elle sera transmise au point d'accès du destinataire via une application centrale [5].

Ce système fonctionne selon le principe "une connexion unique pour communiquer avec tout le monde" [4]. Les entreprises choisissent un point d'accès unique, indépendamment de ceux utilisés par leurs partenaires commerciaux. L'échange entre les points d'accès est gratuit, mais les opérateurs économiques doivent conclure un contrat avec un point d'accès pour adhérer au réseau [5].

Les avantages de ce système sont multiples :

• Transmission automatique sécurisée

• Intégration directe sans ressaisie

• Traçabilité renforcée

• Risque d'erreur humaine considérablement réduit [1]

Qui est concerné par la réforme en Belgique

À partir du 1er janvier 2026, l'obligation de facturation électronique concernera toutes les entreprises belges assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille (grandes entreprises, PME, indépendants) [3]. Cela s'applique également aux membres d'unités TVA et aux établissements stables belges [7].

Concrètement, cette obligation vise :

• Les indépendants et professions libérales (médecins, avocats, consultants...)

• Les commerçants et artisans (restaurants, magasins, coiffeurs...)

• Les PME et TPE de tous secteurs

• Les grandes entreprises

• Les ASBL assujetties à la TVA [1]

Toutefois, certaines catégories sont exemptées, notamment :

• Les assujettis étrangers non établis en Belgique, même s'ils y sont enregistrés à des fins de TVA

• Les entités belges effectuant exclusivement des opérations exonérées (secteurs financier, médical, éducatif, social, sportif ou culturel)

• Les assujettis en faillite (dont le numéro de TVA est encore actif)

• Les fournisseurs sous régime forfaitaire [3][7]

Il est important de noter que cette obligation concerne uniquement les transactions entre entreprises (B2B) et celles avec les pouvoirs publics (B2G). Les factures destinées aux clients privés (B2C) ne sont pas soumises à cette obligation [3].

Pour la facturation aux pouvoirs publics (B2G), une réglementation spécifique s'applique déjà. La facturation électronique est obligatoire pour les contrats publiés après le 1er mars 2024, généralement pour ceux d'une valeur supérieure ou égale à 3.000 euros HTVA [3].

En cas de non-respect de ces nouvelles obligations, des amendes forfaitaires sont prévues :

• 1.500 € pour la première infraction

• 3.000 € pour la deuxième infraction

• 5.000 € pour les infractions suivantes [8]

De plus, un client incapable de recevoir ou de traiter correctement une facture électronique structurée ne disposera pas d'une facture conforme, ce qui pourrait empêcher l'exercice du droit à déduction de TVA [3].

À noter également qu'en 2026, il ne suffira pas simplement de changer de format. Les entreprises devront repenser certains processus et s'assurer que leurs systèmes informatiques sont compatibles avec le réseau Peppol [1].

Étape 2 : Digitaliser votre processus de facturation

Maintenant que nous comprenons les exigences de la réforme Peppol, passons à l'action en digitalisant votre processus de facturation. Cette étape cruciale vous permettra de vous adapter rapidement à la nouvelle réglementation tout en bénéficiant d'avantages immédiats en termes d'efficacité et de réduction d'erreurs.

Identifier les factures concernées (B2B uniquement)

La première tâche consiste à déterminer précisément quelles factures devront être émises en format électronique structuré. À partir du 1er janvier 2026, l'obligation concerne exclusivement les transactions entre entreprises (B2B) [5]. Ainsi, si vous facturez principalement des particuliers (B2C), une partie importante de votre facturation ne sera pas concernée par cette réforme.

En revanche, toute prestation de services et toute livraison de marchandises effectuées en Belgique d'un point de vue TVA entre professionnels devra obligatoirement passer par le format électronique structuré [5]. Prenez donc le temps d'analyser votre portefeuille clients pour identifier la proportion de clients professionnels disposant d'un numéro de TVA.

Par ailleurs, certaines catégories d'entreprises sont exemptées de cette obligation, notamment:

• Les fournisseurs sous régime forfaitaire

• Les entreprises en faillite

• Les assujettis à la TVA réalisant uniquement des opérations exonérées [5]

Si vous êtes actuellement en facturation manuelle (Word, Excel) ou si vous envoyez des PDF par email, sachez que ces pratiques ne seront plus valables juridiquement pour vos transactions B2B à partir de 2026 [5]. En effet, l'envoi d'une facture en PDF par e-mail ou via une plateforme ne suffira donc plus [5].

Choisir un logiciel de facturation compatible Peppol

Pour vous conformer à la nouvelle réglementation, vous devez impérativement utiliser un logiciel conçu pour fonctionner via le réseau Peppol [5]. Ce logiciel doit pouvoir:

• Générer des factures dans un format structuré (comme XML)

• Transmettre automatiquement ces factures via un Peppol Access Point reconnu

• Recevoir et traiter les factures électroniques entrantes [9]

Le choix de votre solution dépend grandement de votre situation actuelle. Ainsi, différentes options s'offrent à vous selon votre méthode de facturation:

Si vous utilisez déjà un logiciel comptable (comme Exact, Octopus ou Yuki), vérifiez auprès de votre fournisseur si celui-ci prend en charge ou prévoit d'intégrer Peppol [9]. La plupart des solutions établies proposent déjà cette fonctionnalité ou prévoient une mise à jour avant 2026.

Si vous utilisez un outil de facturation spécifique (comme Billit, CoManage ou Teamleader), la majorité des solutions belges ont déjà établi une connexion avec Peppol ou sont en train de l'intégrer [9].

En revanche, si vous facturez encore dans Word ou Excel, un changement plus important sera nécessaire puisque vous devrez adopter une solution numérique compatible avec le réseau Peppol [9].

Enfin, si vous passez par un comptable pour votre facturation, discutez avec lui de la meilleure approche. Néanmoins, même dans ce cas, vous devrez être en mesure de fournir vos factures sous forme numérique structurée [9].

Le SPF Finances met à disposition une liste officielle des logiciels conformes sur son portail dédié à la facturation électronique [4]. Cette liste distingue trois catégories de solutions:

• Les logiciels d'envoi uniquement (émission des factures électroniques)

• Les logiciels d'envoi et de réception (permettant une gestion bilatérale)

• Les logiciels intégrés (émission, réception et traitement automatique dans un ERP ou logiciel comptable) [10]

Exemples de solutions disponibles sur le marché belge

Le marché belge offre aujourd'hui un large éventail de solutions adaptées à tous types d'entreprises, quelle que soit leur taille. En effet, ces dernières années, de nombreuses solutions sont apparues, y compris pour les entreprises ayant un faible volume de factures [5].

Parmi les solutions les plus populaires, on retrouve:

Pour les indépendants et TPE: Plusieurs plateformes proposent des formules gratuites ou à coût limité [5]. Par exemple, Youinv offre une formule gratuite permettant d'envoyer des factures conformes Peppol UBL 2.1 en quelques clics [10]. Plus de 2000 entreprises belges utilisent déjà cette solution qui assure validation en temps réel et archivage légal automatique [10].

D'autres alternatives comme Dolibarr (plateforme open-source), Odoo Community (version gratuite), InvoicePlane ou Henrri proposent également des formules gratuites ou à coût limité compatibles avec la facturation électronique obligatoire [10].

Pour les PME: Des solutions comme Billtobox proposent une application mobile et web pour gérer facilement vos factures et paiements électroniques, entièrement conforme aux normes Peppol [1]. Billit vérifie automatiquement si vos partenaires sont connectés au réseau Peppol pour faciliter l'envoi et la réception des factures [10].

Pour les entreprises avec des besoins spécifiques: Certains logiciels sont adaptés à des secteurs particuliers. Par exemple, Trustup Pro est spécifiquement conçu pour les professionnels du bâtiment [4], tandis que Cegid Invoice & Financing permet de centraliser toutes vos factures d'achat, qu'elles soient en PDF, image, format papier encodé manuellement ou facture structurée [3].

En termes de tarification, de nombreux éditeurs proposent des formules gratuites pour une utilisation limitée [9]. Par exemple, Odoo offre un accès gratuit et illimité pour envoyer et recevoir des documents électroniques via Peppol [1]. D'autres fonctionnent avec un système de crédits ou facturent chaque document envoyé ou reçu, ce qui peut représenter un coût non négligeable pour les entreprises émettant un grand volume de factures [1].

Il est important de noter que le SPF Finances ne recommande aucun produit spécifique et que l'exactitude des données relatives aux logiciels relève de la responsabilité des entreprises qui les ont inscrits sur la liste officielle [4]. Par conséquent, prenez le temps de comparer les différentes solutions en fonction de vos besoins spécifiques, de votre secteur d'activité et de votre budget.

Enfin, n'oubliez pas que la transition vers la facturation électronique représente un investissement initial qui sera rapidement rentabilisé. En effet, le coût d'une facture électronique est réduit de 75% par rapport à une facture traditionnelle [3]. De plus, pour soutenir cette transition, le gouvernement a mis en place des mesures fiscales comme une déduction pour investissement numérique portée à 20% et une déduction de frais majorée de 120% pour les programmes de facturation.

Étape 3 : Connecter votre comptabilité

Une fois votre logiciel de facturation électronique choisi, l'étape cruciale consiste à l'intégrer à votre système comptable existant. La connexion entre ces deux éléments déterminera l'efficacité de votre transition vers Peppol et maximisera les bénéfices de l'automatisation.

Vérifier la compatibilité de votre ERP ou logiciel comptable

Avant tout investissement, évaluez si votre solution actuelle est prête pour Peppol. Votre système ERP (comme SAP, Microsoft Dynamics, Exact ou Odoo) est au cœur de l'administration de votre entreprise et sa compatibilité avec le réseau Peppol est fondamentale [6].

Tout d'abord, contactez votre fournisseur de logiciel actuel pour savoir si celui-ci prend en charge ou prévoit d'intégrer Peppol d'ici 2026 [11]. La majorité des outils belges ont déjà établi une connexion ou prévoient une mise à jour avant l'échéance légale [11]. Le SPF Finances publie d'ailleurs une liste des applications logicielles conformes que vous pouvez consulter pour vérifier si votre solution y figure [7].

Par ailleurs, deux options principales s'offrent à vous selon votre situation :

1. Votre ERP propose un connecteur Peppol natif : Certains systèmes intègrent déjà cette fonctionnalité ou proposent un module complémentaire. Cette solution est généralement la plus simple mais peut s'avérer limitée pour des environnements complexes [6].

2. Votre ERP n'est pas compatible : Dans ce cas, plusieurs alternatives existent :

   • Migrer vers une solution compatible (option coûteuse et chronophage)

   • Utiliser un service de conversion comme Peppol Box Integrations qui adapte vos systèmes existants au format UBL/Peppol sans perturber votre organisation [8]

   • Opter pour une solution d'intégration via API, SFTP ou autres connecteurs pour relier votre système au réseau [12]

Une analyse approfondie de vos besoins est essentielle. Posez-vous ces questions : quel type de documents échangez-vous (factures, notes de crédit, bons de commande) ? Vos données de base (numéros de commande, données TVA) sont-elles complètes et correctes ? [6]

Travailler avec un Access Point certifié Peppol

Pour envoyer et recevoir des factures électroniques via Peppol, vous devez obligatoirement passer par un point d'accès certifié [2]. Ces intermédiaires, aussi appelés prestataires de services ou programmes de facturation, sont des programmes certifiés permettant d'émettre et/ou de recevoir des factures via le réseau Peppol [5].

Le choix de votre Access Point est déterminant pour le succès de votre transition. Plusieurs critères doivent guider votre décision :

• Certification officielle Peppol (indispensable)

• Interface disponible en français

• Qualité et réactivité du support client

• Transparence des tarifs

• Capacité d'intégration avec votre comptabilité [2]

En Belgique, il existe actuellement 288 applications agréées dans le cadre de la facturation électronique [5]. Parmi les points d'accès disponibles, on peut citer BFS Accountant, PeppolGo, Billit, ING, Odoo Facturation, etc. Attention toutefois, tous ne proposent pas les mêmes fonctionnalités : certains ne permettent que la réception ou l'émission de factures, d'autres sont limités à une langue ou n'offrent pas de lien direct avec votre comptabilité [5].

Si vous travaillez avec une solution dans laquelle vous fournissez vous-même l'UBL, vous devrez veiller personnellement à ce que votre facture électronique réponde à toutes les spécifications Peppol et aux exigences de votre client (champs correctement remplis, format conforme, validation préalable) [6].

L'activation de votre identifiant Peppol est généralement rapide. Avec certains fournisseurs comme Peppol Box, elle se déroule en quelques étapes : inscription en ligne avec votre numéro TVA, validation automatique via la BCE, réception de votre identifiant unique, puis communication à vos fournisseurs [2].

Coordination avec votre comptable ou fiduciaire

Un aspect souvent négligé mais essentiel de la transition vers Peppol concerne la coordination avec votre comptable ou fiduciaire. Si vous faites appel à un expert-comptable pour votre comptabilité, il est préférable de vous coordonner avec lui avant de choisir votre solution [13].

Néanmoins, une idée reçue importante à clarifier : votre comptable ne peut pas gérer Peppol à votre place. C'est votre entreprise qui doit avoir son propre accès Peppol. Votre comptable pourra recevoir vos factures exportées, mais ne peut pas les recevoir en votre nom [2].

Pour faciliter cette transition, plusieurs options d'intégration sont possibles :

• Export comptable simplifié : Certaines solutions proposent un export compatible avec tous les logiciels comptables belges comme Sage BOB, Winbooks, Win Auditor, Horus et autres [9]

• Modes de transmission variés : Lien de téléchargement, espace comptable dédié, email automatique ou synchronisation directe sur l'ordinateur de votre comptable [9]

• Formats adaptables : Format électronique UBL Peppol ou PDF selon la préférence de votre comptable [9]

Des entreprises comme Integral Software ont développé des solutions qui répondent spécifiquement aux besoins des indépendants et petites entreprises gérées par des comptables et fiduciaires. Ces logiciels de comptabilité et de gestion intègrent la facturation électronique Peppol de manière fluide et intuitive [14].

Selon votre logiciel comptable, certaines plateformes peuvent être plus adaptées. Par exemple, si votre comptabilité n'est pas sur HORUS, vous pouvez demander son transfert ou utiliser un Point d'Accès universel comme Billit. Si vous utilisez WINAUDITOR, PeppolGo pourrait être plus approprié [5].

Pour être opérationnel au 1er janvier 2026, tous les acteurs économiques doivent lancer leur mise en conformité dès maintenant. Cette anticipation vous permettra de vous familiariser avec les nouveaux environnements informatiques et de tester le système Peppol en fonction des spécificités de votre secteur d'activités ou de votre organisation interne [5].

N'oubliez pas que l'obligation de facturation électronique via Peppol ne porte pas atteinte à votre droit de gérer vous-même votre comptabilité, pour autant que vous respectiez les obligations légales. Vous devrez simplement être en mesure de travailler avec des factures électroniques dans un format structuré [11].

Étape 4 : Automatiser le suivi et les relances

Après avoir connecté votre solution de facturation à votre comptabilité, il est temps d'exploiter un avantage majeur de la facturation électronique : l'automatisation du suivi et des relances. Contrairement aux factures traditionnelles, le format électronique structuré permet de mettre fin aux fastidieux suivis manuels et aux oublis coûteux.

Mise en place de rappels automatiques de paiement

La gestion des retards de paiement représente un défi majeur pour de nombreuses entreprises. Heureusement, la facturation électronique facilite grandement l'automatisation des rappels. Si certains logiciels n'offrent pas la possibilité d'envoyer des rappels directement via le réseau Peppol, de nombreuses solutions permettent néanmoins d'automatiser cette tâche via email ou dans vos progiciels de gestion [15].

Pour mettre en place ces rappels automatiques, plusieurs options s'offrent à vous :

• Paramétrage personnalisé : Définissez le délai à partir duquel une facture est considérée comme en retard et nécessite un rappel. Par exemple, certaines solutions comme Teamleader Focus vous permettent de programmer l'envoi d'un rappel automatique après un nombre spécifique de jours de retard [16].

• Séquence de rappels : Configurez une série de relances avec une gradation dans le ton. Avec Billit, dès qu'une facture présente un retard de paiement de 2 jours, un rappel est envoyé tous les 7 jours, jusqu'à un maximum de 5 rappels [4].

• Suivi des rappels envoyés : Visualisez l'historique complet des rappels grâce à des fonctionnalités comme la colonne "Dernier rappel" qui indique la fréquence à laquelle la facture a déjà fait l'objet d'une relance [16].

Attention toutefois : pour que les rappels automatiques fonctionnent efficacement, il est souvent nécessaire de connecter votre compte bancaire à votre logiciel de facturation. Cette connexion permet le rapprochement automatique des paiements, facilitant ainsi l'envoi ciblé des rappels uniquement aux factures réellement impayées [4].

Suivi en temps réel des statuts de factures

L'un des avantages les plus significatifs de la facturation électronique Peppol est la visibilité en temps réel sur tout le cycle de vie des factures. Fini le temps où vous deviez attendre pour savoir si votre client avait bien reçu ou traité votre facture.

Avec Peppol, chaque facture devient traçable de bout en bout, comme un colis que l'on suit étape par étape [10]. Le système prévoit plusieurs statuts obligatoires qui vous informent instantanément de l'avancement :

• Déposée : confirmation que votre facture est conforme et intégrée dans le circuit

• Rejetée : notification en cas d'anomalie technique détectée

• Refusée : alerte en cas de contestation commerciale de la part du client

• Encaissée : confirmation du paiement partiel ou total [10]

Au-delà de ces statuts obligatoires, de nombreux logiciels proposent des statuts supplémentaires pour un suivi encore plus précis. Cette traçabilité renforcée vous offre une visibilité accrue sur votre trésorerie et élimine la possibilité pour les débiteurs de prétendre qu'ils n'ont pas reçu correctement une facture [17].

Concrètement, vous recevez des notifications instantanées à chaque changement de statut, ce qui vous permet de réagir rapidement et d'optimiser votre flux de trésorerie [18]. Par exemple, si une facture est rejetée, vous en êtes immédiatement informé et pouvez corriger le problème sans attendre, minimisant ainsi les retards de paiement [18].

Réduction des erreurs et des tâches manuelles

L'automatisation du suivi et des relances génère des gains d'efficacité considérables pour votre entreprise. En effet, le traitement manuel de la documentation comptable est non seulement chronophage, mais aussi coûteux, puisqu'il représente entre 3 et 15 euros par facture [1].

Le format UBL standardisé utilisé dans Peppol garantit plusieurs avantages concrets :

• Lecture et enregistrement automatiques des factures, ainsi que leur paiement automatique après approbation [3]

• Diminution significative des erreurs humaines grâce à la réduction du travail manuel [3]

• Visibilité en temps réel sur vos liquidités et votre gestion financière [3]

• Paiements plus rapides grâce à l'automatisation du traitement [3]

Bien que Peppol améliore considérablement l'efficacité des échanges, il est important de noter qu'il ne réduira pas nécessairement le nombre de mauvais payeurs [17]. En effet, le non-paiement est souvent le symptôme de problèmes financiers plus profonds, de conflits ou de négligence, que la technologie seule ne peut résoudre [17].

Néanmoins, l'automatisation élimine les oublis de factures et produit une piste d'audit numérique complète de toute la documentation [1]. Cela facilite grandement la gestion des litiges éventuels et offre une traçabilité parfaite en cas de contrôle.

Pour maximiser les bénéfices de l'automatisation, certains fournisseurs comme TCM Belgium recommandent d'envisager des intégrations systèmes plus poussées lors de la mise en œuvre de Peppol. Par exemple, vous pouvez explorer des connexions API avec vos systèmes clients et plateformes comptables pour améliorer encore davantage le suivi des factures impayées [17].

En fin de compte, une facturation rapide et sans erreur améliore considérablement le suivi des paiements et réduit les délais de règlement [19]. Les rappels et relances programmés garantissent une meilleure gestion des créances clients et un flux de trésorerie plus stable, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier plutôt que sur des tâches administratives chronophages.

Étape 5 : Assurer la conformité et l'archivage

Pour finaliser votre transition vers la facturation électronique, la dernière étape concerne la conformité réglementaire et l'archivage approprié. Cette dimension souvent négligée garantira pourtant que votre entreprise évite les sanctions tout en optimisant les avantages fiscaux disponibles.

Respecter les normes européennes (EN16931, UBL)

La conformité aux normes techniques constitue le socle d'une facturation électronique valide. Votre système doit impérativement respecter la norme européenne EN16931, qui définit un format de facture électronique clair et cohérent [20]. Cette norme garantit l'harmonisation des pratiques de facturation dans toute l'Union européenne et facilite le traitement automatique des documents.

Concrètement, pour être conforme, votre facture électronique doit :

• Utiliser des fichiers XML structurés au format UBL (Universal Business Language) [21]

• Inclure tous les champs obligatoires pour être juridiquement valable [22]

• Être validée avant envoi pour détecter d'éventuelles incohérences [22]

• Respecter le format Peppol-BIS, qui est aligné sur la norme EN16931 [23]

Ces standards techniques permettent d'assurer que vos factures pourront être traitées automatiquement par les systèmes informatiques de vos clients, sans intervention manuelle.

Archivage légal des factures électroniques

Les règles d'archivage ne changent pas avec la facturation électronique, mais cette transition offre l'opportunité d'optimiser votre politique d'archivage [24]. Depuis la loi du 20 novembre 2022, les assujettis doivent conserver leurs documents fiscaux pendant 10 ans à compter du 1er janvier de l'année suivant leur émission [25].

L'Administration belge impose quatre conditions essentielles pour un archivage électronique valide :

• Conservation pendant la durée légale minimale (10 ans pour les factures)

• Maintien des garanties d'authenticité et d'intégrité du contenu

• Préservation de la lisibilité des documents

• Stockage accessible depuis la Belgique [26]

Vous avez le choix entre un archivage papier ou électronique. Toutefois, pour réaliser des économies maximales, privilégiez un archivage entièrement numérique en scannant de façon conforme les factures papier éventuelles [26]. En cas de contrôle fiscal, vous devez pouvoir communiquer ces factures sans délai à toute demande du SPF Finances [24].

Éviter les sanctions : amendes prévues par l'arrêté royal

L'Arrêté Royal du 8 juillet 2025 prévoit des sanctions dissuasives pour les entreprises qui ne respecteraient pas l'obligation de facturation électronique. Les amendes forfaitaires s'élèvent à :

• 1.500 € pour la première infraction

• 3.000 € pour la deuxième infraction

• 5.000 € pour les infractions suivantes [27][6]

Un délai de grâce de trois mois est appliqué entre deux infractions. Ce n'est qu'à l'expiration de ce délai qu'une nouvelle infraction sera considérée comme une récidive pour le calcul du montant de l'amende [27].

Par ailleurs, le non-respect des normes peut aussi entraîner le refus du droit à déduction de la TVA, tant pour le client que pour le fournisseur [24].

Profiter des déductions fiscales (20% et 120%)

Pour alléger l'impact financier de cette transition, le gouvernement a mis en place deux mesures fiscales avantageuses :

1. Déduction pour investissement numérique majorée à 20% : Applicable à partir du 1er janvier 2025 pour les immobilisations en actifs numériques [8][28]

2. Déduction majorée de 120% des frais : Valable de 2024 à 2027 pour les PME et indépendants utilisant des formules d'abonnement [8]

Cette dernière mesure concerne spécifiquement :

• Les frais d'abonnement périodiques aux packs de facturation électronique

• Les frais de conseil engagés pour la préparation ou la mise en œuvre des obligations [8]

Néanmoins, certaines dépenses ne sont pas éligibles, notamment les amortissements pour les frais liés aux packages de facturation ou l'achat d'un package comptable complet [28].

Ces incitations fiscales rendent judicieux l'investissement immédiat dans une solution de facturation électronique conforme, plutôt que d'attendre la dernière minute avant l'échéance de 2026.

Conclusion

La transition vers la facturation électronique obligatoire en 2026 représente certainement un défi pour de nombreuses entreprises belges. Néanmoins, cette réforme constitue également une opportunité unique de moderniser vos processus et d'optimiser votre gestion administrative. En suivant les cinq étapes présentées dans cet article, vous pouvez non seulement vous conformer aux nouvelles exigences légales, mais aussi transformer une contrainte réglementaire en avantage compétitif.

Rappelons que dès le 1er janvier 2026, l'envoi d'un simple PDF par email ne sera plus valable juridiquement pour vos transactions B2B. Par conséquent, anticiper cette échéance vous permettra d'éviter les amendes dissuasives allant de 1.500€ à 5.000€, tout en bénéficiant des avantages considérables de l'automatisation.

Les bénéfices d'une transition anticipée sont multiples. D'abord, vous réduirez significativement vos coûts administratifs, puisqu'une facture électronique coûte 75% moins cher qu'une facture traditionnelle. Ensuite, l'automatisation du suivi et des relances améliorera votre trésorerie grâce à des paiements plus rapides et une meilleure visibilité sur vos créances. Enfin, l'intégration à votre comptabilité éliminera les ressaisies manuelles et diminuera considérablement les risques d'erreurs.

Pour faciliter cette transition, le gouvernement belge a d'ailleurs prévu des incitations fiscales attractives, notamment une déduction pour investissement numérique portée à 20% et une déduction majorée de 120% des frais d'abonnement aux solutions de facturation électronique. Ces avantages fiscaux rendent l'investissement immédiat particulièrement judicieux.

Le temps presse désormais. Plutôt que d'attendre la dernière minute et risquer une mise en conformité précipitée, commencez dès maintenant à explorer les différentes solutions disponibles sur le marché belge. Évaluez vos besoins spécifiques, comparez les fonctionnalités offertes et choisissez l'outil qui s'intégrera le mieux à votre environnement existant.

Sans aucun doute, les entreprises qui anticipent cette réforme se positionneront favorablement face à leurs concurrents. Elles pourront non seulement éviter le stress d'une adaptation urgente, mais également optimiser leurs processus administratifs bien avant l'échéance légale. Alors, pourquoi attendre 2026 quand vous pouvez dès aujourd'hui transformer votre facturation et gagner en efficacité ?

FAQs

Q1. Qu'est-ce que la réforme Peppol 2026 et qui est concerné ? La réforme Peppol 2026 rend obligatoire la facturation électronique structurée pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA à partir du 1er janvier 2026. Elle concerne les transactions B2B et B2G, mais pas les factures destinées aux particuliers.

Q2. Quels sont les avantages de la facturation électronique via Peppol ? La facturation électronique via Peppol permet une réduction des coûts administratifs, un traitement automatisé des factures, un suivi en temps réel des statuts, une diminution des erreurs et des délais de paiement plus courts. Elle offre également une meilleure visibilité sur la trésorerie.

Q3. Comment choisir un logiciel de facturation compatible Peppol ? Pour choisir un logiciel compatible Peppol, vérifiez s'il peut générer des factures au format structuré, les transmettre via un point d'accès Peppol certifié et s'intégrer à votre comptabilité. Consultez la liste officielle des logiciels conformes publiée par le SPF Finances.

Q4. Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité à la réforme ? Les sanctions prévues sont des amendes forfaitaires de 1.500 € pour la première infraction, 3.000 € pour la deuxième et 5.000 € pour les suivantes. De plus, le non-respect des normes peut entraîner le refus du droit à déduction de la TVA.

Q5. Existe-t-il des aides financières pour la transition vers la facturation électronique ? Oui, le gouvernement belge a mis en place des incitations fiscales, notamment une déduction pour investissement numérique de 20% et une déduction majorée de 120% des frais d'abonnement aux solutions de facturation électronique pour les PME et indépendants.