La facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA à partir du 1er janvier 2026 . Pourtant, alors que cette échéance se rapproche rapidement, seulement 25% des entreprises semblent actuellement prêtes à envoyer et recevoir des factures électroniques structurées .

En effet, la situation est préoccupante. Au 1er avril 2025, le SPF Économie recensait un peu plus de 260.000 entreprises connectées au réseau Peppol, et à ce rythme, seulement la moitié des 1,2 million d'entreprises belges seront prêtes pour l'échéance . Plus alarmant encore, en 2025, seulement 4% des factures sont structurées, un chiffre qui stagne depuis 2022 .

La facturation électronique en Belgique ne se limite pas à l'envoi de PDF par email. À partir de 2026, le format papier — et même le PDF — deviendra insuffisant . Ce changement concerne toutes les transactions B2B et nécessite l'adoption d'un format structuré permettant une reconnaissance et un traitement automatique par la plupart des logiciels comptables, avec un minimum d'intervention manuelle .

Dans cet article, nous allons examiner ce que les experts ne vous disent pas toujours sur cette transition majeure. Nous verrons ce qu'est réellement une facture électronique structurée, les obligations légales précises, les avantages concrets pour votre entreprise et, surtout, comment vous préparer efficacement avant que l'échéance ne vous prenne au dépourvu.

Ce qu’est vraiment une facture électronique structurée

La facturation électronique structurée représente bien plus qu'un simple document numérique. Contrairement aux idées reçues, il ne s'agit pas uniquement de dématérialiser une facture papier en la transformant en fichier informatique. Cette notion mérite d'être clarifiée pour comprendre les changements majeurs qu'elle implique pour les entreprises belges.

Différence entre PDF et facture électronique

Une confusion fréquente consiste à croire qu'envoyer un PDF par email constitue déjà de la facturation électronique. Ce n'est pas le cas. Le PDF, bien que numérique, n'est qu'une image numérisée d'une facture - un "document électronique" mais pas une véritable "facture électronique structurée".

La différence fondamentale réside dans la structure des données. Un PDF traditionnel est illisible par les systèmes informatiques sans intervention humaine ou sans logiciel d'OCR (reconnaissance optique de caractères). En revanche, une facture électronique structurée contient des données organisées dans un format standardisé, permettant leur traitement automatique de bout en bout.

Ainsi, lorsqu'une facture électronique structurée est reçue, les informations comme le montant, la TVA, les coordonnées du fournisseur ou les références sont automatiquement reconnues et traitées par le logiciel comptable du destinataire. Cette automatisation élimine la ressaisie manuelle et réduit considérablement les erreurs.

Pourquoi le format XML/UBL est obligatoire

Le format XML/UBL (Universal Business Language) s'impose comme standard pour plusieurs raisons majeures. D'abord, il offre une structure universelle et normalisée, permettant l'interopérabilité entre différents systèmes informatiques, quelle que soit leur origine.

Par ailleurs, le format XML/UBL intègre des balises prédéfinies qui identifient clairement chaque élément d'information (date d'émission, montant HT, TVA, etc.). Cette standardisation facilite l'extraction automatique des données et leur traitement par les logiciels comptables sans intervention manuelle.

En outre, ce format garantit l'intégrité des données et la conformité légale. Les informations obligatoires sont structurées selon des règles précises, ce qui assure leur validité juridique et fiscale. Le XML/UBL permet également d'inclure des signatures électroniques qui authentifient l'origine de la facture et garantissent qu'elle n'a pas été modifiée.

Enfin, ce format facilite les contrôles fiscaux automatisés, un aspect particulièrement important dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, l'un des objectifs majeurs de cette réforme.

Le rôle du réseau Peppol dans la transmission

Le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) constitue l'infrastructure de transmission privilégiée pour l'échange de factures électroniques en Belgique. Ce réseau international standardisé fonctionne selon un principe similaire à celui des emails, mais avec des garanties supplémentaires de sécurité et de traçabilité.

Concrètement, Peppol repose sur un modèle de "quatre coins" :

1. L'émetteur de la facture

2. Le point d'accès Peppol de l'émetteur

3. Le point d'accès Peppol du destinataire

4. Le destinataire final de la facture

Ce fonctionnement présente de nombreux avantages. Premièrement, il garantit un haut niveau de sécurité dans la transmission des données sensibles. De plus, il assure une traçabilité complète des échanges, avec confirmation de réception et d'intégration des factures.

La simplicité constitue un autre atout majeur : une entreprise n'a besoin que d'un seul point d'accès Peppol pour communiquer avec tous ses partenaires commerciaux, éliminant la nécessité de multiples connexions ou interfaces. Cela facilite considérablement les échanges transfrontaliers, particulièrement importants pour une économie ouverte comme celle de la Belgique.

Enfin, l'adoption du réseau Peppol s'inscrit dans une démarche européenne harmonisée, permettant de simplifier les transactions commerciales au-delà des frontières nationales tout en garantissant leur conformité aux exigences légales et fiscales de chaque pays.

Les obligations légales à partir de 2026

En septembre 2026, un changement majeur attend les entreprises françaises avec l'entrée en vigueur des nouvelles obligations de facturation électronique. Cette réforme, qui a fait l'objet d'un report dans la loi de finances 2024, définit désormais un cadre réglementaire précis que toutes les organisations doivent anticiper.

Qui est concerné par la réforme ?

La réforme de la facturation électronique s'applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France, qu'elles soient redevables ou non de cette taxe [1]. Cette obligation concerne l'ensemble des opérations d'achats et de ventes réalisées entre entreprises françaises dès lors qu'il s'agit d'opérations domestiques [2].

Les entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA sont également concernées puisqu'elles restent assujetties à cette taxe, bien qu'elles en soient exonérées [3]. Par conséquent, même les micro-entreprises devront se conformer à ces nouvelles exigences.

Pour les territoires d'outre-mer, la situation varie. Les opérateurs établis en Guadeloupe, Martinique et La Réunion sont concernés par la facturation électronique et l'e-reporting, la TVA étant applicable dans ces départements [4]. En revanche, les entreprises de Guyane, Mayotte et autres COM ne sont pas concernées car la TVA n'y est pas applicable [4].

Le calendrier officiel de mise en conformité

L'entrée en vigueur de la facturation électronique suivra un calendrier progressif :

• 1er septembre 2026 : Obligation pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, de recevoir des factures électroniques [4] [5]

• 1er septembre 2026 : Obligation d'émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) [4] [1]

• 1er septembre 2027 : Obligation d'émission pour les PME, TPE et micro-entreprises [4] [1]

Ce calendrier représente un report significatif par rapport au déploiement initialement prévu à partir du 1er juillet 2024 [2], donnant ainsi aux entreprises davantage de temps pour s'adapter à cette transition majeure.

Facturation B2B vs B2C : ce qu'il faut savoir

La facturation électronique obligatoire concerne exclusivement les transactions B2B domestiques, c'est-à-dire entre entreprises françaises assujetties à la TVA [6]. Les opérations concernées incluent les livraisons de biens ou prestations de services situées en France qui ne sont pas exonérées de TVA, ainsi que les acomptes se rapportant à ces opérations [4].

En revanche, la facturation électronique B2C (ventes aux particuliers) reste totalement libre et non concernée par l'obligation 2026 [6]. Les entreprises conservent donc le choix entre facture papier et facture électronique pour leurs ventes aux consommateurs.

Pour les transactions non couvertes par l'e-invoicing (ventes B2C, transactions B2B internationales), les entreprises seront néanmoins soumises à l'e-reporting [5]. Il s'agit de l'obligation de transmettre périodiquement à l'administration fiscale certaines informations relatives à ces opérations commerciales [2].

En outre, certaines opérations sont exonérées de l'obligation d'émettre des factures électroniques, notamment les prestations dans le domaine de la santé, les opérations immobilières, les prestations d'enseignement et formation, et les services rendus par des organismes à but non lucratif [3].

Les avantages concrets pour votre entreprise

Au-delà de la simple obligation légale, la facturation électronique offre de nombreux avantages économiques et opérationnels pour les entreprises belges de toutes tailles.

Réduction des coûts administratifs

L'adoption de la facturation électronique entraîne une diminution significative des coûts opérationnels. Selon une étude de l'Université d'Hasselt, le coût moyen d'une facture papier entre entreprises s'élève à 12,08 € [7]. En revanche, la facturation électronique permet d'économiser jusqu'à 9 € par facture, soit une réduction de 75% des coûts [7]. Pour les factures entrantes, le traitement passe de 13,8 € en format papier à seulement 7,5 € en format électronique [8].

En effet, cette économie s'explique par l'élimination des frais d'impression, d'affranchissement et d'archivage physique. De plus, l'automatisation réduit considérablement le temps consacré aux tâches administratives, permettant aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Moins d'erreurs et plus de conformité

La digitalisation du processus de facturation diminue drastiquement le taux d'erreurs. Les erreurs humaines dans le traitement des factures passent de 15-20% à seulement 2-3% [9]. Par ailleurs, l'acheminement électronique est beaucoup plus fiable, éliminant le risque de factures perdues [7].

L'automatisation facilite également la conformité aux règles fiscales et autres réglementations, simplifiant ainsi les audits et le reporting financier [10]. Chaque document est validé automatiquement, ce qui réduit les risques de litiges et accélère les approbations.

Paiements plus rapides et meilleure trésorerie

Les factures électroniques sont traitées et payées plus rapidement, améliorant ainsi la gestion de la trésorerie. En moyenne, les entreprises constatent que leurs factures sont réglées 8 jours plus tôt [11], tandis que les retards de paiement diminuent de 50% [9].

Cette accélération du cycle de paiement permet notamment de mettre en œuvre le "dynamic discount", un mécanisme de négociation automatique des délais de paiement qui optimise la trésorerie disponible tout en réduisant les risques de défaut [7]. Ainsi, la facturation électronique devient un véritable outil d'amélioration de la gestion financière de l'entreprise.

Impact environnemental positif

La dématérialisation contribue significativement à la protection de l'environnement. La transition vers l'e-facturation permet d'économiser jusqu'à 70kg de papier par an [8], réduisant considérablement l'empreinte écologique des entreprises.

En outre, la réduction des besoins en transport physique diminue les émissions de CO₂ associées. Une étude récente a démontré que le passage de l'envoi de factures papier à la facturation électronique entraîne une réduction d'environ 36% des émissions [12]. Cette démarche écoresponsable valorise également l'image de l'entreprise auprès de ses partenaires et clients.

Comment bien se préparer à la transition

La préparation à l'obligation de facturation électronique nécessite une approche méthodique pour assurer une transition sans heurts. Voici comment procéder étape par étape pour être prêt avant l'échéance de 2026.

Évaluer vos outils actuels

D'abord, examinez votre système de facturation existant. Si vous utilisez encore Word ou Excel, sachez que ces outils ne sont pas conformes aux exigences de la facturation électronique structurée [13]. En revanche, si vous disposez déjà d'un logiciel professionnel (ERP ou facturation), vérifiez s'il figure sur la liste des applications conformes du SPF Finances [14]. Dans le cas contraire, contactez votre fournisseur pour savoir si une mise à jour est prévue ou si un module complémentaire sera disponible [13].

Il est également important d'identifier vos besoins spécifiques en termes de processus, de contrôle des données et d'interface avec vos outils existants [15]. Cela vous permettra de choisir une solution adaptée à votre situation particulière.

Choisir une solution compatible Peppol

Pour échanger des factures électroniques, vous aurez besoin d'un logiciel conçu pour fonctionner via le réseau Peppol [16]. Ces dernières années, de nombreuses solutions sont apparues sur le marché, y compris pour les entreprises ayant un faible volume de factures [16]. Certaines de ces solutions sont partiellement gratuites ou à coût limité [16].

Lors de votre choix, considérez les critères suivants : la conformité officielle Peppol, l'intégration comptable, l'automatisation des flux, la pérennité du fournisseur et la compatibilité avec votre environnement de travail [13]. Pour les PME et indépendants, privilégiez un outil adapté à la réalité du marché belge, avec support fiscal belge et documentation claire en français et néerlandais [17].

Former vos équipes et adapter vos processus

La formation des équipes est essentielle pour garantir une transition réussie. Elle doit être ciblée et adaptée aux besoins de chaque département [18]. Il est recommandé de :

• Informer et former votre personnel sur les nouvelles procédures [19]

• Désigner des référents internes pour accompagner les collègues [18]

• Favoriser une communication transparente sur les bénéfices de la transition [18]

Ces mesures permettront à vos collaborateurs d'acquérir les compétences nécessaires pour utiliser efficacement les nouveaux outils numériques [18].

Tester et déployer progressivement

Finalement, planifiez un déploiement par phases. Suivez les instructions de votre logiciel de facturation pour enregistrer votre entreprise sur le réseau Peppol [19]. Commencez par tester le système avec quelques partenaires commerciaux avant de généraliser son utilisation. Créez vos premières factures dans votre logiciel, sélectionnez l'option d'envoi via Peppol et envoyez-les directement à vos clients [19].

N'hésitez pas à profiter des ressources disponibles, notamment les webinaires, tutoriels vidéo et campagnes d'information organisés par les fournisseurs IT et les organisations sectorielles [19].

Le rôle clé des experts-comptables et prestataires

Le rôle clé des experts-comptables et prestataires

Face à la complexité de la transition vers la facturation électronique, les experts-comptables et prestataires spécialisés deviennent des alliés stratégiques incontournables pour les entreprises.

Pourquoi leur accompagnement est essentiel

Les cabinets d'expertise-comptable considèrent à 85% que l'accompagnement à la transition numérique pour la facturation électronique représente leur principal facteur de croissance à court terme [20]. En effet, ils sont idéalement positionnés pour réaliser un audit préalable de votre organisation, identifier vos contraintes sectorielles et définir un plan d'action adapté [21]. Leur connaissance approfondie de vos flux, de vos obligations fiscales et de vos systèmes comptables existants les rend particulièrement précieux durant cette période de changement [21].

Comment choisir un bon partenaire

Un partenaire efficace commence par examiner votre environnement actuel : logiciel de facturation, système comptable et pratiques d'envoi de factures [22]. Il doit ensuite vous orienter vers une solution cohérente avec votre taille et votre secteur d'activité [22]. Privilégiez les prestataires qui offrent un accompagnement complet, de l'audit initial jusqu'à l'implémentation, en assurant l'intégration avec vos outils existants [23]. Le support après déploiement constitue également un critère déterminant - recherchez un partenaire réactif et proche de vos équipes [22].

Les limites de leur intervention

Néanmoins, certaines contraintes demeurent. La Compagnie Royale des Experts-Comptables s'inquiète du manque d'information des entreprises et de l'absence d'arrêté royal définitif [24]. Par ailleurs, la capacité des cabinets à gérer l'inscription de quelque 900 000 entreprises d'ici fin 2025 soulève des préoccupations [24]. Pour les plus petites structures, la véritable transition ne commencera probablement qu'en septembre 2025, entraînant potentiellement une forte concentration des demandes d'accompagnement [24].

Conclusion

La facturation électronique structurée représente donc bien plus qu'une simple obligation légale à l'horizon 2026. Cette transformation numérique majeure constitue surtout une opportunité significative pour les entreprises belges. Certes, le constat actuel est préoccupant avec seulement 25% des entreprises prêtes et 4% de factures structurées en circulation. Néanmoins, les avantages économiques sont indéniables - réduction des coûts administratifs jusqu'à 75%, diminution drastique des erreurs, accélération des paiements et amélioration de la trésorerie.

Le temps presse. Les entreprises doivent agir maintenant plutôt que d'attendre la dernière minute. La première étape consiste à évaluer vos outils actuels, puis à sélectionner une solution compatible Peppol adaptée à votre taille et à vos besoins spécifiques. Ensuite, la formation de vos équipes et l'adaptation progressive de vos processus internes s'avèrent essentielles pour une transition réussie.

L'accompagnement par des experts-comptables qualifiés peut considérablement faciliter cette démarche, particulièrement pour les PME et indépendants qui disposent de ressources limitées. Ces professionnels comprennent vos flux actuels et peuvent vous guider efficacement vers des solutions appropriées.

Au-delà de l'aspect obligatoire, cette évolution vers la facturation électronique structurée offre une véritable occasion de moderniser vos processus, d'optimiser votre gestion financière et de contribuer à un impact environnemental positif. Les entreprises qui anticipent ce changement pourront ainsi transformer une contrainte réglementaire en avantage concurrentiel durable.

Key Takeaways

La facturation électronique obligatoire en 2026 nécessite une préparation immédiate pour éviter les difficultés de dernière minute. Voici les points essentiels à retenir :

• Seules 25% des entreprises belges sont actuellement prêtes pour la facturation électronique structurée, malgré l'obligation dès janvier 2026

• Le PDF par email ne suffit plus - il faut adopter le format XML/UBL via le réseau Peppol pour une reconnaissance automatique par les logiciels

• Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées par cette obligation pour les transactions B2B domestiques, y compris les micro-entreprises

• Les économies peuvent atteindre 9€ par facture grâce à la réduction des coûts administratifs et l'accélération des paiements de 8 jours en moyenne

• Commencez dès maintenant par évaluer vos outils actuels et choisir une solution compatible Peppol adaptée à votre taille d'entreprise

Cette transition représente une opportunité majeure de modernisation qui transforme une contrainte réglementaire en avantage concurrentiel durable, à condition de s'y préparer méthodiquement avec l'aide d'experts qualifiés.

FAQs

Q1. Quand la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire en Belgique ? La facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA à partir du 1er janvier 2026. Cependant, la mise en œuvre se fera progressivement selon la taille des entreprises.

Q2. Qu'est-ce qu'une facture électronique structurée ? Une facture électronique structurée est un document numérique au format XML/UBL, lisible par les systèmes informatiques sans intervention humaine. Elle contient des données organisées permettant un traitement automatique, contrairement à un simple PDF envoyé par email.

Q3. Quels sont les principaux avantages de la facturation électronique pour les entreprises ? Les avantages incluent une réduction significative des coûts administratifs (jusqu'à 75%), moins d'erreurs, des paiements plus rapides (en moyenne 8 jours plus tôt), une meilleure gestion de la trésorerie et un impact environnemental positif.

Q4. Comment les entreprises peuvent-elles se préparer à cette transition ? Les entreprises doivent évaluer leurs outils actuels, choisir une solution compatible Peppol, former leurs équipes, adapter leurs processus internes et effectuer des tests progressifs. Il est recommandé de commencer cette préparation bien avant l'échéance de 2026.

Q5. Quel est le rôle des experts-comptables dans cette transition ? Les experts-comptables jouent un rôle clé en accompagnant les entreprises dans leur transition. Ils peuvent réaliser un audit préalable, identifier les contraintes spécifiques, définir un plan d'action adapté et guider dans le choix d'une solution appropriée. Leur expertise est particulièrement précieuse pour les PME et les indépendants.