À partir du 1er janvier 2026, le réseau Peppol Belgique deviendra obligatoire pour toutes les transactions inter-entreprises (B2B) . Ce changement majeur signifie que toutes les factures devront être émises et reçues sous format électronique structuré, rendant obsolètes les factures papier et PDF .

Nous constatons que cette transition n'est pas qu'une simple formalité administrative. En effet, les sanctions prévues sont progressives mais sévères : 1.500 € pour une première infraction, 3.000 € pour une deuxième et jusqu'à 5.000 € pour les suivantes . Cette réforme vise principalement à lutter contre la fraude fiscale qui, en 2018, a représenté 10,8% de recettes en moins, soit environ 3,6 milliards d'euros . D'ailleurs, le gouvernement estime que les entreprises et autorités pourront économiser ensemble 1,8 milliard d'euros annuellement en coûts administratifs .

Pour vous préparer à cette obligation Peppol Belgique, vous aurez besoin d'un logiciel comptable connecté au réseau Peppol . Bonne nouvelle : tous les frais encourus pour cette transition (conseils et logiciels) sont actuellement déductibles à 120% . Chez Youinv, nous proposons aux entrepreneurs une solution qui simplifie la création et l'envoi de factures professionnelles conformes, ainsi qu'un suivi des paiements en temps réel. Pour les comptables et fiduciaires, notre plateforme centralise l'accès à tous les clients et automatise la récupération des documents financiers, rendant votre travail plus efficace.

Dans cet article, nous examinerons en détail ce qu'est Peppol, les obligations légales qui entreront en vigueur, et comment vous pouvez vous y préparer concrètement.

Comprendre Peppol et la facturation électronique structurée

Image Source: PIKON SAP Consulting

Peppol, acronyme de "Pan-European Public Procurement On-Line", est bien plus qu'un simple système de facturation. Il s'agit d'un réseau international sécurisé permettant l'échange standardisé de documents commerciaux entre entreprises et administrations .

Qu'est-ce que Peppol et pourquoi est-il obligatoire en Belgique ?

Peppol constitue une infrastructure numérique robuste qui facilite l'échange de factures électroniques de manière sécurisée et efficace. Ce réseau décentralisé connecte les entreprises via des points d'accès certifiés, garantissant ainsi l'authenticité des transactions. Le SPF BOSA assume depuis 2016 le rôle d'Autorité Peppol belge .

L'adoption obligatoire de Peppol en Belgique répond à plusieurs objectifs stratégiques. D'abord, elle permet de réduire la fraude fiscale tout en garantissant une perception plus efficace. Ensuite, cette transition aide les entreprises à numériser leurs processus et à réaliser des économies substantielles estimées à 1,8 milliard d'euros annuellement .

Différence entre facture PDF et facture structurée

Une facture PDF est simplement un document électronique statique, équivalent numérique d'une facture papier. Elle contient généralement les données structurées visuellement : numéro de facture, date, description, prix et taxes.

En revanche, une facture électronique structurée est fondamentalement différente :

• Elle est émise, transmise et reçue dans un format permettant un traitement automatisé de bout en bout

• Elle utilise un format structuré (XML) qui permet l'intégration directe dans les logiciels comptables

• Elle est transmise via le réseau Peppol, garantissant sécurité et authenticité

À partir de 2026, l'envoi d'une simple facture PDF par email ne sera plus conforme aux exigences légales pour les transactions B2B.

Normes techniques : EN 16931 et Peppol BIS 3.0

La norme européenne EN 16931 établit un "langage commun" pour la facturation électronique, définissant clairement les éléments essentiels que doit contenir une facture électronique. Cette standardisation permet l'interopérabilité entre différents systèmes.

Basé sur cette norme, le format Peppol BIS Billing 3.0 est le standard adopté par la Belgique. Ce format garantit que :

• Les factures sont conformes aux exigences légales et fiscales européennes

• Les données sont structurées selon un modèle sémantique normalisé

• Le traitement automatisé des informations de TVA est possible

Chez Youinv, nous avons intégré ces normes techniques dans nos solutions, permettant aux entrepreneurs de créer instantanément des factures conformes et aux comptables de bénéficier d'un rapprochement comptable fluide et structuré.

Les obligations légales à partir de 2026

L'adoption du réseau Peppol en Belgique s'accompagne d'un cadre réglementaire strict qui entrera en vigueur progressivement. Examinons les principales implications légales pour les entreprises.

Qui est concerné par l'obligation Peppol Belgique ?

Cette obligation touchera toutes les entreprises belges assujetties à la TVA sans exception. Sont spécifiquement concernés :

• Les indépendants et professions libérales (médecins, avocats, consultants)

• Les commerçants et artisans (restaurants, magasins)

• Les PME et TPE de tous secteurs

• Les grandes entreprises

• Les ASBL assujetties à la TVA

Même les entreprises sous régime de franchise TVA (chiffre d'affaires inférieur à 25.000€) devront s'y conformer.

Quelles transactions sont exclues ?

Certaines transactions restent en dehors du périmètre d'obligation :

• Les ventes aux particuliers (B2C)

• Les échanges avec l'étranger (pour le moment)

• Les entreprises en faillite

• Les entreprises réalisant uniquement des opérations exonérées (article 44 Code TVA)

• Les assujettis non établis en Belgique sans établissement stable

Sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect de cette obligation expose à des amendes progressives :

• 1.500€ pour la première infraction

• 3.000€ pour la deuxième infraction

• 5.000€ pour chaque infraction suivante

Un délai de grâce de trois mois est prévu entre deux infractions. Par ailleurs, les factures non conformes risquent d'être refusées par les clients et ne pas ouvrir droit à la déduction de TVA.

Echéances clés : 2026 pour B2B, 2028 pour e-Reporting

Deux dates sont à retenir :

• 1er janvier 2026 : entrée en vigueur de l'obligation de facturation électronique pour toutes les transactions B2B

• 2028 : mise en place de l'e-Reporting, un système de déclaration électronique en temps quasi réel qui remplacera la liste annuelle des clients assujettis à la TVA

Youinv propose aux entrepreneurs et comptables des solutions déjà conformes à ces exigences futures, permettant une transition en douceur vers la facturation électronique obligatoire.

Comment se préparer concrètement à l’obligation Peppol

Pour commencer votre préparation au réseau Peppol, une démarche structurée s'impose avant l'échéance de 2026.

Évaluer votre logiciel comptable actuel

Vérifiez si votre logiciel actuel prévoit une mise à jour compatible Peppol. Plusieurs éditeurs travaillent déjà sur cette fonctionnalité. Si votre solution n'est pas adaptable, envisagez un changement pour éviter les sanctions.

S'inscrire sur le réseau via un point d'accès Peppol Belgique

L'inscription nécessite le passage par un point d'accès certifié. Ces opérateurs techniques assurent la connexion au réseau et l'envoi sécurisé des factures électroniques. Votre identifiant Peppol (Peppol ID) sera basé sur votre numéro d'entreprise.

Choisir un logiciel conforme (liste officielle)

Le SPF BOSA publiera prochainement une liste officielle des logiciels conformes. Entre-temps, Youinv propose déjà une solution complète permettant aux entrepreneurs de créer instantanément des factures conformes et d'assurer un suivi des paiements en temps réel.

Former vos équipes à la nouvelle procédure

Prévoyez des sessions de formation pour votre personnel comptable et administratif. La transition vers le format structuré modifiera les processus internes de validation et d'archivage des factures.

Cas d'usage : indépendants, PME, grandes entreprises

Pour les indépendants, des solutions comme Youinv offrent simplicité et conformité. Les PME bénéficieront de l'automatisation des processus comptables. Quant aux grandes entreprises, elles devront adapter leurs ERP existants.

Ainsi, les comptables et fiduciaires peuvent également tirer parti de Youinv grâce à son espace dédié centralisant l'accès à tous les clients et automatisant la récupération des documents financiers.

Soutiens disponibles et rôle de Youinv dans la transition

Le gouvernement belge a mis en place des mesures incitatives pour faciliter la transition vers Peppol.

Déduction fiscale à 120 % jusqu'en 2027

Pour compenser les coûts d'adaptation technique, les PME et indépendants bénéficient d'une déduction fiscale exceptionnelle de 120% sur les frais liés à la facturation électronique entre 2024 et 2027. Cette mesure concerne spécifiquement les frais d'abonnement aux logiciels de facturation et les frais de conseil pour la mise en œuvre. Par ailleurs, à partir du 1er janvier 2025, la déduction pour investissement numérique sera augmentée à 20%. Ces avantages fiscaux permettent de réduire considérablement le coût de la transition.

Prime digitalisation à Bruxelles

Les entreprises bruxelloises peuvent également demander la prime Digitalisation qui couvre 25 à 70% des frais de consultance liés à la numérisation des processus internes. Cette aide concerne notamment l'implémentation de l'e-facturation. La prime peut atteindre 10.000€ par bénéficiaire et par année civile.

Youinv pour les entrepreneurs : facturer, encaisser, maîtriser

Youinv offre aux entrepreneurs une solution complète pour s'adapter à l'obligation Peppol Belgique. Notre plateforme permet la création instantanée de factures conformes, le suivi des paiements en temps réel et l'automatisation des relances. Nous proposons un tableau de bord clair pour piloter efficacement votre activité et un archivage sécurisé accessible en permanence.

Youinv pour les comptables : centraliser, contrôler, produire

Nous mettons à disposition des comptables un espace dédié centralisant l'accès à tous les clients depuis une seule interface. Youinv facilite la récupération automatique des documents financiers, offre un rapprochement comptable structuré et permet la préparation rapide des déclarations. De plus, notre solution réduit considérablement le temps passé à collecter et vérifier les informations, permettant aux cabinets d'augmenter leur productivité.

Conclusion

L'arrivée de Peppol en Belgique représente certainement un changement majeur pour toutes les entreprises belges. Néanmoins, cette transition vers la facturation électronique structurée offre également des opportunités considérables. En effet, au-delà de la simple conformité réglementaire, ce passage au numérique promet des économies substantielles et une efficacité accrue dans les processus comptables.

La préparation à cette obligation ne doit pas être remise à plus tard. Dès maintenant, évaluez votre système actuel, identifiez les ajustements nécessaires et profitez des avantages fiscaux exceptionnels disponibles jusqu'en 2027. Ainsi, votre entreprise pourra aborder sereinement l'échéance de 2026.

Youinv se positionne comme un partenaire idéal durant cette phase de transition. Pour les entrepreneurs, notre plateforme permet la création instantanée de factures conformes, le suivi des paiements en temps réel et un pilotage efficace de votre activité. De même, les comptables et fiduciaires bénéficient d'un espace centralisé qui simplifie considérablement leur travail quotidien, grâce à la récupération automatique des documents et au rapprochement comptable structuré.

Finalement, cette évolution vers Peppol Belgique représente bien plus qu'une contrainte légale. Elle constitue une véritable opportunité de modernisation pour votre entreprise. Grâce à des solutions comme Youinv, vous pouvez non seulement vous conformer aux nouvelles exigences, mais également transformer cette obligation en avantage concurrentiel, tout en bénéficiant d'incitations fiscales attractives pendant la période de transition.

Face à ces changements, les entrepreneurs et comptables qui anticipent sortiront indéniablement gagnants. Le temps d'agir est maintenant.

FAQs

Q1. Qu'est-ce que Peppol et pourquoi devient-il obligatoire en Belgique ? Peppol est un réseau international sécurisé pour l'échange standardisé de documents commerciaux. Il devient obligatoire en Belgique à partir de 2026 pour réduire la fraude fiscale, améliorer l'efficacité administrative et aider les entreprises à numériser leurs processus.

Q2. Quelles sont les principales différences entre une facture PDF et une facture électronique structurée ? Une facture PDF est un document statique, tandis qu'une facture électronique structurée permet un traitement automatisé, utilise un format XML intégrable dans les logiciels comptables et est transmise via le réseau Peppol pour garantir sécurité et authenticité.

Q3. Quelles entreprises sont concernées par l'obligation Peppol en Belgique ? Toutes les entreprises belges assujetties à la TVA sont concernées, y compris les indépendants, les PME, les grandes entreprises et même les ASBL assujetties à la TVA. Seules quelques exceptions s'appliquent, comme les transactions B2C.

Q4. Quelles sont les sanctions prévues en cas de non-conformité à l'obligation Peppol ? Les sanctions sont progressives : 1.500€ pour la première infraction, 3.000€ pour la deuxième, et 5.000€ pour chaque infraction suivante. De plus, les factures non conformes risquent d'être refusées par les clients et de ne pas ouvrir droit à la déduction de TVA.

Q5. Quels soutiens sont disponibles pour aider les entreprises à se préparer à l'obligation Peppol ? Les entreprises peuvent bénéficier d'une déduction fiscale de 120% sur les frais liés à la facturation électronique jusqu'en 2027. De plus, une prime à la digitalisation est disponible à Bruxelles, couvrant jusqu'à 70% des frais de consultance liés à la numérisation des processus internes.