La facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises en Belgique à partir du 1er janvier 2026 . Ce changement majeur affectera l'ensemble des 1,2 million d'entreprises belges, alors que seulement 110 000 d'entre elles sont actuellement présentes sur le réseau Peppol, soit à peine 10% .

En effet, cette obligation concernera toutes les transactions inter-entreprises (B2B) et exigera l'utilisation de factures électroniques structurées via le réseau Peppol selon la norme BIS 3.0 . Ce dispositif s'inscrit dans une démarche européenne plus large et vise notamment à lutter contre la fraude fiscale qui représentait, en 2018, environ 3,6 milliards d'euros de recettes en moins .

Cependant, malgré l'échéance qui approche, la majorité des entreprises belges ne sont pas encore préparées à cette transition. Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce que vous devez savoir sur cette réforme de la facture électronique obligatoire, le fonctionnement du réseau Peppol, et surtout comment vous préparer efficacement pour 2026.

Comprendre Peppol et son rôle dans la facturation électronique

Peppol constitue la colonne vertébrale de la réforme de facturation électronique qui touchera bientôt toutes les entreprises belges. Avant de plonger dans ses aspects techniques, examinons ce qu'est réellement ce réseau et comment il transforme les échanges commerciaux.

Définition de Peppol et origine du réseau

Peppol, acronyme de "Pan-European Public Procurement On-Line", est un réseau international sécurisé permettant l'échange standardisé de documents commerciaux électroniques, notamment les factures. Lancé en 2008 par la Commission européenne, ce projet visait initialement à faciliter les marchés publics transfrontaliers en Europe [1]. Un consortium de 11 pays européens dont la France, l'Allemagne et le Royaume-Uni a contribué à son développement [1].

Après la fin du projet en 2012, la gouvernance a été transférée à l'association OpenPeppol, une organisation internationale à but non lucratif basée en Belgique [1]. Aujourd'hui, le réseau Peppol est utilisé dans 37 pays différents [2], s'étendant bien au-delà de l'Europe pour inclure le Canada, le Japon, l'Australie et Singapour [2].

Différence entre Peppol et une facture classique

Contrairement aux factures traditionnelles au format PDF ou papier, une facture via Peppol est une facture électronique structurée au format XML, suivant la norme PEPPOL BIS basée sur la norme européenne EN16931 [3]. Elle n'est donc pas un simple document numérisé, mais un ensemble de données structurées.

Le réseau fonctionne comme un "carnet d'adresses" qui organise l'envoi sécurisé de documents entre systèmes informatiques [2]. Chaque participant possède un identifiant Peppol unique, souvent lié à son numéro de TVA [4].

Cette approche offre trois avantages majeurs en matière de sécurité : l'authenticité garantie de l'expéditeur, l'impossibilité de modifier une facture après envoi, et le cryptage complet des données échangées [5].

Pourquoi Peppol est devenu un standard européen

L'adoption croissante de Peppol s'explique par plusieurs facteurs. D'abord, il permet d'harmoniser les pratiques de facturation électronique au sein de l'Union Européenne, participant activement à la lutte contre la fraude à la TVA [4].

En outre, le format UBL (Universal Business Language) standardisé garantit la lecture et l'enregistrement automatiques des factures, réduisant considérablement les erreurs humaines tout en accélérant le processus de paiement [5].

Actuellement, plus de 70% des grandes entreprises belges sont déjà connectées à Peppol, tandis que le taux d'adoption par les PME atteint 35% [4]. Ces chiffres démontrent une transition progressive mais certaine vers ce standard qui deviendra obligatoire pour toutes les entreprises belges en 2026.

La réforme 2026 : ce que dit la loi belge

Le cadre légal belge a subi une transformation significative avec l'adoption de la loi du 6 février 2024, qui redéfinit entièrement les pratiques de facturation pour les entreprises.

Obligation de la facture électronique B2B

À partir du 1er janvier 2026, l'échange de factures électroniques structurées deviendra obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises belges assujetties à la TVA [6]. Cette réforme majeure imposera l'utilisation de factures électroniques structurées, ce qui signifie que les factures papier et les documents PDF envoyés par email ne seront plus acceptés légalement après le 31 décembre 2025 [6][7].

Néanmoins, certaines exceptions existent. Les entreprises suivantes ne seront pas obligées d'émettre des factures électroniques structurées [8][9] :

• Les entreprises en faillite

• Les entreprises réalisant uniquement des opérations exemptées selon l'article 44 du Code TVA

• Les assujettis sans établissement stable en Belgique

• Les assujettis sous régime forfaitaire (jusqu'au 1er janvier 2028 au plus tard)

Par ailleurs, les transactions avec les particuliers (B2C) et les échanges internationaux ne sont pas concernés par cette obligation pour le moment [6][7].

Norme Peppol BIS 3.0 et formats acceptés

La Belgique a choisi le réseau Peppol comme infrastructure standard pour l'échange de factures électroniques [7][10]. Le format requis est le Peppol BIS Billing 3.0, basé sur la norme européenne EN16931 [11][12]. Ce standard garantit l'interopérabilité totale entre systèmes et permet un traitement automatisé des données.

Bien que Peppol soit la norme privilégiée, d'autres méthodes d'échange peuvent être utilisées si les deux parties en conviennent explicitement et si ces méthodes respectent les normes européennes EN-16931 ou CEN/TS 16931 [13][10]. Cependant, toute entreprise assujettie doit au minimum être capable de recevoir des factures via le réseau Peppol [10].

Sanctions prévues en cas de non-conformité

Pour assurer le respect de cette nouvelle obligation, le législateur belge a prévu un système de sanctions progressives [2][10]. L'arrêté royal du 8 juillet 2025 établit les amendes suivantes en cas de non-conformité :

• 1.500 € pour la première infraction [2][10]

• 3.000 € pour la deuxième infraction [2][10]

• 5.000 € pour les infractions suivantes [2][10]

En outre, un délai de carence de trois mois s'applique entre deux infractions [10]. De plus, les entreprises incapables de recevoir des factures électroniques structurées ne disposeront pas de factures conformes, ce qui pourrait empêcher l'exercice du droit à déduction de la TVA [9].

Comment fonctionne le réseau Peppol ?

Image Source: Invoice-Portal.de

Pour comprendre l'infrastructure technique qui supporte la facturation électronique, examinons en détail le fonctionnement du réseau Peppol et ses composantes essentielles.

Le modèle en 4 coins expliqué simplement

Le réseau Peppol fonctionne selon un modèle en 4 coins, nommé ainsi car il implique quatre parties distinctes [14]. Ce système se compose de l'expéditeur, du destinataire, et des points d'accès respectifs de chacun [15]. Concrètement, voici comment se déroule une transaction :

1. L'expéditeur crée un document (facture) et l'envoie à son point d'accès

2. Le point d'accès de l'expéditeur localise celui du destinataire via l'annuaire Peppol

3. Le document est transmis au point d'accès du destinataire

4. Le destinataire reçoit finalement le document dans son système [15]

Cette architecture permet aux entreprises d'échanger des documents avec n'importe quel partenaire connecté au réseau, sans avoir à établir des connexions individuelles avec chacun [16].

Le rôle des points d'accès certifiés

Les points d'accès, également appelés "Access Points", sont des prestataires de services certifiés qui connectent les entreprises au réseau Peppol [1]. Pour obtenir cette certification, ils doivent :

• Être membres d'OpenPeppol et signer le Transport Infrastructure Agreement

• Passer des tests de conformité rigoureux

• Être certifiés ISO/IEC 27001

• Maintenir une disponibilité de 99,5% [17]

Ces intermédiaires garantissent la compatibilité des formats, sécurisent les données par chiffrement et optimisent le traitement automatisé des documents [1].

L'identifiant Peppol et l'annuaire

L'identifiant Peppol fonctionne comme un numéro de téléphone dans un réseau de télécommunications [1]. En Belgique, il est généralement basé sur le numéro d'entreprise de la Banque-Carrefour des Entreprises (format: "0208:[n°BCE]") [1].

L'annuaire Peppol (Peppol Directory) permet de rechercher les entreprises connectées au réseau par leur nom ou numéro d'entreprise [1]. Il s'agit d'un service Open Source gratuit où l'on peut vérifier quels partenaires commerciaux sont capables de recevoir des documents via Peppol [18].

Interopérabilité avec d'autres systèmes

Grâce à l'utilisation de standards comme UBL (Universal Business Language), Peppol assure l'interopérabilité entre différents systèmes informatiques [19]. L'infrastructure comprend également des composants techniques comme :

• Le SML (Service Metadata Locator), un DNS central

• Les SMP (Service Metadata Publisher), des annuaires décentralisés contenant les métadonnées des utilisateurs [20]

Cette architecture technique permet aux entreprises d'échanger des documents structurés, quelle que soit la solution logicielle utilisée, assurant ainsi une communication fluide et standardisée [21].

Avantages et préparation à la facture électronique obligatoire

L'adoption de la facture électronique via Peppol apporte de nombreux avantages concrets aux entreprises belges. Examinons ces bénéfices et les étapes pour s'y préparer efficacement.

Réduction des erreurs et automatisation

Les hommes commettent régulièrement des erreurs lors du traitement manuel des factures. Le passage à la facturation électronique structurée réduit considérablement ce risque. En effet, les erreurs humaines peuvent tomber de 15-20% à seulement 2-3% [22]. Par ailleurs, l'acheminement des factures devient plus fiable - finis les documents perdus! Tout égarement génère automatiquement une alerte permettant de détecter et corriger rapidement le problème [4].

Sécurité et conformité des données

La sécurité représente un avantage majeur du réseau Peppol. Premièrement, il garantit l'authenticité de l'expéditeur. Deuxièmement, les factures ne peuvent être modifiées après envoi. Finalement, toutes les données échangées sont cryptées [5]. Ces caractéristiques assurent l'intégrité du contenu et la conformité aux exigences légales, notamment le RGPD [23].

Gain de temps et réduction des coûts

L'aspect économique est particulièrement convaincant. Une étude de l'Université d'Hasselt évaluait le coût moyen d'une facture papier à 12,08€, tandis que l'e-facturation permet d'économiser jusqu'à 9€ par facture, soit 75% des coûts [4]. Ainsi, le traitement automatisé du milliard de factures échangées annuellement en Belgique pourrait générer des gains d'efficacité de l'ordre de 3,5 milliards d'euros [4].

Checklist pour se préparer à 2026

Pour aborder sereinement la transition vers Peppol, suivez ces étapes essentielles:

1. Analysez vos processus actuels de facturation [24]

2. Vérifiez si votre logiciel est compatible Peppol ou envisagez un changement [25]

3. Choisissez un point d'accès Peppol certifié [6]

4. Formez votre équipe aux nouvelles procédures [6]

5. Commencez à tester le système avant l'échéance [25]

N'attendez pas 2026! Le gouvernement belge propose même une déduction fiscale de 120% pour les investissements liés à la facturation électronique entre 2024 et 2027 [3].

Conclusion

Le passage à la facture électronique via le réseau PEPPOL représente donc un tournant majeur pour l'écosystème entrepreneurial belge. D'ici 2026, toutes les entreprises devront s'adapter à cette nouvelle réalité ou faire face à des sanctions financières significatives. Cette transformation numérique va certainement au-delà d'une simple obligation légale.

Les avantages économiques parlent d'eux-mêmes. Une réduction des coûts de 75% par facture traitée pourrait générer des économies nationales de 3,5 milliards d'euros annuellement. Les entreprises bénéficieront également d'une diminution drastique des erreurs, passant de 15-20% à seulement 2-3%, ainsi que d'une sécurisation accrue des échanges commerciaux.

L'heure n'est plus à l'hésitation mais à l'action. Les entreprises prévoyantes commenceront leur transition dès maintenant, profitant ainsi de la déduction fiscale de 120% offerte par le gouvernement belge jusqu'en 2027. Celles qui attendront la dernière minute risquent non seulement des amendes, mais aussi des complications dans leur droit à déduire la TVA.

Au-delà des obligations, cette réforme s'inscrit dans une vision européenne plus large de modernisation des échanges commerciaux. Le système PEPPOL, déjà adopté par 37 pays, offre un cadre standardisé et sécurisé qui simplifie considérablement les relations inter-entreprises.

Nous recommandons vivement de suivre les étapes présentées dans cet article pour préparer votre transition : analyse de vos processus actuels, vérification de la compatibilité de vos logiciels, sélection d'un point d'accès certifié, formation de votre équipe et phase de test préalable.

La facture électronique constitue finalement bien plus qu'une contrainte administrative supplémentaire. Elle représente une opportunité d'optimisation, de modernisation et de sécurisation des processus financiers de votre entreprise. Les outils existent, les bénéfices sont tangibles - il ne reste qu'à franchir le pas.

FAQs

Q1. Qu'est-ce que PEPPOL et pourquoi est-il important pour les entreprises belges ? PEPPOL est un réseau international sécurisé pour l'échange de documents commerciaux électroniques. Il deviendra obligatoire en Belgique à partir de 2026 pour toutes les transactions B2B, permettant une facturation électronique standardisée et sécurisée.

Q2. Quels sont les principaux avantages de la facturation électronique via PEPPOL ? La facturation électronique via PEPPOL réduit considérablement les erreurs, automatise les processus, améliore la sécurité des données et permet des économies importantes, avec une réduction potentielle des coûts de traitement des factures allant jusqu'à 75%.

Q3. Comment les entreprises belges peuvent-elles se préparer à l'obligation de facturation électronique en 2026 ? Les entreprises doivent analyser leurs processus actuels, vérifier la compatibilité de leurs logiciels avec PEPPOL, choisir un point d'accès certifié, former leur personnel et commencer à tester le système avant l'échéance de 2026.

Q4. Quelles sont les sanctions prévues en cas de non-conformité à l'obligation de facturation électronique ? Les sanctions commencent à 1.500 € pour la première infraction, augmentent à 3.000 € pour la deuxième, et atteignent 5.000 € pour les infractions suivantes. De plus, les entreprises non conformes risquent de ne pas pouvoir déduire leur TVA.

Q5. La facturation électronique via PEPPOL est-elle obligatoire pour toutes les transactions commerciales en Belgique ? Non, l'obligation concerne uniquement les transactions B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA. Les transactions avec les particuliers (B2C) et les échanges internationaux ne sont pas concernés pour le moment.