La facturation est une étape essentielle de la vie d’une entreprise, car elle officialise une vente ou une prestation de service. En Belgique, la législation encadre strictement la manière dont les factures doivent être établies, transmises et archivées.

1. Quand faut-il émettre une facture ?

En Belgique, l’émission d’une facture est obligatoire dans plusieurs cas :

• Pour toute opération entre assujettis à la TVA (B2B).

• Pour certaines opérations entre entreprises et consommateurs (B2C), notamment dans le secteur de la construction ou pour les ventes à distance.

• Pour les opérations intracommunautaires ou internationales.

2. Les mentions obligatoires sur une facture

Une facture doit contenir un certain nombre d’informations prévues par le Code de la TVA et le Code des sociétés :

• La date et le numéro de facture (numérotation continue).

• Les coordonnées complètes du vendeur (nom, adresse, numéro de TVA).

• Les coordonnées de l’acheteur (nom, adresse, numéro de TVA s’il est assujetti).

• La description claire des biens ou services fournis.

• La quantité et le prix unitaire hors TVA.

• Le taux et le montant de la TVA (ou la mention de l’exonération le cas échéant).

• Le montant total à payer (hors TVA, TVA, TTC).

• Les conditions de paiement (délai, pénalités éventuelles).

⚠️ Une omission ou erreur peut entraîner un rejet fiscal ou une amende.

3. La TVA et ses particularités

• Le taux normal en Belgique est de 21 %, avec des taux réduits de 6 % et 12 % pour certains biens et services.

• Certaines opérations sont exonérées de TVA (par exemple, certaines activités médicales, financières ou d’enseignement).

• Les factures doivent préciser si la TVA est applicable, réduite, exonérée ou soumise à l’autoliquidation (cas de sous-traitance dans la construction, importations, etc.).

4. La facture électronique

Depuis quelques années, la Belgique encourage la facturation électronique. Celle-ci est considérée comme équivalente à la facture papier si :

• l’authenticité de l’origine est garantie,

• l’intégrité du contenu est préservée,

• la lisibilité est assurée.

L’État belge impose déjà la facturation électronique (Peppol) dans les marchés publics, et l’extension aux relations B2B est en cours de préparation (transposition de la directive européenne « VAT in the Digital Age »).

5. Délais et conservation

• Le délai de paiement légal entre entreprises est en principe de 30 jours, sauf convention contraire (sans dépasser 60 jours).

• Les factures doivent être conservées pendant 7 ans (10 ans pour les factures liées à des biens immobiliers).

6. Bonnes pratiques pour une facturation efficace

• Utiliser un logiciel de facturation certifié pour éviter les erreurs.

• Numéroter les factures de manière continue et chronologique.

• Envoyer rapidement les factures pour améliorer la trésorerie.

• Relancer systématiquement les clients en cas de retard.

• Automatiser l’archivage et la transmission via la facturation électronique.

👉 En résumé, la facturation en Belgique est fortement réglementée. Une facture doit être claire, complète et conforme pour être valable fiscalement et comptablement. La tendance actuelle va vers la dématérialisation et l’automatisation afin de simplifier les échanges et lutter contre la fraude.