Kernpunten
- Het Peppol-netwerk vervoert meer dan facturen: het brengt ook de bestelling, de catalogus en het verzendbericht over.
- Elk document hoort bij een Peppol BIS-profiel en steunt op dezelfde UBL 2.1-syntax als de factuur.
- Deze documenten haken op elkaar in langs de aankoop-tot-betaling-cyclus, van catalogus tot factuur, zonder herinvoer.
- In België valt alleen de factuur onder de B2B-verplichting; de bestelling en de catalogus blijven optioneel.
Peppol vervoert meer dan facturen
De meeste ondernemingen leren Peppol kennen via de factuur, want die is het doelwit van de B2B-verplichting. Maar de Peppol-documenten houden niet op bij de facturatie. Hetzelfde netwerk brengt de documenten over die eraan voorafgaan in de handelsrelatie: de productcatalogus, de bestelling, het bestelantwoord, het verzendbericht. Peppol dekt met andere woorden een groot deel van de aankoop-tot-betaling-cyclus.
Deze documenten worden gedefinieerd door OpenPeppol, de vereniging die het netwerk bestuurt, als Peppol BIS-profielen, precies zoals het facturatieprofiel. Ze delen de UBL 2.1-syntax en volgen hetzelfde technische pad. Deze reeks documenten begrijpen betekent Peppol zien voor wat het is: een infrastructuur om zakelijke documenten uit te wisselen, geen loutere factuurkanaal.
Dit artikel overloopt de belangrijkste aankoopdocumenten van het netwerk. Voor het netwerk zelf leest u Het Peppol-netwerk begrijpen in 5 minuten; voor de factuur Peppol BIS Billing 3.0: wat het formaat bevat.
De elektronische bestelling: Order en Order Response
Het eerste gestructureerde aankoopdocument is de bestelling. Op Peppol hoort ze bij het profiel Peppol BIS Ordering, dat twee UBL 2.1-documenten definieert: de bestelling (Order), uitgegeven door de koper, en het bestelantwoord (Order Response), teruggestuurd door de verkoper. Via dat antwoord kan de verkoper de bestelling aanvaarden, aanvaarden met wijzigingen wanneer het contract dat toelaat, of weigeren.
Deze symmetrie heeft een duidelijk juridisch gevolg. Volgens de OpenPeppol-specificatie heeft een aanvaarde bestelling "de commerciële en juridische status van een contract". De elektronische bestelling is dus geen gestructureerde e-mail: ze is de handeling die beide partijen bindt, van begin tot einde traceerbaar en machineleesbaar.
- 1
Catalogus
VoorafDe leverancier publiceert zijn artikelen en prijzen naar de koper (Peppol BIS Catalogue).
- 2
Bestelling
Stap 1De koper geeft zijn bestelling uit op basis van de afgesproken artikelen (Order).
- 3
Bestelantwoord
Stap 2De verkoper aanvaardt, wijzigt of weigert (Order Response).
- 4
Verzendbericht
Stap 3De verkoper meldt de verzonden goederen en de hoeveelheden (Despatch Advice).
- 5
Factuur
Stap 4De verkoper factureert de levering volgens Peppol BIS Billing 3.0.
De elektronische catalogus: uw producten tonen op Peppol
Vóór de bestelling staat vaak de catalogus. Het profiel Peppol BIS Catalogue laat een leverancier toe om een koper in gestructureerde vorm de lijst van zijn artikelen met hun prijzen en kenmerken te bezorgen. Ook dat steunt op UBL 2.1 en bestaat uit twee documenten: de catalogus (Catalogue) en het antwoord erop (Catalogue Response), waarmee de koper de ontvangen inhoud aanvaardt of weigert.
Het voordeel is concreet voor herhaalde aankopen. In plaats van referenties en prijzen opnieuw in te voeren, laadt de koper de catalogus rechtstreeks in zijn systeem, waar die de basis vormt voor volgende bestellingen. De specificatie zegt het duidelijk: de catalogus "bevat de artikelen waarover de koper en de verkoper in een contract zijn overeengekomen". Het is geen marketingetalage, maar een gedeelde en bijgehouden aankoopreferentie.
Het verzendbericht en de andere documenten van het netwerk
Tussen de bestelling en de factuur zit het verzendbericht. Het profiel Peppol BIS Despatch Advice dekt een UBL 2.1-document waarmee de leverancier de koper informeert over de verzonden goederen: leveringsperiode, verstuurde hoeveelheden en gegevens om de vergelijking met de bestelling en de controle bij ontvangst mogelijk te maken. Het versoepelt de goederenontvangst en bereidt de afstemming met de factuur voor.
Het netwerk voorziet nog andere documenten voor specifiekere behoeften: het factuurantwoord (Invoice Response), waarmee de koper de status van een ontvangen factuur kan melden, of het antwoord op berichtniveau (Message Level Response), dat een document op technisch vlak bevestigt. Ze volgen allemaal dezelfde profiellogica en dezelfde UBL 2.1-syntax.
gemeenschappelijke syntax
bestelling, catalogus, bericht en factuur
hoeken
hetzelfde uitwisselingsmodel als de factuur
beoogde herinvoer
van catalogus tot factuur
Eén aansluiting voor de hele keten
Het gemeenschappelijke kenmerk van deze documenten is doorslaggevend: ze gebruiken hetzelfde vierhoekennetwerk en dezelfde toegangspunten als de factuur. Een onderneming die voor de facturatie op Peppol is aangesloten, gebruikt dezelfde infrastructuur om een bestelling, een catalogus of een verzendbericht te versturen of te ontvangen. Er is geen tweede netwerk om bij aan te sluiten en geen nieuw adres om te verkrijgen: de Peppol-identificatie van de onderneming dient voor alle documenten.
Wat wel verschilt, zijn de functies van uw software. Een Peppol-factuur versturen betekent niet dat u een bestelling of een catalogus kunt verwerken: elk document vereist dat de tool het kan aanmaken, valideren en interpreteren. Dat is een punt om te controleren als uw activiteit steunt op terugkerende aankopen of op overheidsopdrachten, waar de elektronische bestelling en catalogus meer verspreid zijn.
| Factuur (Billing) | Bestelling / Catalogus | |
|---|---|---|
| Reist over het Peppol-netwerk | ||
| Steunt op de UBL 2.1-syntax | ||
| Onder de Belgische B2B-verplichting (1 januari 2026) | ||
| Gebruikt na afspraak tussen partners |
Factureer op Peppol, zonder de UBL aan te raken
YouInv maakt, valideert en verstuurt uw Peppol BIS Billing 3.0-facturen over het netwerk, in enkele klikken.
Wat verplicht is in België, en wat niet
Het netwerk en de verplichting moeten duidelijk uit elkaar worden gehouden. De Belgische verplichting tot elektronische facturatie tussen ondernemingen, voorzien op 1 januari 2026, geldt voor de gestructureerde factuur, niet voor de andere Peppol-documenten. De bestelling, de catalogus en het verzendbericht blijven mogelijkheden van het netwerk die partners gebruiken wanneer het hun uitkomt, zonder dat de wet hen ertoe verplicht.
Dat onderscheid vermijdt twee vergissingen. De eerste zou zijn te denken dat u de elektronische bestelling en catalogus moet invoeren om in orde te zijn: dat is niet zo, de factuur volstaat voor de verplichting. De tweede zou zijn deze documenten te negeren hoewel ze bestaan: voor een onderneming die aankopen in volume beheert, verlengen ze op natuurlijke wijze de automatisering die al op de factuur is bereikt. Voor de precieze kalender en de reikwijdte van de verplichting, zie Peppol België: de B2B-verplichting vanaf 1 januari 2026.
Ook lezen
- Het Peppol-netwerk begrijpen in 5 minuten: het vierhoekenmodel en de toegangspunten.
- Peppol BIS Billing 3.0: wat het formaat bevat: het profiel van de factuur en de creditnota.
- Het UBL 2.1-formaat uitgelegd: de syntax die al deze documenten gemeen hebben.
De referentiebronnen zijn doorslaggevend: de Peppol BIS-specificaties die OpenPeppol publiceert voor de post-award-documenten.
Welke documenten reizen over het Peppol-netwerk naast de factuur?
Het Peppol-netwerk vervoert naast de factuur verschillende gestructureerde aankoopdocumenten: de bestelling en het antwoord erop (profiel Peppol BIS Ordering), de catalogus en het antwoord erop (Peppol BIS Catalogue) en het verzendbericht (Peppol BIS Despatch Advice). Ze steunen allemaal op de UBL 2.1-syntax, net als de factuur.
Zijn de Peppol-bestelling en -catalogus verplicht in België?
Nee. De Belgische verplichting tot elektronische B2B-facturatie, voorzien op 1 januari 2026, geldt voor de gestructureerde factuur. De andere Peppol-documenten zoals de bestelling, de catalogus of het verzendbericht blijven optionele mogelijkheden van het netwerk, die naargelang de behoeften van de partners worden gebruikt.
Wat is het profiel Peppol BIS Ordering?
Peppol BIS Ordering is het profiel dat de elektronische bestelling dekt. Het definieert twee UBL 2.1-documenten: de bestelling (Order), verstuurd door de koper, en het bestelantwoord (Order Response), waarmee de verkoper aanvaardt, aanvaardt met wijzigingen of weigert. Een aanvaarde bestelling heeft de waarde van een contract.
Waarvoor dient de elektronische catalogus op Peppol?
De elektronische catalogus (profiel Peppol BIS Catalogue) laat een leverancier toe om een koper in gestructureerde vorm de lijst van zijn artikelen met hun prijzen te bezorgen. De koper kan die dan in zijn aankoopsysteem laden en antwoorden met een aanvaarding of een weigering via het document Catalogue Response.
Heeft u andere software nodig voor de Peppol-bestelling en de factuur?
Nee. De Peppol-aankoopdocumenten gebruiken hetzelfde vierhoekennetwerk en dezelfde toegangspunten als de factuur. Eén softwarepakket dat op Peppol is aangesloten kan, afhankelijk van zijn functies, zowel de factuur als de bestelling of de catalogus aanmaken en ontvangen, zonder een tweede aansluiting.
