Kernpunten
- B2G-e-facturatie is het versturen van gestructureerde facturen van een onderneming naar een overheid.
- Een koninklijk besluit van 9 maart 2022 maakte het in fasen verplicht voor leveranciers van de federale staat, op basis van de opdrachtwaarde.
- Het formaat is Peppol BIS Billing 3.0 (EN 16931), verstuurd over het Peppol-netwerk naar het Mercurius-platform.
- Opdrachten met een waarde van 3.000 euro of minder (excl. btw) zijn vrijgesteld van de verplichting.
Verkopen aan een Belgisch bestuur eindigt niet langer met een pdf in bijlage bij een e-mail. Sinds 2022 betekent factureren aan een overheid het versturen van een gestructureerde e-factuur: B2G-e-facturatie. De oorsprong is Europees: Richtlijn 2014/55/EU van 16 april 2014 verplichtte overheidskopers om facturen te ontvangen en te verwerken die conform de norm EN 16931 zijn. België zette ze om en draaide vervolgens de logica om: het zijn niet langer alleen de overheden die moeten kunnen ontvangen, het zijn de leveranciers die in het juiste formaat moeten versturen.
Dit artikel legt uit wat B2G-facturatie is, wie betrokken is en vanaf wanneer, via welk platform de factuur bij het bestuur aankomt, en welk formaat u gebruikt om in orde te zijn.
B2G-e-facturatie, eenvoudig omschreven
B2G staat voor business-to-government: een onderneming (de leverancier) factureert aan een overheidsorganisatie (de aanbestedende overheid). B2G-e-facturatie voegt een vormvereiste toe: de factuur is geen vrij document maar een gestructureerd bestand, dat de software van de overheidsontvanger automatisch leest en verwerkt.
Het onderscheid met een pdf is de kern van de zaak. Een pdf is een beeld voor het menselijke oog; u moet het overtypen om het te gebruiken. Een gestructureerde e-factuur is een genormaliseerd bestand dat de overheidsboekhouding zonder herinvoer verwerkt. Het is die gestructureerde vorm, en enkel die, die aan de verplichting voldoet.
Wat Richtlijn 2014/55/EU aan de overheidssector oplegde
Richtlijn 2014/55/EU legde een gemeenschappelijke basis vast: elke overheidskoper in de Unie moet een e-factuur kunnen ontvangen en verwerken die conform het Europese semantische model is, de norm EN 16931. Het doel was een einde te maken aan de wildgroei van nationale formaten die elke grensoverschrijdende opdracht duur maakte om te ondersteunen.
In België steunde de omzetting op de wetgeving over overheidsopdrachten en werd ze aangevuld met een kalender die specifiek is voor de leveranciers. De Gewesten liepen trouwens voor op het federale niveau, met Vlaanderen dat al vanaf 2017 de e-factuur aan zijn leveranciers oplegde. De beweging dateert dus van voor de algemene B2B-verplichting; de overheidssector diende als aanloopterrein.
De kalender van de verplichting voor leveranciers
Op federaal niveau spreidde een koninklijk besluit van 9 maart 2022 de verplichting om een gestructureerde e-factuur uit te reiken op basis van de geraamde opdrachtwaarde. Drie fasen volgden elkaar op, van de grootste opdracht naar de kleinste.
- 1
Opdrachten van minstens 215.000 euro
1 november 2022Leveranciers van de federale overheid moeten een gestructureerde e-factuur versturen.
- 2
Opdrachten van minstens 30.000 euro
1 mei 2023De verplichting breidt uit naar opdrachten van gemiddelde waarde.
- 3
Opdrachten onder 30.000 euro
1 maart 2024De verplichting dekt opdrachten van lage waarde, boven de vrijstellingsdrempel. Deze laatste fase, eerst voorzien voor 1 november 2023, werd uitgesteld door een koninklijk besluit van 4 september 2023.
Sinds die laatste fase is de e-factuur dus de regel voor het gros van de federale overheidsopdrachten. De enige resterende marge betreft zeer kleine bedragen: opdrachten met een geraamde waarde van 3.000 euro of minder (excl. btw) blijven vrijgesteld van de verplichting, tenzij de aanbestedende overheid ze toch oplegt. In de praktijk bent u betrokken als u regelmatig op overheidsbestellingen intekent.
Mercurius: de toegangspoort voor facturen naar de overheidssector
Een B2G-factuur stuurt u niet naar een e-mailadres: ze komt terecht bij Mercurius, het centrale platform waarlangs de Belgische overheidsdiensten, zowel federaal als deelstatelijk, hun elektronische facturen ontvangen en verwerken. Beheerd binnen de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (BOSA), fungeert Mercurius als de postkamer van de overheidssector.
Het belangrijke punt voor een leverancier: Mercurius is verbonden met het Peppol-netwerk. U hoeft dus geen rechtstreekse verbinding met het platform te maken. Uw software verstuurt de factuur via een Peppol-toegangspunt, en het netwerk routeert ze naar Mercurius en verder naar de juiste ontvangende dienst. Voor ondernemingen zonder verbonden software laat een webportaal ook toe om een factuur handmatig in te dienen.
Wat u nodig hebt om aan een overheid te factureren
Een actief ondernemingsnummer
Het identificeert uw onderneming op Peppol via het Belgische schema 0208.
Software verbonden met een Peppol-toegangspunt
Ze maakt de factuur aan in het Peppol BIS-formaat en verstuurt ze naar Mercurius.
De identificatie van de ontvangende overheidsdienst
Elk bestuur heeft een adres waarnaar de factuur moet worden gestuurd.
De referentie van de opdracht of bestelbon
Aanbestedende overheden vragen vaak een vastleggingsreferentie om de factuur te koppelen en te betalen.
B2G en B2B: dezelfde basis, twee afzonderlijke verplichtingen
Factureren aan de overheidssector en de B2B-verplichting delen dezelfde techniek: de norm EN 16931, het Peppol BIS Billing 3.0-formaat en het Peppol-netwerk. Maar het zijn twee afzonderlijke verplichtingen, elk met een eigen rechtsgrond en een eigen kalender.
| B2G-factuur (overheidssector) | B2B-factuur (ondernemingen) | |
|---|---|---|
| Gebaseerd op EN 16931 / Peppol BIS | ||
| Reist over het Peppol-netwerk | ||
| Specifiek overheidsplatform (Mercurius) | ||
| Inwerkingtreding | In fasen sinds 2022 | 1 januari 2026 |
| Oorsprong van de verplichting | Richtlijn 2014/55/EU | Belgische btw-hervorming |
In de praktijk beschikt een onderneming die al in orde is voor haar facturen aan de overheid over het gros van de uitrusting voor de B2B-verplichting van 1 januari 2026: software die Peppol BIS aanmaakt en een verbinding met het netwerk. Het is dezelfde loodgieterij, toegepast op een ander type ontvanger.
Factureer aan de overheid zonder uw software te verlaten
YouInv maakt uw facturen aan in het Peppol BIS-formaat en verstuurt ze over het Peppol-netwerk, naar Mercurius net zoals naar uw private klanten.
Wat dit verandert voor uw onderneming
Werkt u met besturen, dan is de vraag niet langer of u elektronisch moet factureren, maar of uw tool het correct doet: een geldig Peppol BIS-bestand aanmaken, het naar de juiste overheidsdienst adresseren en het over Peppol naar Mercurius routeren. De pdf in bijlage bij een e-mail behoort tot het verleden voor opdrachten die onder de verplichting vallen.
Het goede nieuws is dat er in het bestand zelf niets overheidsspecifieks te beheersen valt: het is hetzelfde formaat als dat van uw B2B-facturen. Het enige specifieke punt is de routering naar Mercurius en het respecteren van de referenties die de aanbestedende overheid vraagt. Conforme facturatiesoftware vangt dat verschil op zonder dat u de XML hoeft aan te raken.
Ook lezen
- Richtlijn 2014/55/EU: e-facturatie bij overheidsopdrachten: de Europese tekst achter B2G.
- Peppol BIS Billing 3.0: wat het formaat bevat: het factuurprofiel dat de overheidssector verwacht.
- Peppol België: de B2B-verplichting op 1 januari 2026: dezelfde logica uitgebreid naar de private sector.
De referentiebron is doorslaggevend: de pagina eInvoicing in Belgium van de Europese Commissie, die de federale kalender en de rol van Mercurius toelicht.
Wat is B2G-e-facturatie?
B2G-e-facturatie (business-to-government) is het versturen van gestructureerde facturen van een onderneming naar een overheid. In België volgen die facturen het Peppol BIS-formaat, gebaseerd op de norm EN 16931, en reizen ze over het Peppol-netwerk naar het overheidsplatform Mercurius.
Is e-facturatie verplicht voor overheidsopdrachten in België?
Ja. Een koninklijk besluit van 9 maart 2022 maakte de gestructureerde e-factuur verplicht voor leveranciers van de federale overheid, in fasen op basis van de opdrachtwaarde. Sinds 1 maart 2024 dekt de verplichting de opdrachten onder 30.000 euro; alleen opdrachten met een waarde van 3.000 euro of minder (excl. btw) zijn vrijgesteld.
Wat is het Mercurius-platform?
Mercurius is het centrale platform waarlangs de Belgische overheidsdiensten, zowel federaal als deelstatelijk, hun elektronische facturen ontvangen. Het is verbonden met het Peppol-netwerk en fungeert als de postkamer voor de overheidssector. Via een webportaal kunt u ook een factuur handmatig indienen.
Welk formaat gebruikt u om aan een Belgische overheid te factureren?
Het verwachte formaat is Peppol BIS Billing 3.0, een gebruiksspecificatie van de Europese norm EN 16931 op basis van de UBL 2.1-syntax. Het is dezelfde technische basis als die van de B2B-verplichting, verstuurd via het Peppol-netwerk.
Volstaat een pdf per e-mail om aan de overheid te factureren?
Nee. Een pdf is een beeld voor het menselijke oog, geen gestructureerde e-factuur. Voor overheidsopdrachten die onder de verplichting vallen, moet de factuur een gestructureerd bestand in het Peppol BIS-formaat zijn, verstuurd via Peppol naar Mercurius, en geen pdf in bijlage bij een e-mail.
