Kernpunten
- Sinds 1 januari 2026 moet elke in België gevestigde belastingplichtige gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen in B2B.
- De ontvangstcapaciteit is nagenoeg algemeen: zelfs ondernemingen onder de btw-vrijstelling moeten minstens kunnen ontvangen.
- Een per e-mail ontvangen pdf volstaat niet: de factuur moet gestructureerd zijn, in het Peppol BIS Billing 3.0-formaat (UBL 2.1).
- Ontvangen betekent bereikbaar zijn op het Peppol-netwerk via een toegangspunt en een Peppol-identificatie (schema 0208 in België).
Gestructureerde e-facturen ontvangen: wat de wet oplegt
De verplichting is gedateerd en ze geldt vrijwel zeker voor u. Sinds 1 januari 2026 moet elke in België gevestigde btw-belastingplichtige gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen voor zijn verrichtingen tussen ondernemingen (B2B). De aandacht gaat vaak naar het uitreiken, maar het ontvangen is de breedste kant van de hervorming: een leverancier die onder de verplichting valt, stuurt u een gestructureerde factuur en u moet die kunnen ontvangen.
De rechtsgrond is de wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het Btw-Wetboek, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 20 februari 2024. De tekst legt de gestructureerde e-facturatie tussen belastingplichtigen op, zowel voor het uitreiken als voor het ontvangen, vanaf 1 januari 2026.
Dit artikel gaat specifiek over het ontvangen: wie moet kunnen ontvangen, wat "gestructureerd" concreet betekent, hoe het ontvangen op het Peppol-netwerk werkt en hoe u het opzet. Voor het algemene kader van de verplichting leest u Peppol België: de B2B-verplichting op 1 januari 2026.
Wie moet kunnen ontvangen
Het principe is eenvoudig: hebt u een actief Belgisch btw-nummer, dan moet u gestructureerde e-facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. Het ontvangen is de gemene deler van de hervorming, het onderdeel dat het grootste aantal ondernemingen raakt.
Eén vaak verkeerd begrepen punt verdient de nadruk: de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet van ten hoogste 25.000 euro) ontslaat u niet van het ontvangen. Een onderneming die door haar regeling geen gestructureerde facturen uitreikt, moet ze toch kunnen ontvangen. Hetzelfde geldt voor verschillende categorieën die vrijgesteld zijn van de verplichting om te uitreiken: die vrijstelling strekt zich niet vanzelf uit tot het ontvangen, dat breed verwacht blijft van elke actieve onderneming.
Met andere woorden, de vraag is minder "moet ik gestructureerde facturen versturen?" dan wel "kan ik er vandaag een ontvangen?". Voor de meeste kmo's moet het antwoord nu al ja zijn.
Gestructureerd ontvangen of een pdf: wat verandert er
Het verschil tussen een pdf ontvangen en een Peppol-factuur ontvangen zit niet in de vorm van het document, maar in wat uw software ermee kan doen. De tabel hieronder vat het verschil samen.
| Per e-mail ontvangen pdf | Gestructureerde Peppol-factuur | |
|---|---|---|
| Voldoet aan de ontvangstverplichting | ||
| Automatisch leesbaar door software | ||
| Geïntegreerd zonder manuele herinvoer | ||
| Controles en validatie bij aankomst | Geen | Automatisch |
| Traceerbare aflevering van begin tot eind |
Een gestructureerde factuur ontvangen schrapt de herinvoer: de gegevens komen meteen bruikbaar binnen, klaar om afgepunt te worden tegen een bestelbon of een betaling. Daar houdt het ontvangen op een last te zijn en wordt het concrete tijdwinst bij de verwerking van uw leveranciersfacturen.
Hoe het ontvangen op het Peppol-netwerk werkt
Een gestructureerde factuur ontvangen gebeurt niet van mailbox naar mailbox: het verloopt via het Peppol-netwerk, gebouwd op een vierhoekenmodel. U (de ontvanger) en uw leverancier (de verzender) zijn elk op het netwerk aangesloten via een toegangspunt. De verzender geeft de factuur aan zijn toegangspunt, dat ze doorstuurt naar het uwe, dat ze in uw software aflevert.
Opdat die routering u zou bereiken, moet u bereikbaar zijn op het netwerk. Dat veronderstelt twee zaken: aangesloten zijn via een toegangspunt en gepubliceerd zijn in de adreslijst van het netwerk (SMP/SML) met een Peppol-identificatie. In België steunt die identificatie op het schema 0208, dat uw ondernemingsnummer aanduidt (Kruispuntbank van Ondernemingen). Dat adres gebruiken uw leveranciers om u te bereiken. Meer daarover leest u in De Peppol-identificatie: waarvoor ze dient en hoe u ze verkrijgt.
ontvangen verplicht
in B2B voor gevestigde belastingplichtigen
verwacht formaat
conform EN 16931 (UBL 2.1)
Belgisch schema
duidt uw ondernemingsnummer aan
De ontvangst opzetten, stap voor stap
Goed nieuws: het opzetten is configuratiewerk, geen IT-project. Conforme software en een aansluiting op het netwerk volstaan. Dit is de logische volgorde van de stappen.
- 1
Controleer uw ondernemingsnummer
Stap 1Zorg dat uw nummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen actief en correct is: het is de basis van uw Peppol-identificatie.
- 2
Kies software die op Peppol is aangesloten
Stap 2Kies een tool die Peppol BIS-facturen ontvangt, valideert en integreert, rechtstreeks of via een toegangspunt.
- 3
Registreer u op het netwerk
Stap 3Het toegangspunt publiceert uw Peppol-identificatie in de adreslijst: uw leveranciers kunnen u dan hun facturen sturen.
- 4
Ontvang en verwerk uw facturen
Stap 4Inkomende facturen komen in uw software binnen, gecontroleerd en klaar om afgepunt te worden tegen uw bestellingen en betalingen.
Eén praktisch detail telt: een onderneming kan tegelijk op slechts één toegangspunt voor ontvangst geregistreerd zijn. Wisselt u van tool, dan neemt uw nieuwe dienstverlener de registratie over. Uw leveranciers hoeven niets te doen: het netwerk routeert de factuur naar uw actieve toegangspunt.
Ontvang uw leveranciersfacturen zonder XML aan te raken
YouInv maakt u bereikbaar op het Peppol-netwerk, ontvangt de facturen van uw leveranciers in het Peppol BIS-formaat, valideert ze en integreert ze automatisch.
Wat het ontvangen verandert voor uw kmo
Juridisch is de eis duidelijk: u moet vandaag een gestructureerde e-factuur kunnen ontvangen. In de praktijk gaat het erom niet de schakel te zijn die de ketting blokkeert. Een conforme leverancier reikt zijn factuur uit in het Peppol BIS-formaat; kan hij u niet bereiken omdat uw kant niet aangesloten is, dan loopt uw eigen verwerking vertraging op.
Dat verbreedt de criteria om uw tool te kiezen. Het volstaat niet meer dat software mooie facturen uitreikt: ze moet ze ook kunnen ontvangen, valideren en integreren. Dat is het eerste wat u nagaat bij het kiezen of bijwerken van uw oplossing. Om uw volledige overstap voor te bereiden, leest u Zich voorbereiden op e-facturatie in 2026.
Meer lezen
- Peppol België: de B2B-verplichting op 1 januari 2026: wie ze betreft en vanaf wanneer.
- Het Peppol-netwerk begrijpen in 5 minuten: het vierhoekenmodel en de rol van toegangspunten.
- Peppol-toegangspunt: waarvoor het dient en hoe u aansluit: de schakel die u bereikbaar maakt.
De officiële bronnen zijn maatgevend: de tekst van de wet van 6 februari 2024 (Justel, Belgisch Staatsblad) en het officiële Belgische e-factuurportaal.
Ben ik verplicht e-facturen te ontvangen in België?
Ja. Sinds 1 januari 2026 moet elke in België gevestigde btw-belastingplichtige gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen voor zijn B2B-verrichtingen. Die ontvangstcapaciteit is de gemeenschappelijke basis van de verplichting: ze geldt voor nagenoeg elke actieve onderneming.
Moet een kmo onder de vrijstellingsregeling ook e-facturen kunnen ontvangen?
Ja. De btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet van ten hoogste 25.000 euro) ontslaat u niet van de ontvangstverplichting. Die ondernemingen moeten minstens een gestructureerde e-factuur van hun leveranciers kunnen ontvangen.
Volstaat een per e-mail ontvangen pdf om aan de ontvangstverplichting te voldoen?
Nee. De wet vereist een gestructureerde, machineleesbare e-factuur die voldoet aan de norm EN 16931; in België is het referentieformaat Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1). Een pdf, ook al ontvangt u die per e-mail, is geen gestructureerde factuur en voldoet niet aan de verplichting.
Hoe ontvang ik een factuur in het Peppol BIS-formaat?
U moet via een toegangspunt op het Peppol-netwerk aangesloten zijn en met uw Peppol-identificatie geregistreerd zijn. Conforme facturatiesoftware ontvangt dan de facturen van uw leveranciers, valideert ze en integreert ze automatisch, zonder dat u een XML-bestand hoeft te verwerken.
Wat is er nodig om bereikbaar te zijn op het Peppol-netwerk?
U hebt een toegangspunt nodig dat u op het netwerk registreert en uw Peppol-identificatie in de adreslijst (SMP/SML) publiceert. In België steunt die identificatie op het schema 0208, dat uw ondernemingsnummer aanduidt. Uw leveranciers kunnen u dan hun facturen sturen.
Vanaf wanneer is ontvangen verplicht?
Sinds 1 januari 2026. De wet van 6 februari 2024, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 20 februari 2024, legt die datum vast voor zowel het uitreiken als het ontvangen van gestructureerde e-facturen in B2B.
