Kernpunten
- De voorschotfactuur vraagt een gedeeltelijke betaling vóór de levering of de dienst; het saldo wordt later vereffend via een eindafrekening.
- In België wordt de btw op een voorschot opeisbaar op het ogenblik van de ontvangst, ten belope van het ontvangen bedrag (art. 22bis en 17 van het Btw-Wetboek).
- Het uitreiken van de factuur is sinds 1 januari 2016 een volwaardige oorzaak van btw-opeisbaarheid.
- De eindafrekening geeft de volledige prijs weer en trekt de reeds gefactureerde voorschotten af, zodat de totale btw overeenstemt met de volledige prijs.
Een voorschot vragen beschermt uw kasstroom bij een grote bestelling of een project dat zich over de tijd uitstrekt. In België wordt de bijbehorende btw verschuldigd zodra een voorschot tussen belastingplichtigen wordt ontvangen: het is geen gewoon ontvangstbewijs, maar een handeling die u moet documenteren. De voorschotfactuur is het document dat die rol vervult, voordat de eindafrekening de zaak afsluit.
Dit artikel legt uit wanneer u een voorschotfactuur uitreikt, hoe de btw op een vooruitbetaling werkt, welke vermeldingen ze moet bevatten en hoe u vlot naar de saldofactuur overgaat.
De voorschotfactuur: betaling vragen vóór de levering
Een voorschotfactuur is een factuur die slaat op een deel van de overeengekomen prijs, gevraagd of ontvangen vóór het goed geleverd of de dienst uitgevoerd is. Ze komt doorgaans bij de ondertekening van een bestelling, de start van een project of de opening van een werf, wanneer de leverancier zijn eerste kosten wil dekken zonder het einde van de handeling af te wachten.
Ze is geen eindfactuur: ze sluit de relatie niet af. Ze kondigt aan dat een saldo zal volgen, berekend op de volledige prijs, zodra de handeling voltooid is. Haar functie is dubbel: de vooruitbetaling juridisch omkaderen en de btw-behandeling op het juiste ogenblik in gang zetten.
Wanneer de btw opeisbaar wordt op een voorschot
Voor de btw verschillen twee begrippen. Het belastbare feit is het ogenblik waarop de handeling zich voordoet: de levering van het goed of de voltooiing van de dienst. De opeisbaarheid is het ogenblik waarop de Schatkist de belasting mag opeisen. Beide vallen niet altijd samen, en het is precies die kloof die een voorschot in het spel brengt.
Wanneer de prijs geheel of gedeeltelijk wordt ontvangen vóór het belastbare feit, wordt de belasting opeisbaar op het ogenblik van de ontvangst, ten belope van het ontvangen bedrag (art. 22bis van het Btw-Wetboek voor diensten, art. 17 voor goederen). Met andere woorden: een voorschot ontvangen maakt de btw op dat voorschot onmiddellijk verschuldigd, zonder de levering af te wachten.
Wat de btw opeisbaar maakt op een voorschot
De ontvangst van het voorschot
De btw wordt opeisbaar ten belope van het ontvangen bedrag, op het ogenblik dat het geld binnenkomt.
Het uitreiken van de factuur
Sinds 1 januari 2016 is het uitreiken van de factuur opnieuw een oorzaak van opeisbaarheid tussen belastingplichtigen.
De 15e dag van de volgende maand
Bij gebrek aan factuur is de belasting hoe dan ook uiterlijk opeisbaar op de 15e dag van de maand na het belastbare feit.
De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk op de 15e dag van de maand na die waarin de belasting opeisbaar is geworden, wat voor een voorschot de maand van de ontvangst is. Deze termijn is vastgelegd in het koninklijk besluit nr. 1 (art. 4) en wordt beheerd door de FOD Financiën, en geldt voor de voorschotfactuur zoals voor elke andere factuur.
De verplichte vermeldingen van een voorschotfactuur
Een voorschotfactuur is een volwaardige factuur: ze bevat alle verplichte vermeldingen die de Belgische regelgeving voorschrijft. De enige bijzonderheid is dat ze haar voorwerp duidelijk moet aangeven: een voorschot op een toekomstige handeling, geen totale prijs.
Wat de voorschotfactuur moet bevatten
De volledige identiteit van beide partijen
Naam, adres en btw-nummer van de leverancier en van de belastingplichtige klant.
De datum en een doorlopend nummer
De datum van uitreiking en een uniek nummer in een doorlopende reeks.
De aard van de handeling
De omschrijving van de toekomstige bestelling en de uitdrukkelijke vermelding dat het om een voorschot gaat.
Het btw-detail van het voorschot
Het bedrag exclusief btw, het toepasselijke tarief, het btw-bedrag en het te betalen totaal.
Het btw-tarief op het voorschot is dat van de toekomstige handeling. Voor de algemene regels leest u onze gids over de verplichte vermeldingen van een factuur in België.
Van het eerste voorschot tot de eindafrekening
De globale logica is een keten: bestelling, voorschot, levering, saldo. Elk ontvangen voorschot wordt met zijn btw gefactureerd; op het einde geeft een eindfactuur de totale prijs weer en trekt ze af wat al aangerekend is. De eindafrekening toont dus enkel het verschuldigde saldo.
- 1
Bestelling of aanvaarde offerte
Stap 1De totale prijs en de betalingsvoorwaarden worden met de klant vastgelegd.
- 2
Voorschotfactuur
Stap 2Een factuur slaat op een deel van de prijs; de btw wordt opeisbaar bij ontvangst.
- 3
Levering of dienst
Stap 3De handeling vindt plaats: dat is het belastbare feit.
- 4
Saldofactuur (eindafrekening)
Stap 4Ze geeft het totaal weer, trekt de reeds gefactureerde voorschotten af en toont het saldo.
Een eenvoudig voorbeeld. Voor een bestelling van 3.000 EUR exclusief btw tegen 21%, geeft een voorschot van 30% een voorschotfactuur van 900 EUR exclusief btw, dus 189 EUR btw en 1.089 EUR te betalen. Bij de levering geeft de saldofactuur de 3.000 EUR exclusief btw weer, trekt de reeds gefactureerde 900 EUR af, en slaat dus op 2.100 EUR exclusief btw plus 441 EUR btw. In totaal komt de gefactureerde btw (189 EUR en daarna 441 EUR) precies op 630 EUR, oftewel 21% van 3.000 EUR.
| Voorschotfactuur | Saldofactuur | |
|---|---|---|
| Slaat op een deel van de prijs | ||
| Geeft de volledige prijs van de handeling weer | ||
| Trekt reeds gefactureerde bedragen af | ||
| Maakt een deel van de btw opeisbaar |
Die symmetrie is de sleutel tot een correcte boekhouding: wat u al als voorschot heeft gefactureerd, mag nooit opnieuw in het saldo worden gefactureerd, anders wordt de maatstaf van heffing verdubbeld.
Factureer uw voorschotten en saldi zonder btw-fout
YouInv maakt uw voorschotfacturen en eindafrekeningen op, past het juiste tarief toe en houdt de reeds gefactureerde bedragen bij.
Wat het verandert voor uw beheer
Een voorschot is geen administratief detail: het is een btw-trigger. Zodra het ontvangen is, is de belasting verschuldigd en moet ze in de betrokken periode worden aangegeven. Facturatiesoftware die de keten voorschot-saldo beheert, behoedt u voor twee klassieke fouten: de btw op een ontvangen voorschot vergeten, of ze bij het saldo dubbel factureren.
Goed beheerd wordt het voorschot een gezond kasstroominstrument zonder risico op een naheffing. De eindafrekening is niet langer een bron van boekhoudkundige stress, maar gewoon de afsluiting van een handeling die stap voor stap is opgevolgd.
Ook interessant
- De verplichte vermeldingen van een factuur in België: de basis die op elke factuur van toepassing is, voorschotten inbegrepen.
- De periodieke btw-aangifte in België: waar en wanneer u opeisbaar geworden btw aangeeft.
- De elektronische creditnota: een reeds uitgereikte factuur corrigeren, voorschot of saldo.
De referentiebron primeert: de pagina Boekhouding en facturering van de FOD Financiën.
Wat is een voorschotfactuur?
Een voorschotfactuur is een factuur die wordt uitgereikt om een gedeeltelijke betaling te vragen of vast te stellen vóór de levering van het goed of de uitvoering van de dienst. Ze slaat op een deel van de overeengekomen prijs, niet op het geheel, en wordt gevolgd door een eindafrekening die het totaal weergeeft en de reeds gefactureerde voorschotten aftrekt.
Wanneer is de btw opeisbaar op een voorschot in België?
Wanneer een voorschot wordt ontvangen vóór de levering of de dienst, wordt de btw opeisbaar op het ogenblik van de ontvangst, ten belope van het ontvangen bedrag (art. 22bis voor diensten en art. 17 voor goederen, van het Btw-Wetboek). Ook het uitreiken van de factuur is een oorzaak van opeisbaarheid, opnieuw ingevoerd op 1 januari 2016. Bij gebrek aan factuur is de belasting hoe dan ook uiterlijk opeisbaar op de 15e dag van de maand na het belastbare feit.
Is een voorschotfactuur verplicht?
Een voorschot vragen is een commerciële keuze, geen verplichting. Maar zodra een voorschot wordt ontvangen of een factuur wordt uitgereikt tussen belastingplichtigen, moet de handeling worden gedocumenteerd met een factuur, uiterlijk op de 15e dag van de maand na de ontvangst, met de bijbehorende btw.
Hoe stelt u de eindafrekening op na voorschotten?
De eindfactuur geeft het totale bedrag van de handeling weer, trekt vervolgens de reeds gefactureerde voorschotten en de reeds aangerekende btw af, en laat enkel het verschuldigde saldo zien. De totale btw die over voorschotten plus saldo is gefactureerd, moet gelijk zijn aan de btw die op de volledige prijs verschuldigd is.
Welke vermeldingen moet een voorschotfactuur bevatten?
Ze bevat de verplichte vermeldingen van elke factuur (identiteit van de partijen, btw-nummers, datum, doorlopend nummer, btw-tarief en -bedrag) en geeft duidelijk aan dat het om een voorschot op een toekomstige bestelling gaat, met het bedrag exclusief btw, de btw en het totaalbedrag van het voorschot.
