L'essentiel
- Passer à la facturation électronique, c'est avant tout se raccorder au réseau Peppol via un outil qui émet et reçoit le format structuré Peppol BIS.
- Depuis le 1er janvier 2026, la facture structurée est obligatoire pour le B2B entre assujettis belges (loi du 6 février 2024).
- La démarche tient en quelques étapes : vérifier ses données, choisir un outil conforme, fiabiliser ses clients, tester, puis basculer.
Pourquoi passer à la facturation électronique maintenant
Passer à la facturation électronique n'est plus une option pour la plupart des entreprises belges. Depuis le 1er janvier 2026, la facture électronique structurée est obligatoire pour les transactions B2B entre assujettis à la TVA établis en Belgique, en vertu de la loi du 6 février 2024 (Moniteur belge). L'échange passe par le réseau Peppol, au format Peppol BIS (conforme à la norme européenne EN 16931).
L'enjeu n'est pas seulement réglementaire. Une facture structurée circule de logiciel à logiciel sans ressaisie, ce qui réduit les erreurs et accélère le traitement. Ce guide décompose la transition en étapes concrètes, pour une PME ou un indépendant qui part d'une facturation au format PDF ou papier.
Étape par étape : le plan de bascule
La transition n'a rien d'un grand projet informatique. Pour une petite structure, elle suit un enchaînement simple, du contrôle de vos données jusqu'à la première facture réelle.
- 1
Vérifier vos données d'entreprise
Étape 1Numéro d'entreprise (BCE) et numéro de TVA corrects : ils servent d'identifiant sur le réseau Peppol.
- 2
Choisir un outil raccordé à Peppol
Étape 2Un logiciel qui émet et reçoit le format Peppol BIS, directement ou via un prestataire exploitant un point d'accès.
- 3
Fiabiliser vos clients
Étape 3Vérifier que vos clients B2B sont joignables sur Peppol et que leurs identifiants sont corrects.
- 4
Émettre une facture de test
Étape 4Envoyer une première facture structurée et contrôler sa bonne réception.
- 5
Basculer la facturation courante
Étape 5Passer l'ensemble de vos factures B2B sur le flux Peppol.
Ce qu'il faut réunir avant de commencer
Avant la première facture structurée, quelques prérequis évitent les blocages. La plupart relèvent de la qualité de vos données plutôt que de la technique.
Prérequis au passage à la facturation électronique
Numéro d'entreprise (BCE) vérifié
Identifiant correctement enregistré, base de votre adressage Peppol.
Numéro de TVA à jour
Cohérent avec les données de la Banque-Carrefour des Entreprises.
Outil raccordé au réseau Peppol
Directement ou via un prestataire qui exploite un point d'accès.
Données clients fiabilisées
Identifiants Peppol des clients B2B vérifiés pour garantir la livraison.
Choisir un outil conforme
Le cœur de la transition est le choix de l'outil. Le critère décisif : émet-il et reçoit-il des factures au format Peppol BIS, et gère-t-il le raccordement au réseau pour vous ? Un tableur ou un simple générateur de PDF ne suffit pas, car il ne produit pas de fichier structuré conforme à EN 16931.
| PDF / tableur | Outil raccordé à Peppol | |
|---|---|---|
| Produit un fichier structuré (UBL 2.1) | ||
| Émet au format Peppol BIS | ||
| Raccordement au réseau géré | ||
| Conforme à l'obligation B2B belge depuis 2026 | ||
| Ressaisie manuelle côté destinataire | Souvent nécessaire | Aucune |
Émettre sa première facture structurée
Une fois l'outil en place et les données vérifiées, l'émission elle-même est rapide. Vous saisissez la facture comme d'habitude ; l'outil la met au format Peppol BIS et la transmet au point d'accès du destinataire via le réseau. Le fichier UBL est généré en arrière-plan : vous n'avez pas à le manipuler.
Commencez par une facture de test, ou par un client unique, avant de basculer l'ensemble de votre flux B2B. Cela permet de confirmer que la livraison fonctionne et que vos données clients sont correctes.
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- Facture électronique vs PDF : quelle différence ?
Pour le cadre européen, voir la directive 2014/55/UE sur EUR-Lex, qui porte sur la facturation électronique dans les marchés publics (B2G) ; l'obligation B2B belge, elle, repose sur la loi du 6 février 2024.
Par quoi commencer pour passer à la facturation électronique ?
Commencez par vérifier votre numéro d'entreprise (BCE) et choisir un outil raccordé au réseau Peppol. C'est cet outil qui met vos factures au format structuré (Peppol BIS, basé sur UBL 2.1) et les transmet. Vous n'avez pas à manipuler le fichier technique vous-même.
Faut-il être raccordé à Peppol pour facturer en B2B en Belgique ?
Oui pour les transactions B2B entre assujettis à la TVA établis en Belgique : depuis le 1er janvier 2026, la facture électronique structurée y est obligatoire (loi du 6 février 2024, Moniteur belge), et l'échange passe par le réseau Peppol au format Peppol BIS.
Combien de temps faut-il pour passer à la facturation électronique ?
Pour une petite structure, le raccordement via un outil prêt à l'emploi se fait généralement en quelques jours : créer un compte, vérifier ses données d'entreprise, fiabiliser ses clients, puis émettre une première facture de test. Le délai dépend surtout de la qualité de vos données clients.
Le PDF reste-t-il valable après le passage à la facturation électronique ?
Hors du champ de l'obligation B2B (par exemple vers des particuliers), le PDF reste utilisable. Mais entre assujettis belges, un PDF envoyé par e-mail ne répond pas à la définition de la facture électronique structurée et ne suffit plus depuis 2026.
