Kernpunten
- Elektronische facturen archiveren is een wettelijke verplichting, verschillend van het louter opslaan van bestanden.
- Artikel 60 van het Btw-Wetboek eist drie waarborgen: authenticiteit van de oorsprong, integriteit van de inhoud en leesbaarheid.
- De bewaartermijn bedraagt zeven jaar, net als voor papieren facturen.
- Voor een gestructureerde factuur bewaart u beter het originele bestand (UBL 2.1) dan de pdf-afdruk: een omzetting verzwaart de bewijslast.
Wat een elektronische factuur archiveren echt betekent
Elektronische facturen archiveren is niet louter bestanden opslaan. Het is een wettelijke verplichting met precieze voorwaarden: de factuur moet toegankelijk, leesbaar en bewijsbaar blijven gedurende de hele bewaartermijn. Nu gestructureerd e-factureren de B2B-norm wordt, ontvangt en verstuurt elke onderneming bestanden die ze correct moet bewaren, niet zomaar in een map moet droppen.
Het verschil is concreet. Opslaan is ergens een kopie bewaren. Archiveren is kunnen aantonen, op de dag van een controle, dat de factuur authentiek is, dat ze sinds haar uitreiking niet is gewijzigd en dat ze leesbaar blijft. Die eis steunt op één bepaling: artikel 60 van het Btw-Wetboek.
Dit artikel beschrijft wat archiveren in de praktijk inhoudt: welk formaat bewaren, hoelang, waar de bestanden opslaan en wat een archief zijn bewijskracht geeft.
De drie waarborgen van artikel 60 van het Btw-Wetboek
Artikel 60 van het Btw-Wetboek eist voor elke factuur drie cumulatieve voorwaarden, van de uitreiking tot het einde van de bewaartermijn. Ze gelden ongeacht de drager, maar ze krijgen hun volle betekenis voor een elektronische factuur, want een bestand kopieert en wijzigt makkelijker dan een blad papier.
De drie vereiste waarborgen voor de archivering
Authenticiteit van de oorsprong
De identiteit van de uitreiker van de factuur is gewaarborgd en kan niet in twijfel worden getrokken.
Integriteit van de inhoud
De inhoud van de factuur is sinds haar uitreiking niet gewijzigd.
Leesbaarheid
De factuur blijft leesbaar voor de mens gedurende de hele termijn, in een formaat dat niet verouderd raakt.
Die waarborgen worden niet verklaard, ze worden bewezen. Welke methode u ook kiest, wat telt is kunnen aantonen dat de gearchiveerde factuur identiek is aan die welke werd uitgewisseld. Een gestructureerde factuur in UBL-formaat, waarvan de inhoud vastligt en verifieerbaar is, leent zich goed voor dat bewijs: elk veld is expliciet en het bestand kan op elk moment opnieuw worden gevalideerd.
Welk formaat bewaren: het originele bestand is doorslaggevend
De formaatvraag wordt het vaakst verkeerd begrepen. Voor een gestructureerde elektronische factuur die via Peppol wordt verstuurd, is het origineel niet de pdf die u op het scherm leest: het is het UBL 2.1-bestand dat werkelijk over het netwerk reisde. Dat moet worden gearchiveerd, want het draagt de gegevens. Dit originele formaat bewaren wordt sterk aangeraden: het omzetten, bijvoorbeeld naar een gewone pdf-afdruk, verzwaart de bewijslast aanzienlijk. Die pdf is slechts een weergave, niet het origineel.
| Een pdf opslaan | Het gestructureerde bestand archiveren | |
|---|---|---|
| Bewaart het originele verstuurde bestand | ||
| Inhoud leesbaar door software | ||
| Hervalidatie mogelijk bij een controle | ||
| Leesbaar voor een mens |
Het opslagformaat zelf blijft vrij: de wet legt geen bepaalde technologie op, ze legt een resultaat op. U mag het gestructureerde bestand bewaren samen met een leesbare versie, zolang de leesbaarheid gedurende de hele termijn gewaarborgd is en het gekozen formaat niet onleesbaar wordt na verloop van tijd. Voor de structuur van dat bestand, zie Het UBL 2.1-formaat uitgelegd.
Hoelang en waar uw archief bewaren
De overstap naar elektronisch factureren verkort de termijn niet: een elektronische factuur wordt zeven jaar bewaard, net als een papieren factuur. Die termijn, vastgelegd door artikel 60 van het Btw-Wetboek, werd door de wet van 18 december 2025 (Belgisch Staatsblad van 30 december 2025) van tien naar zeven jaar teruggebracht, voor de btw die opeisbaar is vanaf 1 januari 2023; hij gaat in op 1 januari van het jaar na de factuurdatum. De termijnregels en de langere gevallen, zoals onroerende goederen, komen aan bod in Hoelang facturen bewaren in België.
bewaartermijn
gelijk aan papier (art. 60 Btw-Wetboek)
cumulatieve waarborgen
authenticiteit, integriteit, leesbaarheid
origineel formaat
het gestructureerde bestand dat telt
De opslagplaats is vrij: uw eigen servers, een dienstverlener of de cloud. De enige voorwaarde die de administratie stelt, is dat een volledige onlinetoegang tot de facturen gedurende de hele termijn mogelijk blijft. Met andere woorden: u mag uw archief hosten waar u wilt, zolang u op verzoek elke factuur snel kunt terugvinden en voorleggen.
Bewijskracht: wat er op het spel staat op de dag van een controle
Bewijskracht is het doel van heel de archivering: het vermogen van een gearchiveerde factuur om als bewijs te dienen. Ze wordt niet dagelijks beoordeeld, maar op de dag van een btw-controle. Worden de drie waarborgen nageleefd, dan geldt de gearchiveerde factuur als bewijs; ontbreekt er één, dan verliest het archief zijn bewijskracht en kan de btw-aftrek die het staaft in vraag worden gesteld.
Facturen gearchiveerd met hun bewijskracht
YouInv maakt uw elektronische facturen in het juiste formaat aan en bewaart het originele bestand gestructureerd en toegankelijk, klaar voor een controle.
Wat dit verandert voor uw onderneming
De regel om te onthouden past in één zin: bewaar het originele bestand, zeven jaar lang, onder voorwaarden die de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid ervan waarborgen. De rest is een kwestie van organisatie en tooling. Een archief geordend per boekjaar, online toegankelijk en gebaseerd op het gestructureerde bestand maakt van een verplichting een formaliteit.
Het is ook een keuzecriterium voor uw software. Naast het uitreiken van conforme facturen moet uw tool het originele bestand kunnen bewaren, de integriteit ervan waarborgen en het op verzoek teruggeven. Dat is wat een gewone verzending onderscheidt van een archivering met bewijskracht.
Ook lezen
- Hoelang facturen bewaren in België: het startpunt van de termijn en de langere gevallen.
- Het UBL 2.1-formaat uitgelegd: de structuur van een archiveerbare elektronische factuur.
- Verplichte vermeldingen op een factuur in België: wat elke factuur moet bevatten voordat ze wordt gearchiveerd.
De referentiebron is doorslaggevend: de pagina Facturen bewaren die u ontving via e-facturering van de FOD Financiën.
Wat betekent het archiveren van elektronische facturen?
Het is het bewaren van elektronische facturen gedurende de volledige wettelijke termijn, onder voorwaarden die de authenticiteit van de oorsprong, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid waarborgen. Archiveren is meer dan een bestand opslaan: u moet bij een controle kunnen aantonen dat de factuur sinds haar uitreiking niet is gewijzigd.
Welk formaat moet u bewaren voor een elektronische factuur?
U bewaart de factuur in het formaat waarin ze werd uitgereikt of ontvangen. Voor een gestructureerde factuur die via Peppol wordt verstuurd, is het originele UBL 2.1-bestand het bestand dat u bewaart; het omzetten naar een ander formaat, zoals een gewone pdf-afdruk, verzwaart de bewijslast aanzienlijk. Het opslagformaat zelf is vrij zolang de leesbaarheid gedurende de hele termijn gewaarborgd blijft.
Hoelang moet u elektronische facturen archiveren?
Zeven jaar, net als papieren facturen. Deze termijn wordt vastgelegd door artikel 60 van het Btw-Wetboek en werd door de wet van 18 december 2025 van tien naar zeven jaar teruggebracht; hij gaat in op 1 januari van het jaar na de factuurdatum. De overstap naar elektronisch factureren verkort die termijn niet.
Wat is de bewijskracht van een gearchiveerde factuur?
Het is het vermogen van een gearchiveerde factuur om als bewijs te dienen bij een controle. Ze steunt op drie cumulatieve waarborgen die artikel 60 van het Btw-Wetboek eist: authenticiteit van de oorsprong, integriteit van de inhoud en leesbaarheid, verzekerd van de uitreiking tot het einde van de bewaartermijn.
Waar mogen gearchiveerde elektronische facturen worden opgeslagen?
De opslagplaats is vrij: uw eigen servers, een dienstverlener of de cloud. De voorwaarde is dat een volledige onlinetoegang tot de facturen gedurende de hele termijn mogelijk blijft voor de administratie, en dat de drie waarborgen van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid worden nageleefd.
