L'essentiel
- L'archivage des factures électroniques est une obligation légale, distincte du simple stockage de fichiers.
- L'article 60 du Code de la TVA impose trois garanties : authenticité de l'origine, intégrité du contenu et lisibilité.
- Le délai de conservation est de sept ans, identique à celui des factures papier.
- Pour une facture structurée, mieux vaut conserver le fichier d'origine (UBL 2.1) que son impression PDF : une conversion alourdit la charge de la preuve.
Archiver une facture électronique, ce que cela veut dire vraiment
L'archivage des factures électroniques n'est pas un simple stockage de fichiers. C'est une obligation légale, avec des conditions précises : la facture doit rester accessible, lisible et prouvable pendant tout le délai de conservation. Au moment où la facturation électronique structurée devient la norme en B2B, chaque entreprise reçoit et émet des fichiers qu'il faut savoir conserver correctement, pas seulement déposer dans un dossier.
La différence est concrète. Stocker, c'est garder une copie quelque part. Archiver, c'est pouvoir démontrer, le jour d'un contrôle, que la facture est authentique, qu'elle n'a pas été modifiée depuis son émission et qu'elle reste lisible. Le fondement de cette exigence tient en un article : l'article 60 du Code de la TVA.
Cet article détaille ce que l'archivage recouvre en pratique : quel format conserver, pendant combien de temps, où stocker les fichiers et ce qui donne à une archive sa valeur probante.
Les trois garanties de l'article 60 du Code de la TVA
L'article 60 du Code de la TVA impose, pour toute facture, trois conditions cumulatives, de l'émission jusqu'à la fin du délai de conservation. Elles valent quel que soit le support, mais elles prennent tout leur sens pour une facture électronique, car un fichier se copie et se modifie plus facilement qu'une feuille de papier.
Les trois garanties exigées pour l'archivage
Authenticité de l'origine
L'identité de l'émetteur de la facture est garantie et ne peut être mise en doute.
Intégrité du contenu
Le contenu de la facture n'a pas été modifié depuis son émission.
Lisibilité
La facture reste lisible par l'humain pendant tout le délai, dans un format qui ne devient pas obsolète.
Ces garanties ne se décrètent pas : elles se prouvent. Peu importe la méthode retenue, ce qui compte est de pouvoir montrer que la facture archivée est identique à celle qui a circulé. Une facture structurée au format UBL, dont le contenu est figé et vérifiable, se prête bien à cette démonstration : chaque champ y est explicite et le fichier peut être revalidé à tout moment.
Quel format conserver : le fichier d'origine fait foi
La question du format est la plus mal comprise. Pour une facture électronique structurée transmise via Peppol, l'original n'est pas le PDF que vous lisez à l'écran : c'est le fichier UBL 2.1 qui a réellement circulé sur le réseau. C'est lui qu'il faut archiver, car c'est lui qui porte les données. Conserver ce format d'origine est fortement recommandé : le convertir, par exemple en une simple impression PDF, alourdit nettement la charge de la preuve. Ce PDF n'est qu'une représentation, pas l'original.
| Stocker un PDF | Archiver le fichier structuré | |
|---|---|---|
| Conserve le fichier d'origine transmis | ||
| Contenu relisible par un logiciel | ||
| Revalidation possible en cas de contrôle | ||
| Lisible par un humain |
Le format de stockage lui-même reste libre : la loi n'impose pas une technologie particulière, elle impose un résultat. Vous pouvez conserver le fichier structuré accompagné d'une version lisible, du moment que la lisibilité est garantie sur toute la durée et que le format choisi ne devient pas illisible avec le temps. Pour la structure de ce fichier, voyez Le format UBL 2.1 expliqué.
Combien de temps et où conserver vos archives
Passer à l'électronique ne raccourcit pas le délai : une facture électronique se conserve sept ans, comme une facture papier. Ce délai, fixé par l'article 60 du Code de la TVA, a été ramené de dix à sept ans par la loi du 18 décembre 2025 (Moniteur belge du 30 décembre 2025), pour les taxes exigibles depuis le 1er janvier 2023 ; il court à partir du 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture. Les règles de durée et les cas particuliers, comme les biens immeubles, sont détaillés dans Durée de conservation des factures en Belgique.
délai de conservation
identique au papier (art. 60 Code de la TVA)
garanties cumulatives
authenticité, intégrité, lisibilité
format d'origine
le fichier structuré qui fait foi
Le lieu de stockage est libre : vos propres serveurs, un prestataire ou le cloud. La seule condition posée par l'administration est qu'un accès complet et en ligne aux factures reste possible pendant tout le délai. Autrement dit, vous pouvez héberger vos archives où vous voulez tant que vous pouvez, à la demande, retrouver et présenter chaque facture rapidement.
La valeur probante : ce qui se joue le jour d'un contrôle
La valeur probante est la finalité de tout l'archivage : la capacité d'une facture archivée à servir de preuve. Elle ne se juge pas au quotidien, mais le jour d'un contrôle de l'administration. Si les trois garanties sont respectées, la facture archivée fait foi ; si l'une manque, l'archive perd sa force probante et la déduction de TVA qu'elle justifie peut être remise en cause.
Des factures archivées avec leur valeur probante
YouInv génère vos factures électroniques au bon format et conserve le fichier d'origine de façon structurée et accessible, prêt pour un contrôle.
Ce que cela change pour votre entreprise
La règle à retenir tient en une phrase : conservez le fichier d'origine, pendant sept ans, dans des conditions qui garantissent son authenticité, son intégrité et sa lisibilité. Le reste est une question d'organisation et d'outil. Un archivage classé par exercice, accessible en ligne et fondé sur le fichier structuré transforme une obligation en formalité.
C'est aussi un critère de choix de votre logiciel. Au-delà d'émettre des factures conformes, votre outil doit savoir conserver le fichier d'origine, en garantir l'intégrité et vous le restituer à la demande. C'est ce qui sépare un simple envoi d'un archivage à valeur probante.
À lire aussi
- Durée de conservation des factures en Belgique : le point de départ du délai et les cas de conservation plus longs.
- Le format UBL 2.1 expliqué : la structure d'une facture électronique conservable.
- Mentions obligatoires d'une facture en Belgique : ce que chaque facture doit contenir avant d'être archivée.
La source de référence fait foi : la page Conserver des factures reçues via la facturation électronique du SPF Finances.
Qu'est-ce que l'archivage des factures électroniques ?
C'est la conservation des factures électroniques pendant tout le délai légal, dans des conditions qui garantissent l'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité. Archiver ne se limite pas à stocker un fichier : il faut pouvoir prouver, en cas de contrôle, que la facture n'a pas été modifiée depuis son émission.
Quel format faut-il conserver pour une facture électronique ?
Vous conservez la facture dans le format sous lequel elle a été émise ou reçue. Pour une facture structurée transmise via Peppol, c'est le fichier UBL 2.1 d'origine qu'il faut conserver ; sa conversion en un autre format, comme une simple impression PDF, alourdit fortement la charge de la preuve. Le format de stockage reste libre tant que la lisibilité est assurée pendant tout le délai.
Combien de temps faut-il archiver ses factures électroniques ?
Sept ans, comme pour les factures papier. Ce délai, fixé par l'article 60 du Code de la TVA et ramené de dix à sept ans par la loi du 18 décembre 2025, court à partir du 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture. Le passage à l'électronique ne raccourcit pas cette durée.
Qu'est-ce que la valeur probante d'une facture archivée ?
C'est la capacité d'une facture archivée à servir de preuve lors d'un contrôle. Elle repose sur trois garanties cumulatives exigées par l'article 60 du Code de la TVA : authenticité de l'origine, intégrité du contenu et lisibilité, assurées de l'émission jusqu'à la fin du délai de conservation.
Où peut-on stocker ses factures électroniques archivées ?
Le lieu de stockage est libre : vos serveurs, un prestataire ou le cloud. La condition est qu'un accès complet et en ligne aux factures reste possible pour l'administration pendant tout le délai, et que les trois garanties d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité soient respectées.
