L'essentiel
- En Belgique, la durée de conservation des factures est de dix ans.
- Ce délai de dix ans s'applique depuis le 1er janvier 2023 ; il était de sept ans auparavant.
- Le délai court à partir du 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture.
- Les factures électroniques se conservent aussi longtemps que les factures papier, avec trois garanties : authenticité, intégrité, lisibilité.
Dix ans : la durée de conservation des factures en Belgique
En Belgique, la durée de conservation des factures est de dix ans. C'est le délai qu'une entreprise doit retenir pour ses factures émises comme reçues, et il vaut quel que soit le support, papier ou électronique. La question revient souvent au moment de faire le tri dans les archives : la réponse est simple, mais elle a changé récemment.
Jusqu'au 31 décembre 2022, ce délai était de sept ans. Il a été porté à dix ans par la loi du 20 novembre 2022 portant des dispositions fiscales et financières diverses, pour les taxes devenues exigibles à partir du 1er janvier 2023.
Cet article détaille ce que recouvre cette obligation : le fondement légal, le point de départ du délai, les cas où il faut conserver plus longtemps, et ce que l'archivage des factures électroniques exige en pratique.
Ce que dit l'article 60 du Code de la TVA
L'obligation repose sur l'article 60 du Code de la TVA. Il impose de conserver les copies des factures émises et les factures reçues, ainsi que les livres et autres documents dont la tenue, la rédaction ou l'émission sont prescrites. Depuis le 1er janvier 2023, ce délai est de dix ans.
D'autres obligations de conservation encadrent vos pièces comptables, notamment en matière d'impôts sur les revenus, chacune avec ses propres délais. Pour une facture, retenez la règle TVA : c'est elle qui s'impose en pratique, soit dix ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit.
délai général
factures, livres et documents (art. 60 Code de la TVA)
depuis le 1er janvier
le délai était de 7 ans auparavant
biens immeubles
documents liés aux biens d'investissement immeubles
À partir de quand court le délai de conservation
Le délai de conservation ne se compte pas à la date exacte de la facture, mais à partir du 1er janvier de l'année qui suit. Pour une facture datée de 2026, le décompte commence donc le 1er janvier 2027, et la facture doit être conservée jusqu'à la fin 2036. Pour les livres comptables, le délai court à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur clôture.
Cette règle a une conséquence pratique : à l'échelle d'une entreprise, on conserve en permanence une fenêtre glissante d'environ onze années civiles de pièces. Mieux vaut donc organiser l'archivage par exercice dès le départ que de devoir reconstituer des années entières au moment d'un contrôle.
Les cas particuliers : biens d'investissement et immeubles
Le délai de dix ans est la règle générale, mais certains documents se conservent plus longtemps. Les pièces relatives aux biens d'investissement immeubles (un bâtiment, par exemple) suivent la période de révision de la TVA propre à ces biens, qui s'étend sur quinze ans. Tant que cette période court, l'administration peut vérifier la déduction opérée : les factures et documents qui la justifient doivent rester disponibles.
Archiver ses factures électroniques : authenticité, intégrité, lisibilité
Le passage à la facture électronique ne raccourcit pas le délai : une facture électronique se conserve dix ans, comme une facture papier. Ce qui change, ce sont les garanties à assurer. L'article 60 du Code de la TVA exige, pour toute facture, trois conditions cumulatives, de l'émission jusqu'à la fin du délai de conservation.
Les trois garanties exigées pour l'archivage
Authenticité de l'origine
L'identité de l'émetteur de la facture est garantie et ne peut être mise en doute.
Intégrité du contenu
Le contenu de la facture n'a pas été modifié depuis son émission.
Lisibilité
La facture reste lisible par l'humain pendant tout le délai, dans un format qui ne devient pas obsolète.
Ces trois garanties s'appliquent indépendamment de l'endroit où vous stockez les fichiers : sur vos serveurs, chez un prestataire ou dans le cloud. Le lieu de stockage est libre dès lors qu'un accès complet et en ligne aux factures reste possible pour l'administration. Une facture électronique structurée comme une facture au format UBL 2.1 se prête bien à cet archivage : son contenu est figé et vérifiable.
Numériser une facture papier puis détruire l'original est autorisé, à la même condition : la copie électronique doit être une reproduction fidèle et complète, et respecter les trois garanties pendant tout le délai. C'est là que se joue la valeur probante de vos archives le jour d'un contrôle.
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Ce que cela change pour votre entreprise
La règle à retenir est courte : dix ans, à compter du 1er janvier de l'année qui suit la facture, avec un délai plus long pour les pièces immobilières. Le reste est une question d'organisation. Un archivage classé par exercice, accessible en ligne et dans un format durable, transforme une obligation en une formalité : retrouver une facture de 2024 doit prendre quelques secondes, pas une demi-journée.
C'est aussi un critère de choix de votre outil. Au-delà d'émettre des factures conformes, votre logiciel doit savoir les conserver de manière structurée et garantir leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité dans la durée. C'est ce qui sépare une simple émission d'un archivage à valeur probante.
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- Mentions obligatoires d'une facture en Belgique : ce que chaque facture doit contenir avant d'être archivée.
- Facturation en Belgique : règles et obligations : le cadre général de la facturation.
- Le format UBL 2.1 expliqué : la structure d'une facture électronique conservable.
La source de référence fait foi : la page Conserver du SPF Finances.
Combien de temps faut-il conserver ses factures en Belgique ?
Le délai légal de conservation est de dix ans. Depuis le 1er janvier 2023, l'article 60 du Code de la TVA impose de conserver les factures, copies de factures, livres et autres documents pendant dix ans, contre sept ans auparavant. Ce délai vaut pour les factures émises comme reçues, sur papier comme sous format électronique.
À partir de quand court le délai de conservation des factures ?
Le délai de dix ans commence le 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture. Pour les livres comptables, il court à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur clôture. Une facture de 2026 doit donc être conservée jusqu'à fin 2036.
Les factures électroniques se conservent-elles moins longtemps ?
Non. Le délai de conservation est identique, qu'une facture soit sur papier ou électronique. Pour une facture électronique, vous devez en plus garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité, de l'émission jusqu'à la fin du délai de conservation.
Existe-t-il des délais plus longs que dix ans ?
Oui. Pour les documents relatifs aux biens d'investissement immeubles, le délai de conservation suit la période de révision de la TVA et peut atteindre quinze ans. Conservez donc plus longtemps les pièces liées à un bâtiment.
Peut-on jeter la facture papier après l'avoir numérisée ?
Oui, à condition que la version électronique conservée garantisse l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité pendant tout le délai légal. La copie numérisée doit rester une reproduction fidèle et complète de l'original.
