L'essentiel
- Une facture conforme repose sur des mentions obligatoires précises, fixées par le Code de la TVA et l'arrêté royal n° 1.
- Le délai d'émission est le 15e jour du mois qui suit le fait générateur de la TVA.
- La numérotation doit être unique et séquentielle, sans trou ni doublon.
- Les factures se conservent dix ans, à compter du 1er janvier de l'année suivant leur date.
- Depuis 2026, la facture structurée Peppol BIS change la forme, pas ces règles de fond.
Les règles de facturation en Belgique, en un seul cadre
Les règles de facturation en Belgique ne sont pas une affaire de présentation. Elles déterminent la validité fiscale d'une facture, le droit à déduction de votre client et votre exposition en cas de contrôle. Le cadre repose sur le Code de la TVA et sur l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, qui précise les obligations formelles de la facture, des règles détaillées par le SPF Finances sur la comptabilité et la facturation TVA.
Cet article rassemble en une référence systématique ce qu'une facture conforme doit contenir, quand elle doit être émise, comment elle doit être numérotée et combien de temps elle se conserve. Il situe aussi la facture structurée, obligatoire depuis le 1er janvier 2026, par rapport à ces obligations qui, elles, ne changent pas. Pour les pièges concrets du quotidien, voyez aussi notre tour d'horizon des erreurs de facturation des PME belges.
Les mentions obligatoires d'une facture
Le cœur d'une facture conforme tient dans ses mentions obligatoires. Selon le SPF Finances, une facture émise par un assujetti doit reprendre un ensemble d'informations précises, sans lesquelles le document n'est pas régulier. Ces mentions découlent du Code de la TVA et trouvent leur pendant européen à l'article 226 de la directive 2006/112/CE, qui définit le contenu commun d'une facture dans l'Union.
L'absence d'une seule de ces mentions peut suffire à fragiliser la déduction de la TVA chez votre client et à exposer l'émetteur à une amende. La liste ci-dessous reprend les mentions confirmées par le SPF Finances.
Mentions obligatoires confirmées par le SPF Finances
Date d'émission
Le jour où la facture est établie ; il rattache l'opération à une période de TVA.
Numéro séquentiel unique
Un numéro qui identifie la facture dans une série continue.
Identité du fournisseur et du client
Noms ou dénominations et adresses complètes des deux parties.
Numéros de TVA
Le numéro d'identification à la TVA du fournisseur et, le cas échéant, du client.
Description de l'opération
Nature et quantité des biens livrés ou étendue et nature des services.
Date de l'opération
La date de la livraison ou de la prestation si elle diffère de la date d'émission.
Base imposable par taux
Le prix unitaire hors TVA et la base imposable, ventilés par taux applicable.
Taux et montant de TVA
Le taux de TVA applicable et le montant de taxe dû.
Le délai d'émission : le 15 du mois suivant
Une facture conforme dans son contenu peut rester irrégulière si elle est émise trop tard. La règle générale est claire : la facture doit être établie au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel la TVA est devenue exigible, c'est-à-dire le fait générateur de la taxe.
Concrètement, pour une livraison de biens effectuée le 10 février, la facture doit être émise au plus tard le 15 mars. Cette règle vaut aussi bien pour les livraisons de biens que pour les prestations de services. Passé ce délai, vous êtes en infraction vis-à-vis du SPF Finances, même si le contenu de la facture est par ailleurs complet.
Ce délai a une conséquence pratique souvent sous-estimée : il fixe le rythme de votre facturation. Une opération réalisée en fin de mois ne vous laisse que quelques jours avant l'échéance du mois suivant. Tenir ce calendrier suppose un processus qui ne dépend pas de la disponibilité d'une seule personne. C'est précisément là qu'un outil qui génère la facture dès la validation de l'opération sécurise le respect du délai.
La numérotation séquentielle, sans trou ni doublon
Le numéro de facture n'est pas un simple identifiant interne. Il doit être unique et s'inscrire dans une série continue et ininterrompue. C'est cette continuité qui permet à l'administration de vérifier qu'aucune facture n'a été soustraite ou ajoutée a posteriori.
Deux écarts sont à proscrire : le doublon, qui attribue le même numéro à deux factures, et le trou, qui laisse un numéro inutilisé dans la série. L'un comme l'autre constituent une irrégularité repérable lors d'un contrôle. En pratique, une numérotation pilotée par un logiciel, plutôt qu'attribuée à la main, élimine ce risque par construction.
Rien n'interdit de structurer la série, par exemple par année ou par journal de vente, tant que chaque facture reste identifiable de manière unique et que la suite demeure continue à l'intérieur de la logique choisie. Le point sensible n'est pas le format du numéro, mais la traçabilité : une facture annulée ne se supprime pas en laissant un vide, elle se neutralise par une note de crédit qui conserve la trace de l'opération initiale.
La conservation : dix ans, à compter de l'année suivante
Émettre une facture conforme ne suffit pas : encore faut-il pouvoir la produire des années plus tard. Le délai légal de conservation est de dix ans, à compter du 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture. Ce délai est fixé par l'article 60 du Code de la TVA ; il est passé de sept à dix ans pour les taxes devenues exigibles depuis le 1er janvier 2023.
La conservation porte sur le fond comme sur la forme. Vous devez garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture pendant tout ce délai, que la facture soit papier ou électronique. Une facture structurée bien archivée répond naturellement à ces trois exigences, à condition de conserver le fichier d'origine.
Des factures conformes, sans surveiller chaque mention
YouInv applique les mentions obligatoires, la numérotation séquentielle et le format Peppol BIS pour vos factures belges.
Où s'insère la facture structurée depuis 2026
Depuis le 1er janvier 2026, les opérations B2B nationales entre assujettis établis en Belgique passent par une facture électronique structurée, au format Peppol BIS, en application de la loi du 6 février 2024. Cette obligation modifie le contenant de la facture : un fichier structuré (UBL) lisible par un logiciel remplace le PDF ou le papier.
Elle ne modifie pas les règles passées en revue ci-dessus. Les mentions obligatoires, le délai d'émission, la numérotation séquentielle et le délai de conservation restent ceux du Code de la TVA. La facture structurée transporte simplement ces mêmes informations dans des champs normalisés, conformes au modèle sémantique de la norme EN 16931. Autrement dit, se mettre au format structuré ne dispense d'aucune de ces obligations : il les rend plus faciles à respecter de bout en bout.
| Reste régi par le Code TVA | Change avec la réforme 2026 | |
|---|---|---|
| Mentions obligatoires | ||
| Délai d'émission (15 du mois suivant) | ||
| Numérotation séquentielle | ||
| Conservation pendant dix ans | ||
| Format de la facture (PDF ou structuré) | ||
| Canal de transmission (Peppol) |
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Quelles sont les mentions obligatoires d'une facture en Belgique ?
Selon le SPF Finances, une facture doit comporter la date d'émission, un numéro séquentiel unique, les noms et adresses du fournisseur et du client, leurs numéros de TVA, la description et la quantité des biens ou services, la date de l'opération si elle diffère, la base imposable par taux, le taux et le montant de TVA dus. Ces mentions découlent du Code de la TVA et de l'article 5 de l'arrêté royal n° 1.
Quel est le délai pour émettre une facture en Belgique ?
La facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel la TVA est devenue exigible (le fait générateur). Par exemple, pour une livraison du 10 février, la facture doit être établie au plus tard le 15 mars.
La numérotation des factures doit-elle être séquentielle ?
Oui. Chaque facture doit porter un numéro unique qui s'inscrit dans une série continue et ininterrompue. Un trou dans la numérotation ou un doublon est une irrégularité que l'administration peut relever lors d'un contrôle.
Combien de temps faut-il conserver ses factures en Belgique ?
Le délai légal de conservation est de dix ans, à compter du 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture. Ce délai, fixé par l'article 60 du Code de la TVA, est passé de sept à dix ans pour les taxes exigibles depuis le 1er janvier 2023.
La facture structurée change-t-elle les mentions obligatoires ?
Non. Depuis le 1er janvier 2026, les opérations B2B nationales entre assujettis établis en Belgique passent par une facture structurée Peppol BIS. Le format change, mais les mentions obligatoires, le délai d'émission, la numérotation et la conservation restent ceux du Code de la TVA.
