Kernpunten
- Een proformafactuur is een voorlopig, informatief document, uitgereikt vóór de definitieve factuur.
- Ze heeft geen boekhoudkundige of fiscale waarde: geen officieel nummer, geen boeking, geen opeisbare btw.
- Ze laat de klant niet toe de btw af te trekken; alleen de definitieve factuur opent dat recht.
- U gebruikt ze om een bestelling te bevestigen, een voorschot te vragen of een internationale zending te begeleiden.
De proformafactuur, een informatief document zonder boekhoudkundige waarde
De term komt uit het Latijn, pro forma, "voor de vorm". Een proformafactuur zegt precies dat: ze heeft het uiterlijk van een factuur, ze neemt er vaak de opmaak van over, maar ze brengt de effecten ervan niet teweeg. Het is een voorlopig handelsdocument, aan de klant bezorgd voordat de verkoop rond is, om schriftelijk het detail te geven van wat gefactureerd zal worden.
In de praktijk toont ze dezelfde informatie als een gewone factuur: de identiteit van de verkoper en de klant, de omschrijving van de goederen of diensten, de hoeveelheden, de eenheidsprijzen, de geraamde btw en het totaalbedrag. Het verschil zit niet in wat ze bevat, maar in wat ze teweegbrengt: niets, op boekhoudkundig en fiscaal vlak.
Dit artikel legt uit wat een proformafactuur doet, wat ze niet doet, en hoe u ze niet verwart met een definitieve factuur of een offerte.
Proformafactuur of factuur: de verschillen die tellen
De meest voorkomende verwarring is een proforma als een factuur behandelen omdat ze erop lijkt. Toch zijn het documenten van een andere aard. Een definitieve factuur is een boekhoudstuk: ze draagt een nummer uit de officiële, doorlopende reeks van de onderneming, ze wordt in de boekhouding opgenomen, ze maakt de btw opeisbaar en ze laat een btw-plichtige klant toe die btw af te trekken. Een proformafactuur vinkt geen van die vakjes aan.
| Proformafactuur | Definitieve factuur | |
|---|---|---|
| Geeft het verkoopdetail weer (artikelen, prijzen, btw) | ||
| Draagt een nummer uit de officiële factuurreeks | ||
| Wordt in de boekhouding opgenomen | ||
| Maakt de btw opeisbaar | ||
| Laat de klant toe de btw af te trekken |
Daar volgt een praktisch gevolg uit: een proforma mag nooit een nummer uit uw factuurreeks dragen. Nummer ze apart, als u dat wenst, en zet duidelijk de vermelding "proformafactuur" of "pro forma" op het document. Zo voorkomt u dat ze voor een echte factuur wordt aangezien, per vergissing wordt geboekt, of aan de administratie wordt voorgelegd als bewijsstuk.
Waarvoor een proformafactuur dient
Als ze geen boekhoudkundige waarde heeft, waarom ze dan uitreiken? Omdat ze een rol van informatie en voorbereiding speelt, vóór de definitieve factuur. Ze geeft de klant een vast document om op te steunen voordat de handeling wordt afgesloten.
De situaties waarin een proforma nuttig is
Een bestelling of een aanvaarde offerte bevestigen
De klant heeft het exacte, becijferde detail vóór de levering of de uitvoering.
Een voorschot vragen
De proforma dient als basis voor de betaling; de factuur zelf volgt de regels eigen aan een voorschot.
Een internationale zending begeleiden
Ze kan de goederen begeleiden en een indicatieve waarde geven wanneer er nog geen handelsfactuur is; de douanewaarde blijft de transactiewaarde uit de handelsfactuur.
Een betaling of financiering voorbereiden
De klant kan op deze basis een interne aanvraag, een overschrijving of een financieringsdossier opstarten.
In al deze gevallen is de proforma slechts een stap. Zodra het voorschot is ontvangen, de bestelling geleverd of de dienst uitgevoerd, is het de definitieve factuur die wordt opgesteld, geboekt en verzonden. Voor de regels eigen aan een vervroegde betaling, zie De voorschotfactuur in België.
Proformafactuur en btw: wat ze niet teweegbrengt
Dit is het belangrijkste punt, en het vaakst verkeerd begrepen. Een proformafactuur en btw gaan niet samen: het document heeft geen enkel effect op de belasting.
Voor de uitreiker betekent dit dat de btw niet op basis van een proforma hoeft te worden aangegeven. Voor de ontvanger betekent het dat hij op de definitieve factuur moet wachten om het recht op aftrek uit te oefenen en het stuk in zijn boekhouding te klasseren. De btw op een proforma is een indicatieve raming, geen verschuldigde belasting. Voor wat een factuur die die effecten wel teweegbrengt moet bevatten, zie De verplichte factuurvermeldingen in België.
Proforma, offerte en definitieve factuur: verwar ze niet
Drie documenten begeleiden vaak eenzelfde verkoop, in deze volgorde: de offerte, de proformafactuur, dan de definitieve factuur. Ze lijken op elkaar, maar elk heeft een aparte functie. De offerte is een commercieel voorstel, meestal vóór het akkoord van de klant. De proforma komt later, wanneer de details vaststaan maar de factuur nog niet verschuldigd is. De definitieve factuur sluit de cyclus af: ze is het enige boekhoudkundige en fiscale stuk.
In de praktijk gaan veel ondernemingen rechtstreeks van de offerte naar de factuur, zonder proforma. Dat is geen probleem: de proforma is een facultatief hulpmiddel, te gebruiken wanneer ze iets toevoegt (een voorschot te vragen, een douane te overtuigen, een klant gerust te stellen), geen opgelegde stap.
Ga van offerte naar definitieve factuur zonder overtypen
YouInv maakt uw conforme offertes, facturen en creditnota's aan en verstuurt ze via het Peppol-netwerk in enkele klikken.
Wat het verandert voor uw facturatie
Het onderscheid onthouden vermijdt twee veelgemaakte fouten. De eerste is een proforma als factuur boeken, wat uw btw en uw nummerreeks vertekent. De tweede is het omgekeerde: geloven dat een proforma volstaat om een betaling op te eisen of een aftrek te rechtvaardigen. In beide gevallen is de regel eenvoudig: de proforma bereidt voor, de definitieve factuur verbindt.
Dat onderscheid blijft gelden in het tijdperk van de gestructureerde e-facturatie. De B2B-verplichting tot elektronische facturatie in België slaat op de definitieve factuur, niet op de informatieve documenten die eraan voorafgaan. Een proforma mag een gewone pdf of een afgedrukt document blijven; het is de definitieve factuur die in het gestructureerde formaat zal moeten reizen. Voor de timing en de reikwijdte van die verplichting, zie Peppol in België: de B2B-verplichting op 1 januari 2026.
Ook lezen
- De voorschotfactuur in België: de btw-regels wanneer een betaling de levering voorafgaat.
- De verplichte factuurvermeldingen in België: wat een definitieve factuur moet bevatten.
- Peppol in België: de B2B-verplichting op 1 januari 2026: welke facturen naar het gestructureerde formaat overgaan, en wanneer.
Voor de officiële referentie inzake btw-boekhouding en facturatie, zie de FOD Financiën.
Wat is een proformafactuur?
Een proformafactuur is een voorlopig handelsdocument dat de details van een voorgenomen verkoop weergeeft (artikelen, hoeveelheden, prijzen, geraamde btw, totaal) vóór de definitieve factuur wordt uitgereikt. Ze informeert de klant, maar heeft geen boekhoudkundige of fiscale waarde: ze wordt niet in de boekhouding opgenomen en maakt de btw niet opeisbaar.
Wat is het verschil tussen een proformafactuur en een factuur?
Een definitieve factuur draagt een nummer uit de officiële reeks, wordt in de boekhouding opgenomen, maakt de btw opeisbaar en laat de klant toe die af te trekken. Een proformafactuur herhaalt vaak dezelfde informatie, maar blijft een informatief document: ze draagt geen officieel nummer, komt niet in de boekhouding en opent geen recht op btw-aftrek.
Kunt u btw aftrekken met een proformafactuur?
Nee. Het recht op btw-aftrek vereist een factuur die voldoet aan het Btw-Wetboek. Een proformafactuur is fiscaal gezien geen factuur, dus ze laat de klant niet toe de btw af te trekken. Alleen de definitieve factuur, uitgereikt zodra de verkoop rond is, opent dat recht.
Wanneer reikt u een proformafactuur uit?
U reikt een proformafactuur uit om de details van een bestelling te bevestigen, een voorschot te vragen, een internationale zending te begeleiden, of de klant een betaling of financiering te laten voorbereiden. Ze dient als referentiedocument voordat de definitieve factuur wordt opgesteld.
Is een proformafactuur verplicht?
Nee. De proformafactuur is facultatief: ze is een commercieel hulpmiddel, geen wettelijke verplichting. De definitieve factuur is wel verplicht zodra een handeling aan die verplichting onderworpen is. Een proforma vervangt nooit de definitieve factuur en ontslaat u niet van de plicht ze uit te reiken.
