Kernpunten
- Leveranciersfacturen beheren in YouInv betekent import, uitlezen, opvolging en export centraliseren in één aankoopregister.
- Vier kanalen voeden dat register: bestand uploaden, e-mailbijlage, mobiele vastlegging en rechtstreekse ontvangst via het Peppol-netwerk.
- De automatische extractie leest de leverancier, de btw en de totalen, en herberekent de totalen op basis van de lijnen.
- Een leveranciers-IBAN die verandert wordt gesignaleerd, nooit stil overschreven: een bescherming tegen fraude met betalingsomleiding.
Uw facturen uitreiken lost maar de helft van het boekhoudwerk op. De andere helft zijn de leveranciersfacturen: de aankoopdocumenten die binnenkomen via e-mail, per post of, sinds 1 januari 2026, rechtstreeks in gestructureerde vorm via het Peppol-netwerk, volgens de FOD Financiën. Leveranciersfacturen beheren betekent ze verzamelen zonder overtypen, hun gegevens uitlezen en ze klaar houden voor de btw en voor uw boekhouder. Dit artikel toont hoe YouInv die stroom dekt, van import tot opvolging.
Waarom uw aankoopfacturen centraliseren
Een verkeerd geklasseerde aankoopfactuur kost twee keer: een vergeten aftrekbare btw, en vervolgens een stuk dat u niet terugvindt op de dag van een controle. Het probleem is niet het volume maar de verspreiding, tussen mailbox, lade en rekenblad. Documenten centraliseren in één register betekent elke factuur, elke vervaldag en elk bewijsstuk op één plek terugvinden.
De B2B-verplichting verandert ook de ontvangstkant. Een btw-plichtige onderneming moet nu een gestructureerde e-factuur kunnen ontvangen, niet alleen uitreiken. Voor het kader van die ontvangst, zie e-facturen ontvangen.
Vier manieren om een leveranciersfactuur te importeren
Import heeft geen enkel kanaal, omdat uw leveranciers niet allemaal op dezelfde manier versturen. YouInv aanvaardt vier ingangen, die allemaal hetzelfde aankoopregister en dezelfde automatische lezing voeden.
De importkanalen voor leveranciersfacturen
Het bestand uploaden
U zet een PDF of afbeelding neer vanaf het aankopenscherm; de factuur wordt gelezen en als ontwerp aangeboden.
De e-mailbijlage
Facturen die per e-mail binnenkomen, worden automatisch verwerkt, zonder handmatig uploaden.
De mobiele vastlegging
Vanuit de app fotografeert u een ticket of een papieren factuur, die nog te bevestigen blijft voordat ze in de boeken terechtkomt.
De Peppol-ontvangst
De gestructureerde factuur van uw leverancier komt rechtstreeks binnen via het netwerk, zonder bestand om te verwerken.
Het Peppol-kanaal is dat wat zich veralgemeent met de B2B-verplichting. De factuur komt al gestructureerd binnen: haar gegevens zijn bruikbaar zonder optische lezing, omdat de leverancier ze in het Peppol BIS-formaat heeft aangemaakt. Om dat formaat te begrijpen, zie Peppol BIS Billing 3.0: wat het formaat bevat.
De gegevens automatisch uitlezen
Voor een PDF of een afbeelding is de uitdaging om een document dat voor het oog bedoeld is, om te zetten in bruikbare gegevens. YouInv leest het stuk en haalt er de leverancier, de datum, de lijnen, de btw-uitsplitsing en de totalen uit, en toont u vervolgens een aankoopontwerp om te controleren.
- 1
Upload of ontvangst
De factuur komt binnen via een van de vier kanalen; een kassaticket wordt als dusdanig herkend.
- 2
Gegevensextractie
Leverancier, datum, lijnen, btw-tarieven en totalen worden van het document gelezen.
- 3
Leverancier matchen
De leverancier wordt herkend via zijn btw-nummer, naam of website, of aangemaakt als hij nieuw is.
- 4
Ontwerp te bevestigen
U kijkt na en bevestigt; de aankoop komt pas in de boeken na validatie.
Twee ontwerpkeuzes zijn het kennen waard. Ten eerste worden de totalen herberekend op basis van de lijnen, nooit overgenomen van de gelezen cijfers: een leesfout op een bedrag plant zich niet voort in uw boekhouding. Ten tweede wordt het gelezen btw-tarief gekoppeld aan een tarief van uw onderneming, wat de uitsplitsing consistent houdt van de ene factuur tot de andere, ook bij verlegging (zie de btw-verlegging in België).
Een IBAN-wijziging detecteren
Eén detail van het aankoopbeheer beschermt uw kas: de opvolging van de bankgegevens van de leverancier. YouInv bewaart voor elke leverancier de referentie-IBAN, en bewaart daarnaast de rekening die op elke factuur staat. De twee vergelijken maakt een wijziging van rekening zichtbaar.
De eerste IBAN die voor een leverancier wordt gezien, wordt de referentie. Als een latere factuur een andere IBAN toont, signaleert YouInv dit en vervangt het de referentie nooit uit zichzelf: een nieuw rekeningnummer valideren blijft een menselijke beslissing. Het is een rechtstreekse verdediging tegen fraude met betalingsomleiding, waarbij een valse leverancier zijn eigen IBAN op een verder geloofwaardige factuur schuift.
Centraliseer uw leveranciersfacturen zonder overtypen
YouInv importeert, leest en volgt uw aankoopfacturen op, en houdt ze klaar voor de btw en uw boekhouder.
Opvolgen, klasseren en exporteren
Zodra een aankoop is geregistreerd, komt hij in een opvolging. Elke factuur draagt een status, van ontvangst tot betaling, en wordt onder een categorie geklasseerd. Het register fungeert als het inkomende aankoopdagboek dat de Belgische boekhouding verwacht (zie het inkomende en uitgaande factuurboek).
De vergelijking met handmatig beheer maakt het verschil concreet.
| Handmatig beheer | Leveranciersfacturen in YouInv | |
|---|---|---|
| Stukken verzamelen | Mailbox en lade | Eén register |
| Gegevens invoeren | Overtypen op het toetsenbord | Automatische lezing te bevestigen |
| Wijziging van de IBAN van een leverancier | Onzichtbaar | Gesignaleerd |
| Export naar de boekhouder | Met de hand samengesteld rekenblad | CSV, Excel of PDF met bijlagen |
Wanneer het tijd is om de btw af te sluiten of aan de boekhouder over te dragen, haalt de export de aankopen uit dezelfde filters als de lijst, in CSV, Excel of PDF, en kan ze de bewijsstukken bundelen. De bewaarde stukken behouden hun bewijswaarde; voor de bewaartermijn en het formaat, zie uw e-facturen archiveren.
Lees ook
- E-facturen ontvangen: de ontvangstverplichting en hoe ze op te zetten.
- Uw facturatie automatiseren met YouInv: de andere helft van de stroom, aan de verkoopkant.
- Bankafpunting: betalingen koppelen aan uw aankoop- en verkoopfacturen.
De referentiebron is doorslaggevend: het officiële portaal efactuur.belgium.be van de FOD Financiën.
Hoe importeer ik een leveranciersfactuur in YouInv?
U beschikt over meerdere kanalen: het bestand (PDF of afbeelding) neerzetten vanaf het aankopenscherm, een e-mailbijlage doorsturen naar een specifiek adres, een ticket fotograferen vanuit de mobiele app, of de gestructureerde factuur van uw leverancier rechtstreeks ontvangen via het Peppol-netwerk. Elk kanaal voedt hetzelfde aankoopregister.
Leest YouInv de gegevens van een leveranciersfactuur automatisch uit?
Ja. Bij het importeren van een PDF of afbeelding leest de extractie de leverancier, de datum, de lijnen, de btw-uitsplitsing en de totalen, en maakt vervolgens een aankoopontwerp dat u bevestigt. De totalen worden opnieuw berekend op basis van de lijnen in plaats van overgenomen, om een leesfout niet door te zetten.
Moet ik leveranciersfacturen in 2026 via Peppol ontvangen?
Sinds 1 januari 2026 zijn facturen tussen btw-plichtige ondernemingen gevestigd in België gestructureerde e-facturen die standaard via Peppol worden uitgewisseld, volgens de FOD Financiën. Een onderneming moet die facturen dus kunnen ontvangen, niet alleen uitreiken.
Detecteert YouInv een wijziging van het rekeningnummer van een leverancier?
Ja. De eerste IBAN die voor een leverancier wordt gelezen, wordt de referentie. Als een latere factuur een andere IBAN toont, signaleert YouInv dit zonder de referentie te overschrijven: een nieuwe rekening bevestigen blijft een menselijke beslissing. Het is een bescherming tegen fraude met betalingsomleiding.
Kan ik mijn aankoopfacturen naar mijn boekhouder exporteren?
Ja. YouInv exporteert aankopen naar CSV, Excel of PDF vanuit dezelfde filters als de lijst, en kan de bewijsstukken bundelen in een archief. De export volgt één kolommenset, zodat uw boekhouder altijd dezelfde structuur terugvindt.
