Kernpunten
- VIES is de gratis dienst van de Europese Commissie om een intracommunautair btw-nummer te controleren.
- De dienst heeft geen eigen databank: hij bevraagt in real time de btw-databank van de betrokken lidstaat.
- Sinds 1 januari 2020 is een geldig btw-nummer van de afnemer een voorwaarde ten gronde voor de vrijstelling van een intracommunautaire levering.
- Een nummer dat niet gevonden wordt, is niet altijd ongeldig: het kan gewoon niet geactiveerd zijn voor intracommunautaire handel.
Waarom een intracommunautair btw-nummer controleren
Zodra een Belgische onderneming over de grens binnen de Unie verkoopt of koopt, hangt de btw-behandeling van de handeling af van een detail dat er geen is: is het intracommunautaire btw-nummer van de partner geldig? Het antwoord bepaalt of u zonder btw factureert, en of het uw klant is die de btw moet verleggen.
Dit is niet louter een goede gewoonte. Sinds 1 januari 2020 heeft Richtlijn (EU) 2018/1910 (de "quick fixes") van het geldige btw-nummer van de afnemer, geïdentificeerd in een andere lidstaat, een voorwaarde ten gronde gemaakt voor de vrijstelling van een intracommunautaire levering van goederen. Anders gezegd: zonder een geldig, gecontroleerd nummer kan de vrijstelling gewoon wegvallen.
Dit artikel legt uit wat VIES is, wat een controle verandert voor uw handelingen, en hoe u ze in de praktijk uitvoert.
VIES, de officiële tool van de Europese Commissie
VIES staat voor VAT Information Exchange System. Het is een gratis onlinedienst, ter beschikking gesteld door de Europese Commissie, die de btw-databanken van de lidstaten verbindt. De rol is eenvoudig: bevestigen dat een btw-nummer geldig is voor intracommunautaire handelingen, op het ogenblik van de bevraging.
Wat VIES teruggeeft, hangt af van de bevraagde lidstaat. In elk geval geeft de dienst aan of het nummer geldig of ongeldig is. Sommige lidstaten voegen de naam en het adres bij het nummer toe, waarmee u kunt nagaan of het nummer overeenstemt met de partner die u factureert; andere beperken zich tot de geldigheidsinformatie.
Wat een VIES-controle u oplevert
De geldigheid op het ogenblik zelf
Het nummer is actief voor intracommunautaire handel, of niet.
Soms de naam en het adres
Afhankelijk van de lidstaat, genoeg om de identiteit aan het ingevoerde nummer te toetsen.
Een bewijs van controle
Een raadplegingsnummer als u uw eigen btw-nummer in de bevraging invult.
Wat de controle verandert voor uw intracommunautaire handelingen
Twee mechanismen hangen rechtstreeks af van de geldigheid van het btw-nummer van uw partner. Voor een intracommunautaire levering van goederen geldt de vrijstelling alleen als de afnemer voor btw geïdentificeerd is in een andere lidstaat en u dat nummer heeft meegedeeld, dat u heeft kunnen controleren. Zo niet kan de administratie de vrijstelling weigeren en de btw navorderen.
Voor een dienst tussen belastingplichtigen volgens de algemene plaatsbepalingsregel is de btw verschuldigd in het land van de afnemer, die ze verlegt. Bevestigen dat uw klant inderdaad een voor btw geïdentificeerde belastingplichtige is, ondersteunt de toepassing van dat mechanisme en het feit dat u zonder Belgische btw factureert. Voor de details van de verlegging, zie De verlegging van btw in België.
gedekte lidstaten
de nationale btw-databanken van de Unie
voorwaarde ten gronde
sinds 1 januari, voor de vrijstelling
een dienst van de Commissie
online toegankelijk, zonder account
De controle staat trouwens niet op zichzelf. Om de vrijstelling van een intracommunautaire levering te behouden, moet de leverancier de handeling ook opnemen in zijn intracommunautaire opgave (de klantenlisting). Het gecontroleerde nummer en de correcte opgave horen samen: het ene identificeert de klant, het andere geeft de stroom aan.
| Nummer geldig in VIES | Nummer ongeldig in VIES | |
|---|---|---|
| Vrijstelling van een intracommunautaire levering beveiligd | ||
| Facturatie zonder btw gedocumenteerd | ||
| Risico op een btw-regularisatie door de administratie | ||
| Actie vóór het factureren | Geen | Activering van het nummer vragen |
Hoe controleert u een btw-nummer met VIES
De controle duurt enkele minuten op de website van de Commissie, zonder account of software. Het komt erop aan het nummer op het juiste moment te controleren: vóór het uitreiken van de factuur, en een spoor bij te houden.
- 1
VIES openen
Stap 1Ga naar de VIES-dienst van de Europese Commissie.
- 2
Het nummer van de partner invoeren
Stap 2Kies het land en voer het btw-nummer in, zonder het landvoorvoegsel te herhalen.
- 3
Uw eigen nummer invoeren
Stap 3Om een raadplegingsnummer te verkrijgen dat als bewijs dient.
- 4
Het resultaat lezen en bewaren
Stap 4Geldigheid, naam en adres indien beschikbaar, raadplegingsnummer en datum.
Is het resultaat negatief, trek dan niet te snel de conclusie van fraude. Een geldig nationaal btw-nummer is niet altijd geactiveerd voor intracommunautaire handelingen: sommige lidstaten openen het nummer alleen op verzoek voor intra-EU-handel. De reflex is dan de klant te contacteren zodat hij zijn nummer bij zijn administratie laat activeren, en opnieuw te controleren.
Conforme facturen, btw-nummers gecontroleerd
YouInv valideert de btw-nummers van uw klanten en genereert uw intracommunautaire en Peppol-facturen in enkele klikken.
Een bewijs van de controle bewaren
Controleren volstaat niet: u moet het kunnen bewijzen. Als u uw eigen btw-nummer in de bevraging invult, levert VIES een uniek raadplegingsnummer. Samen met de datum bewaard, toont het aan dat u het nummer van uw klant op dat precieze ogenblik hebt gecontroleerd.
Dat bewijs heeft concrete waarde bij een controle: het toont dat u te goeder trouw hebt gehandeld en uw verificatieplicht hebt vervuld vóór het toepassen van de vrijstelling. Bouw die reflex in uw facturatieproces in, vooral voor een nieuwe klant of een eenmalige handeling. Voor de vermeldingen op de factuur zelf, zie De verplichte vermeldingen op een factuur in België.
Lees ook
- De verlegging van btw in België: wanneer het de klant is die de btw aangeeft.
- De verplichte vermeldingen op een factuur in België: wat op een intracommunautaire factuur moet staan.
- Btw en elektronische facturatie in België: het btw-kader van de gestructureerde factuur.
De referentiebron is doorslaggevend: de VIES-dienst van de Europese Commissie en Richtlijn (EU) 2018/1910.
Wat is VIES?
VIES (VAT Information Exchange System) is de gratis onlinedienst van de Europese Commissie om de geldigheid van een intracommunautair btw-nummer te controleren. De dienst houdt geen eigen databank bij: hij bevraagt in real time de nationale databank van de betrokken lidstaat en geeft het antwoord van die lidstaat terug.
Waarom het btw-nummer van een Europese klant controleren?
Sinds 1 januari 2020 is een geldig btw-nummer van de afnemer in een andere lidstaat een voorwaarde ten gronde om een intracommunautaire levering van goederen vrij te stellen. Het nummer in VIES controleren beveiligt dus de btw-behandeling van de handeling en bevestigt, voor diensten, dat de verlegging van toepassing is.
Betekent een nummer dat VIES niet vindt dat het ongeldig is?
Nee. Een geldig nationaal btw-nummer is niet altijd geactiveerd voor intracommunautaire handelingen. In dat geval geeft VIES het als ongeldig terug terwijl de onderneming wel degelijk bestaat. U moet dan vragen dat de klant zijn nummer laat activeren bij zijn belastingdienst.
Geeft VIES de naam en het adres van de onderneming?
Dat hangt af van de lidstaat. Sommige geven de naam en het adres bij het nummer terug, andere beperken zich tot de geldigheidsinformatie. In elk geval geeft VIES aan of het nummer geldig is op het ogenblik van de bevraging.
Hoe bewaart u een bewijs van de VIES-controle?
Als u uw eigen btw-nummer in de bevraging invult, levert VIES een uniek raadplegingsnummer. Bewaar het samen met de datum: het toont aan dat u het nummer van uw klant op dat ogenblik hebt gecontroleerd, wat nuttig is bij een controle van de administratie.
