L'essentiel
- VIES est le service gratuit de la Commission européenne pour vérifier un numéro de TVA intracommunautaire.
- Il n'a pas de base propre : il interroge en temps réel la base TVA de l'État membre concerné.
- Depuis le 1er janvier 2020, un numéro valide de l'acquéreur est une condition de fond pour exonérer une livraison intracommunautaire.
- Un numéro introuvable n'est pas toujours invalide : il peut ne pas être activé pour les échanges intracommunautaires.
Pourquoi vérifier un numéro de TVA intracommunautaire
Dès qu'une entreprise belge vend ou achète au-delà de la frontière au sein de l'Union, le traitement TVA de l'opération dépend d'un détail qui n'en est pas un : le numéro de TVA intracommunautaire du partenaire est-il valide ? La réponse décide si vous facturez sans TVA ou non, et si c'est votre client qui doit l'autoliquider.
Ce n'est pas qu'une bonne pratique. Depuis le 1er janvier 2020, la directive (EU) 2018/1910 (les « quick fixes ») a fait du numéro de TVA valide de l'acquéreur, identifié dans un autre État membre, une condition de fond de l'exonération d'une livraison intracommunautaire de biens. Autrement dit, sans numéro valide vérifié, l'exonération peut tout simplement tomber.
Cet article explique ce qu'est VIES, ce qu'une vérification change pour vos opérations, et comment faire le contrôle en pratique.
VIES, l'outil officiel de la Commission européenne
VIES signifie VAT Information Exchange System. C'est un service en ligne gratuit, mis à disposition par la Commission européenne, qui connecte les bases de données TVA des États membres. Son rôle est simple : confirmer qu'un numéro de TVA est valide pour les opérations intracommunautaires, à l'instant de la requête.
Ce que VIES renvoie dépend de l'État membre interrogé. Dans tous les cas, il indique si le numéro est valide ou invalide. Certains États ajoutent le nom et l'adresse liés au numéro, ce qui permet de vérifier que le numéro correspond bien au partenaire que vous facturez ; d'autres se limitent à l'information de validité.
Ce qu'une vérification VIES vous apporte
La validité à l'instant T
Le numéro est actif pour les échanges intracommunautaires, ou il ne l'est pas.
Parfois le nom et l'adresse
Selon l'État membre, de quoi confronter l'identité au numéro saisi sur la facture.
Une preuve de contrôle
Un numéro de consultation si vous indiquez votre propre numéro de TVA dans la requête.
Ce que la vérification change pour vos opérations intracommunautaires
Deux mécanismes dépendent directement de la validité du numéro de TVA de votre partenaire. Pour une livraison intracommunautaire de biens, l'exonération n'est acquise que si l'acquéreur est identifié à la TVA dans un autre État membre et vous a communiqué ce numéro, que vous avez pu vérifier. À défaut, l'administration peut refuser l'exonération et réclamer la TVA.
Pour une prestation de services entre assujettis relevant de la règle générale, la TVA est due dans le pays du preneur, qui l'autoliquide. Confirmer que votre client est bien un assujetti identifié à la TVA conforte l'application de ce mécanisme et le fait que vous facturez sans TVA belge. Pour le détail du report de perception, voyez L'autoliquidation de la TVA en Belgique.
États membres couverts
les bases TVA nationales de l'Union
condition de fond
depuis le 1er janvier, pour l'exonération
service de la Commission
accessible en ligne, sans compte
La vérification n'est d'ailleurs pas isolée. Pour conserver l'exonération d'une livraison intracommunautaire, le fournisseur doit aussi reprendre l'opération dans son relevé intracommunautaire (la liste récapitulative des clients). Le numéro vérifié et le relevé correct vont de pair : l'un identifie le client, l'autre déclare le flux.
| Numéro valide dans VIES | Numéro invalide dans VIES | |
|---|---|---|
| Exonération d'une livraison intracommunautaire sécurisée | ||
| Facturation sans TVA documentée | ||
| Risque de régularisation TVA par l'administration | ||
| Action à prévoir avant de facturer | Aucune | Demander l'activation du numéro |
Comment vérifier un numéro de TVA avec VIES
La vérification se fait en quelques minutes sur le site de la Commission, sans compte ni logiciel. L'essentiel est de contrôler le numéro au bon moment : avant d'émettre la facture, et de garder une trace.
- 1
Ouvrir VIES
Étape 1Rendez-vous sur le service VIES de la Commission européenne.
- 2
Saisir le numéro du partenaire
Étape 2Sélectionnez le pays et entrez le numéro de TVA, sans le préfixe pays répété.
- 3
Indiquer votre propre numéro
Étape 3Pour obtenir un numéro de consultation qui servira de preuve.
- 4
Lire et conserver le résultat
Étape 4Validité, nom et adresse si disponibles, numéro de consultation et date.
Si le résultat est négatif, ne concluez pas trop vite à une fraude. Un numéro de TVA national valide n'est pas toujours activé pour les opérations intracommunautaires : certains États n'ouvrent le numéro aux échanges intra-UE qu'à la demande. Le réflexe est alors de contacter le client pour qu'il fasse activer son numéro auprès de son administration, puis de revérifier.
Des factures conformes, numéros de TVA vérifiés
YouInv valide les numéros de TVA de vos clients et génère vos factures intracommunautaires et Peppol en quelques clics.
Garder une preuve de la vérification
Vérifier ne suffit pas : il faut pouvoir le prouver. Lorsque vous indiquez votre propre numéro de TVA dans la requête, VIES délivre un numéro de consultation unique. Conservé avec la date, il atteste que vous avez contrôlé le numéro de votre client à ce moment précis.
Cette preuve a une valeur concrète en cas de contrôle : elle montre que vous avez agi de bonne foi et rempli votre obligation de vérification avant d'appliquer l'exonération. Intégrez ce réflexe à votre processus de facturation, surtout pour un nouveau client ou une opération ponctuelle. Pour les mentions à porter sur la facture elle-même, voyez Les mentions obligatoires d'une facture en Belgique.
À lire aussi
- L'autoliquidation de la TVA en Belgique : quand c'est le client qui déclare la TVA.
- Les mentions obligatoires d'une facture en Belgique : ce qui doit figurer sur une facture intracommunautaire.
- TVA et facturation électronique en Belgique : le cadre TVA de la facture structurée.
La source de référence fait foi : le service VIES de la Commission européenne et la directive (EU) 2018/1910.
Qu'est-ce que VIES ?
VIES (VAT Information Exchange System) est le service en ligne gratuit de la Commission européenne qui permet de vérifier la validité d'un numéro de TVA intracommunautaire. Il ne conserve pas de base de données propre : il interroge en temps réel la base nationale de l'État membre concerné et renvoie la réponse de cet État.
Pourquoi vérifier le numéro de TVA d'un client européen ?
Depuis le 1er janvier 2020, disposer d'un numéro de TVA valide de l'acquéreur dans un autre État membre est une condition de fond pour exonérer une livraison intracommunautaire de biens. Vérifier ce numéro dans VIES sécurise donc le traitement TVA de l'opération et, pour les services, confirme que l'autoliquidation s'applique.
Un numéro introuvable dans VIES est-il forcément invalide ?
Non. Un numéro de TVA national valide peut ne pas être activé pour les opérations intracommunautaires. Dans ce cas, VIES le renvoie comme invalide alors que l'entreprise existe bel et bien. Il faut alors demander au client de faire activer son numéro auprès de son administration fiscale.
VIES fournit-il le nom et l'adresse de l'entreprise ?
Cela dépend de l'État membre. Certains renvoient le nom et l'adresse liés au numéro, d'autres se limitent à l'information de validité. Dans tous les cas, VIES indique si le numéro est valide ou non à l'instant de la requête.
Comment garder une preuve de la vérification VIES ?
En indiquant votre propre numéro de TVA dans la requête, VIES délivre un numéro de consultation unique. Conservez-le avec la date : il atteste que vous avez contrôlé le numéro de votre client à ce moment, un élément utile en cas de contrôle de l'administration.
