Kernpunten
- De fiscaal vertegenwoordiger btw, of "aansprakelijke vertegenwoordiger", vervult de Belgische btw-verplichtingen van een niet-gevestigde buitenlandse belastingplichtige en staat er tegenover de administratie voor in.
- Hij is hoofdelijk gehouden tot de belasting, de interesten en de boeten: dat onderscheidt hem van een gewone lasthebber.
- Een vertegenwoordiger is in principe verplicht voor een onderneming buiten de EU zonder wederzijdse bijstand, en facultatief voor een EU-onderneming, die zich rechtstreeks kan identificeren.
- Een lasthebber handelt daarentegen alleen voor rekening van de onderneming in haar formaliteiten, zonder de belastingschuld op zich te nemen.
Fiscaal vertegenwoordiger btw: waarover gaat het in België
Een buitenlandse onderneming die in België belastbare handelingen verricht, moet zich er mogelijk voor de btw identificeren, zonder er een zetel of een vaste inrichting te hebben. Dan rijst de vraag wie de btw-verplichtingen ter plaatse vervult en wie ervoor instaat. Daar komt de fiscaal vertegenwoordiger btw in beeld, die het Btw-Wetboek de "aansprakelijke vertegenwoordiger" noemt.
"Fiscaal vertegenwoordiger" is de courante naam; de wettekst spreekt van een aansprakelijke vertegenwoordiger. Beide verwijzen naar dezelfde functie: een erkende, in België gevestigde persoon die in naam van een niet-gevestigde belastingplichtige handelt om diens btw-verplichtingen te vervullen en er tegenover de administratie de verantwoordelijkheid voor draagt.
Niet te verwarren met de lasthebber, vaak een boekhouder of een ondernemingsloket, die de formaliteiten voor rekening van een onderneming uitvoert zonder zijn eigen aansprakelijkheid voor de belastingschuld in het geding te brengen. Het onderscheid tussen beide rollen vormt de kern van dit artikel.
Het wettelijk kader: artikel 55 van het Btw-Wetboek
In België wordt de aansprakelijke vertegenwoordiger geregeld door artikel 55 van het Btw-Wetboek. Dat artikel bepaalt dat een niet-gevestigde belastingplichtige die zich moet identificeren, een in België gevestigde aansprakelijke vertegenwoordiger kan, of in bepaalde gevallen moet, laten erkennen door de administratie. Die vertegenwoordiger wordt het aanspreekpunt van de administratie en vervult alle btw-verplichtingen van de vertegenwoordigde onderneming.
Het beslissende punt is de hoofdelijke aansprakelijkheid. Volgens artikel 55 is de aansprakelijke vertegenwoordiger samen met de belastingplichtige die hij vertegenwoordigt hoofdelijk gehouden tot de betaling van de belasting, de interesten en de boeten. Met andere woorden, de administratie kan de btw-schuld rechtstreeks bij de vertegenwoordiger opeisen. Precies die blootstelling verklaart de zorg die aan de erkenning wordt besteed en de vereiste waarborgen.
Deze Belgische regeling past binnen het Europese kader. Artikel 204 van richtlijn 2006/112/EG staat de lidstaten toe de aanstelling van een tot btw gehouden fiscaal vertegenwoordiger voor een niet-gevestigde belastingplichtige toe te laten of op te leggen. Het legt ook de scheidslijn vast waarop al de rest berust: de verplichting mag enkel belastingplichtigen viseren die gevestigd zijn in een land waarmee geen instrument voor wederzijdse bijstand inzake invordering bestaat.
Wanneer is een fiscaal vertegenwoordiger verplicht?
Het antwoord hangt af van de plaats van vestiging van de in België niet-gevestigde belastingplichtige. Het Europees recht verbiedt een fiscaal vertegenwoordiger op te leggen aan een onderneming die al van wederzijdse bijstand geniet, wat binnen de Unie het geval is. In de praktijk leest dat in twee kolommen.
| Onderneming gevestigd in de EU | Onderneming gevestigd buiten de EU | |
|---|---|---|
| Kan zich rechtstreeks voor de Belgische btw identificeren | ||
| Aansprakelijke vertegenwoordiger opgelegd | ||
| Mag een lasthebber inschakelen voor de formaliteiten | ||
| Facultatieve aanstelling van een vertegenwoordiger mogelijk |
Voor een EU-onderneming is de rechtstreekse identificatie de normale weg: ze krijgt een Belgisch btw-nummer en dient haar aangiften in, eventueel via een lasthebber. Een aansprakelijke vertegenwoordiger aanstellen blijft mogelijk, maar is facultatief. Voor een onderneming die in een derde land zonder wederzijdse bijstand gevestigd is, is de aanstelling van een aansprakelijke vertegenwoordiger in principe de voorwaarde voor de identificatie.
Blijft de vraag welke situaties de verplichting tot identificatie uitlokken. Een niet-gevestigde belastingplichtige moet zich identificeren wanneer hij in België handelingen verricht waarvoor hij de tot btw gehouden persoon is. Omgekeerd, wanneer de belasting door de Belgische klant verschuldigd is via de verlegging van heffing, is identificatie niet altijd vereist. Dat is een analyse die handeling per handeling moet gebeuren.
Aansprakelijke vertegenwoordiger of lasthebber: welke kiezen
Dit is niet echt een of-of-keuze: de twee rollen dekken niet dezelfde behoefte. De aansprakelijke vertegenwoordiger is een statuut dat samenhangt met het ontbreken van een vestiging en met de herkomst van de onderneming; de lasthebber is een dienstverlener die taken uitvoert. Eenzelfde onderneming kan trouwens een aansprakelijke vertegenwoordiger hebben en het dagelijkse werk aan een boekhouder uitbesteden.
Wat elke rol inhoudt
Aansprakelijke vertegenwoordiger
Erkend door de administratie, gevestigd in België, het officiële aanspreekpunt en hoofdelijk gehouden tot de btw-schuld van de niet-gevestigde belastingplichtige.
Lasthebber btw
Gemandateerd om de aangiften in te dienen en de formaliteiten via een mandaat te verrichten, zonder zijn aansprakelijkheid voor de belastingschuld in het geding te brengen.
Rechtstreekse identificatie
De EU-onderneming identificeert zichzelf en blijft als enige verantwoordelijk voor haar verplichtingen, die ze aan een lasthebber kan toevertrouwen.
Kort samengevat: een Belgische onderneming, of een rechtstreeks geïdentificeerde EU-onderneming, heeft geen fiscaal vertegenwoordiger nodig; ze kan haar aangiften gewoon aan een lasthebber toevertrouwen. Een onderneming uit een derde land die zich in België identificeert, gaat wel via een aansprakelijke vertegenwoordiger, die op zijn beurt een boekhouder kan inschakelen voor het productiewerk.
De verplichtingen verbonden aan de aansprakelijke vertegenwoordiger
Het statuut is geen loutere administratieve formaliteit. Het verbindt de vertegenwoordiger en veronderstelt meerdere voorwaarden.
Belgische rechtsgrond
de aansprakelijke vertegenwoordiger in het Btw-Wetboek
Europees kader
richtlijn 2006/112/EG over de fiscaal vertegenwoordiger
aansprakelijkheid
belasting, interesten en boeten van de belastingplichtige
De aanstelling verloopt via een erkenning door de administratie, die nagaat of de vertegenwoordiger de functie aankan. In de praktijk gaat ze gepaard met een waarborg ten gunste van de FOD Financiën, bedoeld om de mogelijke btw-schuld van de vertegenwoordigde onderneming te dekken; het bedrag wordt door de administratie vastgesteld op basis van het verwachte volume aan handelingen. Ten slotte vereist artikel 55 dat onverwijld in de vervanging van de vertegenwoordiger wordt voorzien wanneer die wegvalt, zijn erkenning verliest of onbekwaam wordt om op te treden, zodat de belastingplichtige nooit zonder aanspreekpunt zit.
Eenmaal aangesteld houdt de vertegenwoordiger de btw-boekhouding bij die aan de Belgische handelingen verbonden is, dient hij de aangiften in, stort hij de belasting en recupereert hij de aftrekbare btw, net zoals de onderneming zou doen als ze gevestigd was. Voor de intracommunautaire handelingen beheert hij ook de daaraan verbonden aangifteverplichtingen: zie daarover ons artikel over intracommunautaire btw.
Houd uw btw-verplichtingen onder controle
YouInv maakt uw conforme facturen aan en helpt u uw aangiften op te volgen, in België en internationaal.
Het verband met de factuur en de identificatie
Zodra een niet-gevestigde belastingplichtige voor de Belgische btw geïdentificeerd is, beschikt hij over een Belgisch btw-nummer en moet hij de lokale factureringsregels naleven, in het bijzonder de verplichte factuurvermeldingen. De aansprakelijke vertegenwoordiger, waar die bestaat, is degene die namens de onderneming op die conformiteit toeziet.
Het verschil tussen het ondernemingsnummer en het btw-nummer begrijpen helpt om de weg te vinden in die identificatiestappen: ons specifieke artikel behandelt het ondernemingsnummer en het btw-nummer in België. Voor handelingen buiten de Unie volgt het factureren aan een klant buiten de EU eigen regels inzake btw en vermeldingen.
Ook interessant
- Verlegging van heffing in België: wanneer de belasting door de klant en niet door de leverancier verschuldigd is.
- Intracommunautaire btw: factureren tussen EU-ondernemingen.
- Ondernemingsnummer en btw-nummer: wat het verschil is in België.
De referentiebron is doorslaggevend: de richtlijn 2006/112/EG op EUR-Lex, waarvan artikel 204 de fiscaal vertegenwoordiger regelt, artikel 55 van het Belgische Btw-Wetboek (Belgisch Staatsblad), samen met de richtlijnen van de FOD Financiën.
Wat is een fiscaal vertegenwoordiger btw in België?
De fiscaal vertegenwoordiger, in het Btw-Wetboek de "aansprakelijke vertegenwoordiger" genoemd, is een erkende, in België gevestigde persoon die de btw-verplichtingen van een niet-gevestigde buitenlandse belastingplichtige vervult en er tegenover de administratie voor instaat. Hij is hoofdelijk gehouden tot betaling van de belasting, de interesten en de boeten die de vertegenwoordigde onderneming verschuldigd is.
Wat is het verschil tussen een fiscaal vertegenwoordiger en een lasthebber btw?
De aansprakelijke vertegenwoordiger stelt zijn eigen aansprakelijkheid in het geding: hij is hoofdelijk gehouden tot de btw-schuld van de buitenlandse belastingplichtige. Een lasthebber handelt louter voor rekening van de onderneming (aangiften indienen, formaliteiten via een mandaat) zonder de belastingschuld op zich te nemen. De vertegenwoordiger is een statuut voorbehouden aan niet-gevestigde belastingplichtigen; de lasthebber voert gewoon de formaliteiten uit.
Moet een EU-onderneming een fiscaal vertegenwoordiger aanstellen in België?
Nee. Een onderneming die in een andere EU-lidstaat gevestigd is, kan zich rechtstreeks voor de Belgische btw identificeren, omdat de wederzijdse bijstand tussen lidstaten de aanstelling van een vertegenwoordiger facultatief maakt. Ze kan er wel een aanstellen als ze dat wil, of haar aangiften toevertrouwen aan een lasthebber.
Wanneer is een fiscaal vertegenwoordiger verplicht?
Een aansprakelijke vertegenwoordiger is in principe verplicht voor een belastingplichtige die buiten de Europese Unie is gevestigd, in een land zonder instrument voor wederzijdse bijstand inzake de invordering van de btw, wanneer hij in België handelingen verricht waardoor hij de belasting verschuldigd is en zich moet identificeren.
Moet een fiscaal vertegenwoordiger een waarborg stellen?
Ja, in de praktijk gaat de aanstelling van een aansprakelijke vertegenwoordiger gepaard met een waarborg ten gunste van de FOD Financiën, bedoeld om de mogelijke btw-schuld te dekken. Het bedrag wordt door de administratie vastgesteld op basis van het verwachte volume aan handelingen.
